KHIZHNYAKOVComo fazer a lista de frequência da creche e calcular a mensalidade no Excel
Lista de frequência da creche e mensalidade em Excel — Ver a planilha →
Coordenadores e professoras de creche gastam horas no fim do mês contando presenças, descontando fins de semana e feriados e calculando a mensalidade de cada criança, com descontos e ausências. Um erro e a conversa com os pais fica difícil.
A boa notícia é que a lista de frequência pode fazer essa conta sozinha. Abaixo está o método: como montar a lista, quais marcações usar e quais fórmulas dão a frequência e o valor a cobrar.
Passo 1: monte a lista por dia do mês
Coloque uma criança em cada linha e os dias 1 a 31 nas colunas. Em cada célula, uma marcação:
| Marcação | Significado |
|---|---|
| + | Presente |
| D | Doente |
| F | Férias |
| A | Ausente por outro motivo |
Use validação de dados para que só essas quatro marcações sejam aceitas. Pinte fins de semana e feriados com uma cor de fundo: assim ninguém marca presença num sábado.
Passo 2: descubra os dias úteis do mês
O Excel conta dias úteis com DIATRABALHOTOTAL, e você informa os feriados numa lista:
=DIATRABALHOTOTAL(B1;FIMMÊS(B1;0);Feriados)
Com B1 sendo o primeiro dia do mês. Em um mês com 30 dias que começa numa segunda-feira, há 22 dias úteis; se houver um feriado, são 21. Esse número é a base de todos os cálculos.
Passo 3: conte presenças e ausências
Para cada criança, use CONT.SE na linha dos dias:
=CONT.SE(C5:AG5;"+") para as presenças, e o mesmo com "D", "F" e "A".
Frequência é presenças divididas por dias úteis:
=H5/$C$2
Se Lucas esteve presente em 17 de 21 dias úteis, a frequência é 17 ÷ 21 = 81%.
Passo 4: calcule a mensalidade
Há duas lógicas comuns, e vale escolher uma e escrevê-la no contrato:
- Cobrança por dia de presença: dias a pagar multiplicados por um valor diário, como o custo da alimentação.
- Cobrança por todos os dias úteis, sem abater ausências.
Exemplo da primeira lógica, com custo de alimentação de R$ 18,00 por dia: Lucas, com 17 presenças, gera 17 × 18 = R$ 306,00. Se a criança tem desconto de 50%, o valor cai para R$ 153,00:
=D5*$C$3*(1-E5)
Onde D5 são os dias a pagar, C3 o custo diário e E5 o desconto (0%, 50% ou 100%). Defina com clareza se doença e férias entram ou não nos dias a pagar; essa decisão é da instituição.
Passo 5: resumo da turma
Dois números orientam a coordenação: a frequência por dia (=CONT.SE(C5:C44;"+"), copiado na linha) e a frequência média da turma. Se em um dia estavam presentes 26 de 32 crianças, são 81% da turma, informação útil para planejar refeições e equipe.
Erros comuns
- Contar sábados e domingos como dias úteis, inflando a mensalidade.
- Esquecer de listar os feriados do mês.
- Digitar "p" minúsculo e "+" misturados, quebrando o CONT.SE.
- Reaproveitar a lista do mês anterior sem limpar as marcações.
- Aplicar o desconto como número inteiro (50) em vez de percentual (50%).
Modelo pronto de lista de frequência e mensalidade
Se preferir um arquivo já funcionando, existe um modelo pago com quatro abas. Em «Turma» você informa a instituição, a turma, a professora, o mês, o custo da alimentação, o modo de cálculo da mensalidade e os feriados. Em «Crianças» ficam a lista, o ano de nascimento e o desconto na mensalidade (não, 50% ou 100%).
A aba «Frequência» comporta até 40 crianças em 31 dias, com as marcações +, D, F e A escolhidas numa lista na própria célula; fins de semana e feriados são coloridos, e à direita aparecem os totais e a mensalidade. «Resumo» mostra a frequência por dia, a frequência média, o valor das mensalidades e um gráfico. Existe também o modo «Por todos os dias úteis», sem abatimento das presenças. Para trocar o mês, altere o primeiro dia na aba «Turma» e limpe as marcações. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. Confira o modo de cálculo e os descontos com as regras da sua instituição.
Perguntas frequentes
Posso usar a mesma lista para vários meses?
É melhor um arquivo por turma e uma cópia por mês, para guardar o histórico. Reaproveitar a mesma aba apaga os dados anteriores.
Como registrar uma criança que entrou no meio do mês?
Deixe em branco os dias anteriores à entrada, sem marcação. Se a regra da instituição cobrar proporcionalmente, o cálculo por dias de presença já reflete isso.
Os dados das crianças precisam de cuidado especial?
Sim. A lista contém dados de crianças, então guarde o arquivo em local protegido e compartilhe só com quem precisa, conforme as regras da sua instituição.
Como lidar com feriados que caem de última hora?
Acrescente a data à lista de feriados. Os dias úteis, a cor do calendário e a mensalidade se recalculam em seguida.
