Alet ve Ekipman Kiralama Takibi Excel'de Nasıl Yapılır?

Alet kiralayan bir işletmede aynı üç soru her gün tekrar eder: Bu ekipman şu an kimde? Müşteri depozitosunu geri aldı mı? Teslim gününü geçirenler kim? Defter ve telefon mesajlarıyla bu cevapları bulmak zaman alır, bir kalem unutulduğunda ise para kaybedilir.

Excel'de bu işi iki sayfayla çözebilirsiniz: ekipman kataloğu ve çıkış kayıtları. Aşağıda hangi sütunları tutacağınızı, kira ve gecikme ücretini nasıl hesaplayacağınızı ve boştaki stoğu nasıl göreceğinizi anlatıyorum.

Katalog ve çıkış defteri

Katalog sayfası her ekipman kalemi için bir satırdır: ad, kategori, günlük tarife, depozito ve envanterdeki adet. Örneğin darbeli matkap, günlük 250 ₺, depozito 1.000 ₺, 3 adet.

Çıkışlar sayfasında her kiralama bir satırdır: müşteri, telefon, ekipman (listeden seçilen), adet, çıkış tarihi, süre (gün), planlanan iade tarihi, fiili iade tarihi. Ekipmanı listeden seçtirin; bir yazım farkı raporu bozar.

Kira, depozito ve planlanan iade

Planlanan iade tarihi: =B2+C2 (çıkış tarihi artı gün sayısı).

Kira: günlük tarife × adet × gün. Tarifeyi kataloğdan çekin:

=DÜŞEYARA(D2;Katalog!A:C;3;0)*E2*F2

Örnek: 250 ₺ × 1 adet × 3 gün = 750 ₺. Depozito de aynı şekilde adetle çarpılır: 1.000 ₺. Depozito kira geliri değildir; müşteriye iade edilecek bir emanettir. Bu yüzden gelirle karıştırmayın, ayrı sütunda ve özetlerde ayrı satırda gösterin.

Gecikme ve ek ücret

Müşteri aleti zamanında getirmezse her ek gün için ücret doğar. Gecikme günü, iade edildiyse fiili iade tarihine, edilmediyse bugüne göre bulunur:

=MAK(0;EĞER(H2="";BUGÜN();H2)-G2)

Ek ücret genelde normal tarifenin üzerinde bir çarpanla alınır; örneğin 1,5 katı. Böylece formül: gecikme × günlük tarife × adet × çarpan. 2 gün gecikme için 2 × 250 × 1 × 1,5 = 750 ₺. Çarpanı formüle gömmeyin; ayrı bir ayar hücresine yazın.

Toplam tutar = kira + ek ücret. Müşteriye bu rakam ve depozitonun iadesi söylenir.

Boştaki stok

Bir kalemin kaç adedi şu an dışarıda? İade tarihi boş olan çıkışların adetlerini toplayın:

=ÇOKETOPLA(Çıkışlar!E:E;Çıkışlar!D:D;A2;Çıkışlar!H:H;"")

Boşta = envanterdeki adet − kullanımda. Üç matkabınızdan ikisi dışarıdaysa tek adet boştadır. Aynı mantıkla doluluk oranını (kullanımda / toplam) bulursunuz; sürekli %100'e yakınsa o kalemden bir tane daha almayı düşünebilirsiniz.

Renkli durum

Üç durumla başlayın:

• Kullanımda: iade tarihi boş, planlanan tarih uzakta.
• Yakında iade: planlanan tarihe 1 veya 2 gün kaldı.
• Gecikmiş: planlanan tarih geçti, iade yok.

Koşullu biçimlendirmeyle yeşil, sarı ve kırmızı verin. Her sabah kırmızılara telefon açmak en basit tahsilat yöntemidir.

Sık yapılan hatalar

• Depozitoyu gelire katmak. Aylık ciro gerçeğinden büyük görünür.
• Telefon numarasını yazmamak. Gecikmiş müşteriye ulaşamazsınız.
• Aletin durumunu not etmemek. Çıkışta ve iadede hasar varsa bir not sütunu açın.
• Ay sonu özeti çıkarmamak. Hangi ekipmanın ne kadar kazandırdığını bilmeden yatırım kararı verilmez.

Her sabah beş dakika

Kiralama işinde nakit akışı iadelere bağlıdır. Sabah ilk iş "Gecikmiş" ve "Yakında iade" durumundaki satırlara bakın; gecikmiş müşterilere telefon açın, yaklaşanlara nazik bir hatırlatma yapın. Akşam kapanışta o gün dönen ekipmanların fiili iade tarihini girin ve durumunu kontrol edin. Hasarlı dönenleri ayrı not edin, çünkü bir sonraki kiralamadan önce bakıma alınması gerekir.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni hazır sunar ve ücretlidir. Dört sayfadan oluşur:

• «Listeler»: gecikme ek ücreti çarpanı, «yakında iade» eşiği, raporun ilk ayı ve ekipman kategorileri.
• «Katalog»: 40 kaleme kadar; günlük tarife, depozito, envanterdeki adet girilir. «Kullanımda», «boşta», doluluk, çıkış sayısı ve kalem geliri kendiliğinden hesaplanır.
• «Çıkışlar»: 1000 çıkışa kadar; müşteri, telefon, listeden ekipman, süre, planlanan ve fiili iade, depozito, kira, gecikme, ek ücret, toplam ve renkli durum.
• «Özet»: kullanımda olanlar, depozito, gecikmeler, aylara ve kategorilere göre gelir, ortalama sepet tutarı ve iki grafik.

Kira, günlük tarife × adet × gün olarak hesaplanır; ek ücret gecikme × tarife × adet × listede belirlediğiniz çarpandır. Depozito gelire dahil edilmez. Alet, inşaat ve bahçe ekipmanı kiralama noktaları, bisiklet ve etkinlik ekipmanı kiralayanlar, depozito karşılığı ekipman veren atölyeler için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değil, sıradan formüllerle çalışan bir Excel tablosudur. Oranları ve eşikleri kullanmadan önce yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın.

Sık sorulan sorular

Depozito tutarını nasıl belirlemeliyim?

Ekipmanın yenileme bedelinin makul bir kısmı üzerinden. Çok yüksek depozito müşteriyi caydırır, çok düşük olursa hasar riskini karşılamaz.

Gecikme ücretini müşteriye nasıl duyurmalıyım?

Kiralama sırasında sözlü ve yazılı olarak açıkça söyleyin; kuralı bir levha veya sözleşme maddesi olarak görünür kılın. Tablo hesaplar, ama kuralın anlaşılmış olması sizin sorumluluğunuzdadır.

Birden fazla kategoriyi tek dosyada tutabilir miyim?

Evet; inşaat, bahçe ve etkinlik ekipmanını kategori sütunuyla ayırıp özetleri kategoriye göre alabilirsiniz.

Hasarlı iade nasıl işlenir?

Not sütununa yazın ve depozitodan kesinti yapıldıysa tutarı ayrı bir sütunda belirtin. Böylece iade edilecek depozito tutarını net görürsünüz.