KHIZHNYAKOVOrçamento planejado x realizado: como controlar o projeto no Excel
Orçamento de projeto planejado x realizado — Modelo Excel — Baixar grátis →
Todo projeto começa com um orçamento bonito. Três meses depois, a obra, o evento ou a implantação já tem notas fiscais espalhadas, pagamentos adiantados e uma sensação de que "está gastando demais", mas ninguém sabe dizer onde nem quanto.
O controle planejado x realizado responde a isso com uma comparação simples, feita do jeito certo: o que estava previsto até agora contra o que foi gasto até agora, por categoria e por mês. Com isso dá para agir enquanto o estouro ainda é pequeno. Abaixo, o método completo com exemplo e fórmulas.
Passo 1: estruture o planejado
Monte uma tabela com as categorias nas linhas e os meses nas colunas. Separe receitas (se o projeto tiver) de custos. Exemplo de uma reforma comercial de 6 meses:
| Categoria | Mês 1 | Mês 2 | Mês 3 | Mês 4 | Mês 5 | Mês 6 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Materiais | 10.000 | 10.000 | 10.000 | 10.000 | 10.000 | 10.000 | 60.000 |
| Mão de obra | 8.000 | 8.000 | 8.000 | 8.000 | 8.000 | 8.000 | 48.000 |
| Aluguel de equipamentos | 3.000 | 3.000 | 3.000 | 3.000 | 3.000 | 3.000 | 18.000 |
Crie uma segunda tabela, idêntica, para o realizado. Os nomes das categorias devem ser exatamente os mesmos nas duas.
Passo 2: compare só os meses que já aconteceram
Este é o ponto em que a maioria erra. No fim do mês 3, comparar o realizado de três meses com o planejado de seis meses faz qualquer categoria parecer economia. O correto é somar o planejado dos mesmos meses que têm realizado.
Com os meses em C1:H1 (números de 1 a 6) e o mês atual em B1 de outra aba:
=SOMASE($C$1:$H$1;"<="&$B$1;C2:H2)
Suponha que, no fim do mês 3, o realizado esteja assim:
| Categoria | Planejado até o mês 3 | Realizado | Desvio | Desvio % |
|---|---|---|---|---|
| Materiais | 30.000 | 34.500 | +4.500 | +15% |
| Mão de obra | 24.000 | 23.200 | −800 | −3% |
| Aluguel de equipamentos | 9.000 | 9.600 | +600 | +7% |
Desvio = realizado − planejado: =C2-B2. Desvio %: =SE(B2=0;"";C2/B2-1).
Para custos, desvio positivo é estouro. Para receitas, a leitura se inverte: negativo é que está abaixo da meta.
Passo 3: defina uma tolerância
Nem todo desvio merece reunião. Defina uma faixa aceitável, por exemplo 5%, e classifique:
=SE(E2>5%;"Estouro";SE(E2<-5%;"Economia";"No plano"))
Junte isso a uma formatação condicional em vermelho e verde, e a tabela se lê em segundos. No exemplo, Materiais e Aluguel passaram da tolerância; Mão de obra está dentro.
Passo 4: preveja o custo final
Saber que gastou a mais até agora é útil. Saber quanto o projeto vai custar no final, se nada mudar, é o que permite decidir. Dois métodos simples:
Ritmo de execução do plano: mantém a proporção atual entre realizado e planejado. Bom para categorias pontuais, como materiais.
Previsão = planejado total × (realizado / planejado até a data) = 60.000 × 34.500 / 30.000 = R$ 69.000.
Média realizada por mês: mantém o gasto médio mensal. Bom para categorias recorrentes, como aluguel.
Previsão = (9.600 / 3) × 6 = R$ 19.200.
Somando as categorias, você tem uma estimativa de quanto vai precisar a mais e pode renegociar, cortar escopo ou buscar dinheiro antes que falte.
Passo 5: olhe o acumulado
Uma linha de acumulado (planejado e realizado somados mês a mês) num gráfico de linhas mostra a tendência melhor que qualquer tabela. Se a linha do realizado se afasta cada vez mais, o problema é estrutural; se oscila em volta do plano, é só calendário de pagamento.
Erros comuns
- Comparar com o orçamento total em vez do planejado até a data.
- Lançar pelo mês do pagamento num mês e pelo da nota no outro. Escolha um critério e mantenha.
- Categorias demais. Com 60 linhas ninguém lê. De 10 a 20 categorias de custo costuma bastar.
- Mudar o planejado no meio do caminho sem registrar. Se o escopo mudou, guarde a versão original.
Planilha pronta: orçamento de projeto planejado x realizado
O modelo gratuito já vem com essa lógica montada:
- “Parâmetros”: nome do projeto, primeiro mês, duração de até 24 meses, tolerância de desvio e método de previsão.
- “Planejado” e “Realizado”: até 10 categorias de receita e 20 de custo por mês; os nomes das categorias são digitados uma única vez.
- “Planejado x realizado”: planejado e realizado até o mês atual, desvio em valor e em %, execução do plano, previsão para o fim do projeto e status de cada categoria.
- “Desvios”: diferença por categoria e por mês, com destaque em vermelho e verde.
- “Acumulado” e “Resumo”: valores acumulados, resultado do projeto, maiores estouros e gráficos planejado x realizado.
Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros. Os meses além da duração ficam em cinza e não entram no cálculo. A previsão é aproximada.
Perguntas frequentes
Serve para o orçamento anual de um departamento?
Serve. Um ano é um "projeto" de 12 meses com categorias recorrentes. Nesse caso, o método da média mensal costuma prever melhor.
O que fazer quando o desvio é só de calendário?
Se um pagamento foi antecipado, o desvio aparece agora e some depois. O acumulado ajuda a enxergar isso; vale também anotar a explicação ao lado da categoria.
Devo lançar com ou sem impostos?
Tanto faz, desde que planejado e realizado usem o mesmo critério. Misturar valores brutos e líquidos cria desvios que não existem.
Com que frequência atualizar?
Uma vez por mês é o mínimo. Em projetos curtos e intensos, como eventos, atualizar semanalmente evita surpresas na reta final.
