İşe Alım Aday Takip Tablosu: Excel'de Pozisyon ve Aday Hunisi

İşe alım sürecinde en büyük kayıp, adayın kötü olması değil, unutulmasıdır. Mülakat yapıldı, dönüş sözü verildi, sonra başka bir pozisyon araya girdi ve aday haftalarca cevap bekledi. Çoğu zaman bu aday bir başka şirkette işe başlamış olur.

İş ilanı sayısı çok değilse özel bir işe alım yazılımına gerek yok. Excel'de pozisyonlar, adaylar ve aşamalar için düzenli bir tablo kurmak, kimin ne zaman aranacağını görmeniz için yeterli. Aşağıda bunu nasıl yapacağınızı bulacaksınız.

İki liste: pozisyonlar ve adaylar

Pozisyonlar: görev adı, birim, maaş aralığı, durum (açık, beklemede, kapandı) ve sorumlu kişi.

Adaylar: ad, hangi pozisyon, kaynak (ilan sitesi, tavsiye, doğrudan başvuru), aşama, son temas tarihi, bir sonraki temas tarihi ve sonraki adım notu.

Pozisyonu elle yazmayın, listeden seçtirin. Aksi halde "Satış Uzmanı" ve "satış uzm." ayrı pozisyon gibi sayılır ve hunide sayılar dağılır.

Aşamaları tanımlayın

Basit bir huni için beş aşama yeterli:

1. Başvuru
2. Mülakat
3. Test
4. Teklif
5. İşe başlama

İstediğiniz kadar uyarlayabilirsiniz; ama aşama sayısını çok artırmayın. Her ek aşama güncelleme yükü getirir. Aşamaları açılır listeyle sınırlandırın ki sayım güvenilir olsun.

Kimi ne zaman arayacaksınız?

Takip tablosunun asıl değeri hatırlatmadır. Her adayın yanında bir sonraki temas tarihi olsun. Şu formülle durumu işaretleyin:

=EĞER(VE(H2<>"";H2<=BUGÜN());"İletişime geç";"")

Filtre uygulayıp yalnızca bu satırları görürsünüz. Günün ilk işi bu listeyi bitirmek olsun. Her temastan sonra tarihi güncelleyin; aksi halde aday sonsuza kadar listede kalır.

Aşamaya göre makul bekleme süreleri belirleyin. Örneğin mülakattan sonra üç iş günü içinde dönüş yapmak, aday deneyimini ciddi şekilde iyileştirir.

Hunide dönüşümü hesaplayın

Her aşamadaki aday sayısını EĞERSAY ile bulun:

=EĞERSAY(Adaylar!E:E;"Mülakat")

Örnek bir pozisyon:

Başvurudan mülakata dönüşüm 18/60 = %30; tekliften işe başlamaya 2/3 = %67. Dönüşüm oranı bir aşamada ani düşüyorsa orada bir sorun vardır. Örneğin tekliften sonra çok kayıp varsa maaş teklifi pazarın altında olabilir.

Kaynakları karşılaştırın

Başvuruların hangi kaynaktan geldiğini sayın. 60 başvurunun 40'ı ilan sitesinden gelip yalnızca 2'si mülakata ulaştıysa, o kanal gürültü üretiyor olabilir. Tavsiye ile gelen 5 başvurudan 4'ü mülakata gidiyorsa, o kanala yatırım yapmak mantıklı. Kaynak başına ETOPLA yerine EĞERSAY ve ÇOKEĞERSAY yeterlidir.

Sık yapılan hatalar

• Reddedilen adayı silmek. Satırı silmek yerine aşamasını "Reddedildi" yapın; ileride başka bir pozisyon için geri dönebilirsiniz.
• Sonraki adımı yazmamak. Tarih var ama ne yapılacağı belli değilse liste işe yaramaz.
• Kaynak sütununu boş bırakmak. Hangi kanalın işe yaradığını bilemezsiniz.
• Kişisel verileri korumasız tutmak. Aday bilgileri hassastır; dosyaya parola koyun ve gereksiz verileri tutmayın.

Haftalık işe alım toplantısı için

Tablo bir toplantı aracı olarak da çalışır. Haftada bir, pozisyon bazında huniyi ekrana alın: kaç aday hangi aşamada, hangi pozisyonda tıkanma var? "İletişime geç" listesini toplantıda tek tek kapatın ve her aday için sonraki adımı ve tarihi yazın. Açık pozisyonun kaç gündür açık olduğunu da izlemek, işe alım yöneticisine baskı yerine ortak bir gündem sağlar.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni hazır sunar ve ücretlidir. Dört sayfadan oluşur:

• “Pozisyonlar”: görev, birim, maaş aralığı, durum ve sorumlu.
• “Adaylar”: kaynak, aşama, temas tarihi ve sonraki adım.
• “İletişime Geç”: aranması veya yazılması gereken adaylar.
• “Huni”: aşamalardaki aday sayısı ve dönüşüm.

Hunideki aşamalar Başvuru, Mülakat, Test, Teklif ve İşe başlama olarak gelir; adları “Parametreler” sayfasından değiştirebilirsiniz. Bir sonraki temas tarihi geldiğinde aday “İletişime Geç” listesine girer; huni başvuruları kaynaklara göre de sayar. 30 pozisyon ve 300 adaya kadar takip edilebilir. İK uzmanları, yöneticiler, küçük işletme sahipleri ve personel bulan ajanslar için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Eşikleri kendi koşullarınıza göre kontrol edin. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Adaya ne kadar sürede dönüş yapmalıyım?

Mümkünse her aşamadan sonra birkaç iş günü içinde. Net bir tarih veremiyorsanız bile "bu hafta dönüş yapacağız" demek bekleme belirsizliğini azaltır.

Aday verilerini ne kadar süreyle saklamalıyım?

Bu konuda geçerli kişisel veri düzenlemelerine ve kurum politikanıza bakın. Süreyi kendiniz uydurmayın; gerekirse bir hukuk danışmanından öğrenin.

Excel'de kaç aday takip edilebilir?

Birkaç yüz adaya kadar sorunsuz çalışır. Çok yüksek hacimde özel bir işe alım sistemi daha uygun olur.

Mülakat notlarını tabloya yazmalı mıyım?

Kısa bir not yeterli. Ayrıntılı değerlendirmeyi ayrı bir belgede tutup tabloda yalnızca sonucu ve sonraki adımı gösterin.