KHIZHNYAKOVComo fazer a conciliação de contas com cliente ou fornecedor no Excel
Termo de Conciliação de Contas com a Contraparte em Excel — Modelo Excel — Ver a planilha →
A conciliação de contas com um cliente ou fornecedor costuma ser feita assim: duas listas de documentos lado a lado, uma caneta e muita paciência para descobrir onde o valor não bate. Quando o saldo finalmente fecha, já é hora de refazer tudo no mês seguinte.
Dá para fazer melhor. Com uma única tabela e quatro fórmulas, o Excel aponta as diferenças e mantém o saldo acumulado. Este guia mostra o caminho.
Passo 1: uma tabela com os dois lados
Cada linha é um documento (nota fiscal, pagamento, devolução). À esquerda ficam os seus valores, à direita os da contraparte:
| Documento | Seu lançado | Seu pago | Contraparte lançado | Contraparte pago |
|---|---|---|---|---|
| NF 101 | 5.000,00 | 5.000,00 | ||
| NF 102 | 3.200,00 | 3.020,00 | ||
| Pag. 07/05 | 5.000,00 | 5.000,00 | ||
| NF 104 | 1.500,00 |
Antes da tabela, registre o saldo inicial dos dois lados e o período. Se os saldos iniciais já diferem, qualquer conciliação sairá errada, então comece por eles.
Passo 2: calcule a diferença por documento
Para os valores lançados:
=B2-D2
Para os pagos, =C2-E2. Na NF 102, a diferença é 3.200,00 - 3.020,00 = R$ 180,00. Defina uma tolerância (por exemplo R$ 0,01) para ignorar diferenças de arredondamento.
Passo 3: classifique o resultado
Uma coluna de resultado diz o que fazer com cada linha:
=SE(E(B2<>"";D2="");"Contraparte não tem";SE(E(B2="";D2<>"");"Nós não temos";SE(ABS(B2-D2)>Tolerância;"Divergência";"OK")))
Na tabela acima, a NF 101 é "OK", a NF 102 é "Divergência" e a NF 104 é "Contraparte não tem". Repare que apenas dois tipos de problema explicam quase tudo: valor diferente e documento que só um dos lados registrou. O segundo costuma ser um lançamento ainda não recebido ou um erro de data.
Passo 4: saldo acumulado
O saldo de cada lado é o saldo inicial, mais o lançado (aumento da dívida), menos o pago (redução da dívida):
=SaldoInicial + SOMA(B$2:B2) - SOMA(C$2:C2)
Calcule separadamente para os seus dados e para os da contraparte. No exemplo acima, o seu saldo final é R$ 4.700,00 e o da contraparte é R$ 3.020,00: a diferença de R$ 1.680,00 é exatamente os R$ 180,00 da NF 102 mais os R$ 1.500,00 da NF 104 que ela não registrou. Quando a soma das diferenças explica a diferença de saldos, a conciliação está fechada.
Passo 5: o termo de conciliação
O termo resume o resultado: partes, período, saldo final e uma frase como "dívida a favor de [nome]", seguida das assinaturas. Se você é o fornecedor, a dívida é do cliente; se é o comprador, a redação se inverte. Os valores e saldos são os mesmos nos dois casos, só muda o texto.
Erros comuns
- Comparar listas por valor e não por documento, o que mistura notas diferentes de mesmo valor.
- Ignorar o saldo inicial e achar que o erro está nos lançamentos.
- Aceitar diferenças pequenas sem tolerância definida.
- Não registrar a causa da divergência, o que repete a discussão no mês seguinte.
- Imprimir o termo sem conferir que todas as linhas entraram.
Modelo pronto de conciliação de contas
Existe um modelo pago que organiza esse processo. A aba «Dados cadastrais» reúne sua organização, a contraparte, o contrato, o período, o saldo inicial dos dois lados, o fornecedor, a tolerância de comparação e os signatários. Em «Operações» cabem até 500 documentos, com seus valores lançados e pagos, os valores segundo a contraparte, as diferenças, o resultado da conciliação e o saldo acumulado.
A aba «Divergências» lista os documentos com diferença e uma dica do que verificar. «Termo» é um formulário A4 para impressão, com saldo final, a redação da dívida, linhas de assinatura e o registro das operações (as primeiras 100). «Resumo» mostra movimento e saldo dos dois lados, número de divergências, movimento por mês e dois gráficos. O pacote inclui uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Funciona no Excel 2007 e posteriores e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. Confira taxas e limites com as regras locais antes de usar.
Perguntas frequentes
Quem deve enviar a conciliação primeiro?
Combine com a contraparte. Na prática, quem tem a planilha mais organizada acaba enviando, já com as divergências destacadas, o que acelera a resposta.
Com que frequência conciliar?
Mensalmente para parceiros com muitos documentos; trimestralmente para os de poucos. Quanto mais longo o intervalo, mais difícil achar a origem das diferenças.
O termo tem valor legal?
Depende de como é assinado e das regras do seu país e do seu contrato. Verifique com seu contador ou assessoria jurídica; a planilha apenas organiza os números.
Como tratar pagamentos adiantados?
Registre-os como documento de pago na data do pagamento. Se a contraparte os lançou depois, a linha aparecerá como divergência de data até que ambos os lados se alinhem.
