Excel'de Not ve Devamsızlık Takip Çizelgesi Nasıl Hazırlanır?

Kâğıt defter notları saklar ama hesap yapmaz. Dönem sonunda ortalamaları, devamsızlık sayılarını ve hangi öğrencinin risk altında olduğunu çıkarmak için saatlerce hesap makinesiyle uğraşırsınız. Bir not değişince tüm hesabı yeniden yapmak gerekir.

Excel'de bu hesapları formüller üstlenebilir. Siz yalnızca notu ve devamsızlığı girersiniz; ortalama, devam oranı ve risk uyarısı kendiliğinden gelir. Bu yazıda tabloyu nasıl kuracağınızı adım adım anlatıyorum.

Defterin yapısı

Satırlarda öğrenciler, sütunlarda ders tarihleri olsun. Her hücreye o gün için iki şeyden biri girilir: 1 ile 5 arası bir not ya da "g" harfi (gelmedi). Boş hücre o gün not alınmadığı anlamına gelir.

Veri doğrulama ile hücrelere yalnızca 1, 2, 3, 4, 5 ve g girilmesine izin verin. Böylece "4+" ya da yanlış bir harf tabloyu bozmaz.

Ortalama ve devamsızlık

Excel'in ORTALAMA işlevi metin ("g") hücrelerini otomatik atlar; yani yalnızca notları hesaplar:

=ORTALAMA(B2:AO2)

Örnek: Elif'in notları 5, 4, 5, 4; ortalama 4,5. Can'ınki 3, 3, 2; ortalama yaklaşık 2,67.

Devamsızlık sayısı için:

=EĞERSAY(B2:AO2;"g")

Can iki kez gelmemiş. Devam oranı, kayıtlı ders sayısına göre hesaplanır:

=1-(devamsızlık / toplam ders)

Toplam ders sayısını, başlık satırındaki dolu tarihleri =DOLUSAY(B1:AO1) ile bulabilirsiniz. Can için 5 dersin 2'sinde yok; devam %60.

Dönem sonu notunu belirleyin

Ortalamayı tam nota yuvarlama kuralı kuruma göre değişir. Basit bir kural: 0,5 ve üstü yukarı yuvarlanır:

=YUVARLA(C2;0)

Eşiği değiştirebilmek için bir ayar hücresi kullanın. Örneğin 3,6 ortalamayı 4 sayan bir politika için =EĞER(C2-TAMSAYI(C2)>=eşik;TAMSAYI(C2)+1;TAMSAYI(C2)) yazarsınız. Okulunuzun ya da kurumunuzun kurallarını esas alın; bu örnek yalnızca mantığı gösterir.

Risk bölgesi

İki durum öğrenciyi riskli yapar: ortalamanın belirlenen eşiğin altında kalması ve devamsızlığın izin verilen sayıyı aşması. İkisini birlikte kontrol edin:

=EĞER(YADA(C2<eşik;D2>izinli);"Risk";"Normal")

Örneğin eşik 3, izin verilen devamsızlık 4 olsun; ortalaması 2,67 olan Can risk listesindedir. Koşullu biçimlendirmeyle bu satırları kırmızı yapın. Dönemin ortasında bu listeye bakmak, veliyle erken görüşme fırsatı verir.

Sınıf düzeyinde özet

• Not dağılımı: kaç öğrenci 5, kaç öğrenci 4 aldı? EĞERSAY ile sayın, çubuk grafikle gösterin.
• Başarı oranı: geçme notunu alan öğrencilerin payı.
• Bilgi kalitesi: ortalama notla birlikte bakıldığında, notların dağılımı sınıfın seviyesini gösterir.
• Devam: sınıf ortalaması, belirli günlerde düşüş var mı?

Sık yapılan hatalar

• "g" yerine 0 girmek. Sıfır ortalamaya girer ve notu aşağı çeker.
• Notları metin olarak girmek. "5 " gibi boşluklu girişler sayılmaz.
• Yeni öğrenci ekleyince formülü bozmak. Formülü tüm satır aralığına uygulayın.
• Yedeksiz çalışmak. Not defteri önemli bir belgedir; düzenli yedekleyin.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni hazır verir ve ücretlidir. Dört sayfadan oluşur:

• «Ayarlar»: sınıf, ders, dönem, risk eşiği ve izin verilen devamsızlık sayısı.
• «Öğrenciler»: en fazla 40 kişilik liste.
• «Defter»: en fazla 40 ders tarihi, 1–5 arası notlar ve «g», renkli vurgu, ortalama, devamsızlık, devam oranı ve sonuç.
• «Sonuçlar»: her öğrencinin durumu, not dağılımı, bilgi kalitesi ve başarı oranı, grafik.

Tablo yalnızca 1 ile 5 arası notları ve «g» harfini kabul eder. Dönem sonu notu, belirlenen eşiğe göre yuvarlanmış ortalamadır ve ayarlardan değiştirilebilir. Ortalaması eşiğin altında olan veya devamsızlığı izin verilenden fazla olan öğrenciler kırmızıyla vurgulanır. Okul ve kolej öğretmenleri, kurs ve spor grubu eğitmenleri, özel ders öğretmenleri ve grup danışmanları için uygundur; 40 kişiye kadar her sınıf veya grup için kullanılabilir.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstü ile LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kullanmaya başlamadan önce yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Ağırlıklı ortalama gerekiyorsa ne yapmalıyım?

Sınav ve ödev gibi farklı ağırlıklar için TOPLA.ÇARPIM işlevini kullanabilirsiniz: notlar ile ağırlıkları çarpıp ağırlık toplamına bölersiniz. Kurumunuzun yönetmeliğine uygun ağırlıkları kullanın.

Mazeretli devamsızlığı ayrı sayabilir miyim?

Evet, ayrı bir işaret (örneğin "m") tanımlayıp devamsızlık sayısına dahil etmeyebilirsiniz. Bunun için sayım formülünü yalnızca "g" olanlara göre bırakmanız yeterlidir.

Öğrenci verilerini nasıl korumalıyım?

Dosyaya parola koyun, yalnızca gerekli kişilerle paylaşın ve düzenli yedek alın. Tam ad yerine numara kullanmak da bir seçenektir.

Tablo e-okul sisteminin yerini tutar mı?

Hayır. Resmi kayıtlar kurumun sisteminde tutulur. Bu çizelge, kendi takibiniz ve erken uyarı için bir yardımcıdır.