Planilha de controle de aluguel: contratos, pagamentos e inadimplência no Excel

Quem aluga um imóvel costuma começar com uma anotação no celular. Com o segundo e o terceiro, vêm as dúvidas: o inquilino do apartamento 2 pagou de outubro? O contrato da garagem termina quando? O depósito caução está registrado? A falta de controle custa caro, porque um contrato que vence sem aviso pode virar renovação automática ou vacância sem planejamento.

A boa notícia é que um controle completo cabe em duas tabelas e um resumo. Veja como montar.

O método: contratos de um lado, pagamentos do outro

1. Tabela de imóveis e contratos

Uma linha por imóvel alugado:

2. Status do contrato com antecedência

Defina quantos dias de aviso você quer, por exemplo 60, em uma célula de parâmetros. A fórmula de status:

=SE(D2<HOJE();"Vencido";SE(D2-HOJE()<=Aviso;"Vence em breve";"Vigente"))

Com formatação condicional, o contrato que está perto de acabar fica amarelo. Dois meses de antecedência bastam para negociar reajuste, renovação ou procurar novo inquilino com calma.

3. Pagamentos: cobrança e pagamento lado a lado

Em vez de apenas marcar “pago” numa lista, crie uma tabela em que cada mês tem uma linha com duas colunas: valor cobrado e valor pago.

A dívida é a diferença: =C3-D3. Isso funciona melhor que “pago/não pago”, porque o inquilino às vezes paga em partes ou com atraso, e a diferença fica registrada.

4. Saldo acumulado por imóvel

Some a dívida de cada imóvel com SOMASE:

=SOMASE(Pagamentos!B:B;A2;Pagamentos!E:E)

Se Marina deve R$ 800,00 de novembro e R$ 300,00 de um mês anterior, o resumo mostra R$ 1.100,00. O número que importa é o acumulado, não só o do mês.

5. Status do pagamento

Uma coluna extra ajuda a filtrar: =SE(E2<=0;"Quitado";SE(D2>0;"Parcial";"Em aberto")). Segunda-feira de manhã, um filtro por “Em aberto” mostra a quem escrever.

6. Resumo por imóvel

Reúna cobrado, pago e dívida de cada imóvel, mais o status do contrato. Esse painel mostra, de uma vez, quais imóveis são tranquilos e quais exigem atenção. Com o tempo, o histórico também ajuda a decidir se vale reajustar o aluguel ou trocar de administradora.

Erros comuns

• Registrar só o que foi pago. Sem o valor cobrado, a dívida não aparece.
• Esquecer o reajuste. Anote a data do reajuste do contrato e crie um aviso.
• Misturar caução e aluguel. O depósito não é receita do mês.
• Dados de inquilinos em arquivo desprotegido. Guarde com senha e faça cópia de segurança.
• Trocar a data da vigência sem registrar o aditivo. Mantenha uma cópia do contrato original.

Modelo pronto para o locador

O modelo “Controle de Aluguel de Imóveis em Excel” entrega essa estrutura pronta. É um arquivo pago, para Excel 2007 ou superior e LibreOffice, sem macros.

As abas:

• “Parâmetros”: data do relatório e aviso;
• “Imóveis”: até 10 imóveis, com inquilino, prazo do contrato, aluguel, caução e dia do pagamento; o status do contrato é calculado sozinho;
• “Pagamentos”: até 300 cobranças e pagamentos; dívida e status saem calculados;
• “Resumo”: cobrado, pago, dívida e status dos contratos por imóvel, com gráfico.

O aviso de fim de contrato vem em 60 dias por padrão, e você altera como quiser. Serve a proprietários de apartamentos, quartos, garagens e pequenos espaços, e a administradores. A planilha não calcula impostos; para isso, consulte um especialista.

Perguntas frequentes

Como controlar o reajuste anual?

Adicione uma coluna “Data do reajuste” e uma fórmula de aviso igual à do vencimento do contrato. Na data, atualize o valor do aluguel e registre o índice usado.

E se o inquilino pagar adiantado?

Registre o valor pago a mais no mês correspondente. A dívida aparece negativa, o que significa crédito a favor dele.

Quantos imóveis cabem num arquivo só?

Para poucos imóveis, um arquivo é suficiente. Se a carteira crescer muito, considere um sistema de administração.

Preciso lançar os custos do imóvel?

Se quiser ver o lucro líquido, sim. Mas comece pelo básico: contratos e pagamentos. Custos podem entrar numa terceira tabela depois.