Kira Takip Tablosu Excel'de Nasıl Yapılır?

Bir daireyi kiraya vermek kolay görünür; ta ki üç farklı kiracı, farklı ödeme günleri ve sürekli değişen sözleşme tarihleriyle uğraşmaya başlayana kadar. "Mart kirası geldi mi?" sorusuna banka hareketlerini tek tek tarayarak cevap vermek hem yorucu hem hataya açıktır.

Excel'de bu işi iki basit liste ve birkaç formülle yönetebilirsiniz. Bu yazıda mülk bilgilerini, aylık tahakkuk ve ödemeleri nasıl tutacağınızı, borcu nasıl hesaplayacağınızı ve sözleşme bitişinden önce nasıl uyarı alacağınızı anlatıyorum.

İki liste yeter: mülkler ve ödemeler

Mülkler sayfası: her mülk bir satır. Adres veya takma ad, kiracı, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi, aylık kira, depozito ve ödeme günü.

Ödemeler sayfası: her ay için tahakkuk (ödenmesi gereken tutar) ve ödenen tutar. Satır başına: ay, mülk, tahakkuk, ödenen.

Neden tahakkuk ve ödemeyi ayrı tutarsınız? Çünkü kiracı bazen eksik, bazen geç, bazen iki aylık birden öder. Yalnızca "ödendi / ödenmedi" işaretlemek bu durumları yakalayamaz. Tahakkuk ile ödeme farkı, doğrudan borç ya da alacak olarak çıkar.

Borç hesabı: basit ama güvenilir

Örnek bir kiracı için:

Aylık fark =C2-D2 ile bulunur; birikimli borç, mülk için tahakkuk toplamı ile ödenen toplamının farkıdır: =ETOPLA(Ödemeler!B:B;A2;Ödemeler!C:C)-ETOPLA(Ödemeler!B:B;A2;Ödemeler!D:D). Mart'ta tam ödendiği hâlde Şubat'tan kalan 8.000 ₺ borç görünmeye devam eder. Birikimli bakış işte bu yüzden önemlidir.

Durum sütunu için basit bir formül: =EĞER(E2=0;"Ödendi";EĞER(D2=0;"Ödenmedi";"Kısmen")).

Sözleşme bitişini önceden görün

Kira sözleşmesinin bitişinde yenileme, zam veya yeni kiracı arayışı gerekir. Son günde fark etmek zor durumda bırakır. Kalan gün:

=D2-BUGÜN()

Uyarı için:

=EĞER(D2<BUGÜN();"Sona erdi";EĞER(D2-BUGÜN()<=60;"Yakında bitiyor";"Devam ediyor"))

60 günlük pay, yenileme görüşmesi ve ilan hazırlığı için yeterli zamandır. Bunu bir ayar hücresinde tutarsanız her mülk için aynı değeri kolayca değiştirirsiniz.

Aylık tahakkuku otomatik oluşturma

Her ay yeni satır açmak sıkıcıdır. Sözleşme başlangıcından bitişine kadar aylar listesini bir kez oluşturun ve tahakkuk sütununu mülkün kirasından çekin. Kira artışı olduğunda yalnızca sonraki aylar değişmelidir; bu yüzden geçmiş aylardaki tutarı sabitleyin (değer olarak yapıştırın), yoksa eski aylar da yeni kirayla hesaplanır.

Depozito ve ek giderler

Depozitoyu kira tahakkukundan ayrı tutun; sözleşme bitince iade edilecek bir emanettir. Aidat, su veya elektrik gibi giderleri kiracı ödüyorsa ayrı bir sütun açın ki kira borcuyla karışmasın.

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca "ödendi" işaretlemek. Kısmi ve gecikmiş ödemeler kaybolur.
• Kira artışında tüm geçmişi değiştirmek. Eski aylar yeniden hesaplanıp rakamlar tutmaz.
• Sözleşme tarihlerini kaydetmemek. Bitiş sürpriz olur.
• Vergi sorumluluğunu tablodan beklemek. Tablo kayıt tutar; vergi için bir uzmana danışmalısınız.

Aylık kontrol rutini

Ayın belirli bir gününde, örneğin ödeme gününden iki gün sonra, tabloyu açın. Ödemeler sayfasına gelen havaleleri girin, borcu "Kısmen" veya "Ödenmedi" görünen kiracılara kısa ve saygılı bir hatırlatma yazın. Aynı sırada sözleşme bitiş uyarısına da bakın; yaklaşan sözleşmeler için kira artışı ve yenileme görüşmesini erkenden planlayın. Bu yarım saatlik rutin, çoğu anlaşmazlığı büyümeden çözer.

Tüm yazışmaları ve dekontları da mülk adıyla klasörleyin; tablo sayıları verir, belgeler ise kanıttır.

Hazır Excel şablonu

Hazır şablon bu düzeni sunar ve ücretlidir. Dört sayfa içerir:

• “Parametreler”: rapor tarihi ve uyarı.
• “Mülkler”: en fazla 10 mülk; kiracı, sözleşme süresi, kira, depozito, ödeme günü. Sözleşme durumu kendiliğinden hesaplanır.
• “Ödemeler”: en fazla 300 tahakkuk ve ödeme satırı; borç ve durum kendiliğinden hesaplanır.
• “Özet”: mülklere göre tahakkuk eden, ödenen, borç ve sözleşme durumu, ayrıca grafik.

Sözleşme bitişinden önceki uyarı varsayılan olarak 60 gündür ve değiştirilebilir. Daire, oda, garaj ve küçük mekân kiralayan mal sahipleri ile yöneticiler için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu sıradan formüllerle çalışan bir Excel tablosudur; özel bir program değildir ve vergi hesaplamaz. Vergileri ve sözleşme koşullarını bir uzmandan öğrenin. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Kira ödemelerinin kanıtını nasıl saklamalıyım?

Banka havalesi tercih edin ve dekontları aylara göre klasörleyin. Tablo özetler, ama belge yerine geçmez.

Kiracı iki ayı birden öderse ne yapmalıyım?

İki ödeme satırı yazın veya ödenen sütununa toplamı girin. Tahakkuk ayrı olduğundan borç doğru çıkar.

Kira zammını tabloya nasıl yansıtmalıyım?

Yeni dönemin başladığı aydan itibaren tahakkuk tutarını güncelleyin; önceki ayları değiştirmeyin.

Kaç mülke kadar Excel yeterlidir?

On mülke kadar kolayca yönetilir. Daha büyük bir portföyde ayrı bir yönetim yazılımı daha rahat olabilir.