KHIZHNYAKOVComo fazer o controle de acervo e empréstimo de livros no Excel
Controle do Acervo da Biblioteca e Empréstimo de Livros em Excel — Modelo Excel — Ver a planilha →
Em muitas bibliotecas escolares e comunitárias, os livros saem e não voltam, e a ficha de papel não mostra quem está devendo. Quando alguém procura um título, ninguém sabe se ele está na estante, emprestado ou perdido.
Com três tabelas e algumas fórmulas, o Excel dá conta do recado: um catálogo do acervo, uma lista de leitores e um registro de empréstimos que calcula prazos e atrasos. Veja como montar.
Passo 1: três tabelas, cada uma com uma função
| Tabela | O que guarda |
|---|---|
| Acervo | Código, título, autor, seção, número de exemplares |
| Leitores | Código, nome, turma ou grupo |
| Empréstimos | Livro, leitor, data do empréstimo, prazo, data de devolução |
Manter as três separadas evita repetir dados. O nome do leitor é digitado uma vez, no cadastro, e os empréstimos só trazem o código.
Passo 2: calcule o prazo de devolução
Guarde o número de dias de empréstimo numa célula de parâmetros, por exemplo 14 dias, e calcule:
=C2+Parâmetros!$B$1
Um livro emprestado em 03/04 deve voltar em 17/04. Se a regra mudar para 21 dias, você altera uma única célula e todos os prazos se ajustam.
Passo 3: identifique os atrasados
Um empréstimo está atrasado quando não tem data de devolução e o prazo já passou:
=SE(E(F2="";D2<HOJE());"Em atraso";"")
Quantos dias de atraso? Use =SE(G2="Em atraso";HOJE()-D2;""). Se o prazo era 17/04 e hoje é 22/04, são 5 dias. Para listar só os atrasados, aplique um filtro nessa coluna ou use uma tabela separada que puxe as linhas marcadas.
Passo 4: saldo de exemplares
Um mesmo título pode ter vários exemplares. O saldo disponível é o total menos os emprestados que ainda não voltaram:
=B2-CONT.SES(Empréstimos!A:A;A2;Empréstimos!F:F;"")
Se a biblioteca tem 4 exemplares de um livro e 3 estão emprestados, restam 1 na estante. Quando o saldo chegar a zero, o sistema deve avisar; uma formatação condicional em vermelho para saldo 0 já basta.
Passo 5: registre a devolução
Na linha do empréstimo, informe a data de devolução. A fórmula de atraso deixa de marcar aquela linha, e o saldo do acervo volta a subir. Nunca apague a linha: o histórico mostra quais títulos giram mais e quais leitores devolvem sempre no prazo.
Passo 6: um resumo simples
Três números ajudam a gestão: total de livros emprestados agora (=CONT.SES(A2:A500;"<>";F2:F500;""), que conta as linhas com livro e sem data de devolução), total de atrasos e títulos mais emprestados. Para o ranking, crie uma tabela dinâmica com o título nas linhas e a contagem de empréstimos nos valores.
Erros comuns
- Cadastrar o mesmo livro duas vezes com títulos levemente diferentes.
- Misturar na mesma linha o empréstimo de dois livros.
- Apagar empréstimos antigos para "limpar" a planilha.
- Deixar o prazo digitado à mão, em vez de calculá-lo.
- Não padronizar a turma ou o grupo do leitor, impedindo cobranças por turma.
Modelo pronto de controle de biblioteca
Para quem prefere começar com tudo montado, há um modelo pago. A aba «Acervo» traz o catálogo de livros com autores, seção e número de exemplares. «Leitores» guarda a lista de leitores e a turma ou o grupo. Em «Empréstimos» você registra a quem e quando o livro foi emprestado, o prazo e a data de devolução, e a aba «Em atraso» mostra automaticamente a lista dos empréstimos atrasados.
O prazo é calculado como a data do empréstimo mais o número de dias definido em «Parâmetros». O «Acervo» calcula o saldo de exemplares, e o resumo mostra os livros emprestados. O mesmo título pode ser emprestado a vários leitores, se houver vários exemplares. O pacote inclui uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios, no qual dá para ver como funcionam as fórmulas e as verificações. Funciona no Excel 2007 e posteriores e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil.
Perguntas frequentes
Preciso numerar cada exemplar?
Para acervos pequenos, basta o número de exemplares por título. Se você precisa saber qual cópia está com quem, cadastre cada exemplar como uma linha, com código próprio.
Como cobrar o leitor com livro atrasado?
Filtre os atrasados e ordene pelos dias de atraso. Com o nome e a turma ou o grupo na mesma linha, fica fácil avisar o professor ou o responsável.
Posso permitir renovação do empréstimo?
Sim. Registre a renovação como nova linha com a data da renovação, ou crie uma coluna de "novo prazo". O importante é que a regra seja a mesma para todos.
O que fazer com livros perdidos?
Marque o empréstimo com um status como "Perdido" e reduza o número de exemplares no acervo, mantendo a linha no histórico.
