KHIZHNYAKOVKurye Teslimatları ve Ödemeleri Excel'de Nasıl Takip Edilir?
Teslimat Takibi ve Kurye Ödemeleri — Excel Şablonu — Şablonu aç →
Kurye ödemelerinin her ay tartışmaya dönüşmesinin nedeni genelde hesabın hafızada ve dağınık notlarda yapılmasıdır. Birine sipariş başına ücret, ötekine kilometre farkı, bir başkasına gecikme cezası uygulanır; ay sonunda kimse rakamların nereden geldiğini tam olarak söyleyemez.
Bu yazıda, kurye ödemesini Excel'de şeffaf bir kurala bağlamanın yolunu anlatıyorum. Önce ödeme mantığını netleştireceğiz, sonra küçük bir örnek hesaplayacağız, ardından kurye başına dönem toplamını nasıl çıkaracağınızı göreceksiniz. Yazının sonunda aynı işi hazır yapan bir şablondan da söz edeceğim.
Adım 1: Ödeme kuralını yazıya dökün
Tabloya geçmeden önce kural kâğıda yazılmalıdır. Çoğu küçük işletmede şu dört parça yeterlidir:
- Bölge ücreti: Her bölge için sabit sipariş başı tutar.
- Kilometre farkı: Bölge içinde kat edilen her kilometre için ek tutar.
- Gecikme cezası: Söz verilen saatten, tolerans süresi aşıldıktan sonra kesilen tutar.
- Plan primi: Dönem içinde belirlenen sipariş sayısına ulaşan ve zamanında teslim oranı yeterli olan kuryeye ek ödeme.
Rakamlar kesinleşince bunları tablonun bir köşesine, ayrı bir liste olarak yazın. Formüller bu hücrelere bakar; ücret değişince tek yeri güncellemeniz yeter.
Adım 2: Teslimat defterini kurun
Her teslimat bir satırdır. Sütunlar: tarih, sipariş no, bölge, kurye, kilometre, söz verilen saat, gerçekleşen saat, sipariş tutarı. Hesaplanan sütunlar ise gecikme ve kurye ödemesidir.
Gecikmeyi bulmak için saat farkını dakikaya çevirirsiniz. Excel saatleri günün kesri olarak tuttuğundan 10 dakikalık tolerans 10/1440 demektir:
=EĞER(G2>F2+TOLERANS/1440;1;0)
Burada F söz verilen, G gerçekleşen saattir. TOLERANS, ayarlar listesindeki hücreye verdiğiniz addır.
Tek teslimatın ödemesi için bölge tablosundan ücreti ve km farkını çekin:
=MAK(0;DÜŞEYARA(C2;BolgeTablosu;2;0)+E2*DÜŞEYARA(C2;BolgeTablosu;3;0)-CezaTutari*H2)
MAK(0; ...) sayesinde ceza yüzünden ödeme sıfırın altına düşmez.
Küçük bir örnek
Diyelim ki B bölgesinin sipariş ücreti 80 TL, kilometre farkı 6 TL. Kurye 7 kilometrelik bir teslimat yaptı ve 15 dakika geç kaldı. Tolerans 10 dakika, gecikme cezası 20 TL.
| Kalem | Hesap | Tutar |
|---|---|---|
| Bölge ücreti | 80 TL | |
| Kilometre farkı | 7 × 6 | 42 TL |
| Gecikme cezası | 15 > 10 olduğundan | -20 TL |
| Teslimat ödemesi | 102 TL |
Aynı teslimat 8 dakika geç olsaydı tolerans içinde kalır, ceza uygulanmaz ve ödeme 122 TL olurdu.
Adım 3: Kurye başına dönem hesabı
Dönem sonunda her kurye için siparişleri, kilometreleri ve ödemeyi toplayın. ÇOKETOPLA bu işin ana aracıdır:
=ÇOKETOPLA(Odeme;Kurye;A2;Tarih;">="&BaslangicTarihi;Tarih;"<="&BitisTarihi)
Sipariş sayısı için ÇOKEĞERSAY, zamanında teslim oranı için de iki sayımı birbirine bölmeniz yeterlidir:
=1-ÇOKEĞERSAY(Kurye;A2;Gecikme;1)/ÇOKEĞERSAY(Kurye;A2)
Prim koşulunu tek bir EĞER ve VE ile yazarsınız: sipariş sayısı plana eşit ya da büyük, zamanında oran da asgari orandan düşük değilse prim verilir.
Sık yapılan hatalar
- Saat sütununu metin olarak girmek; bu durumda fark hesabı hata verir. Hücreleri saat biçimine çevirin.
- Ücretleri formülün içine sabit rakam olarak gömmek. Ücret değişince hepsini tek tek düzeltmeniz gerekir.
- Dönem tarihlerini formüle elle yazmak. Başlangıç ve bitişi iki hücrede tutun, formüller onlara baksın.
- Cezanın sıfırın altına düşmesine izin vermek.
- Hesapları yerel kurallara ve sözleşmelere bakmadan kurmak. Ücret ve ceza koşulları kuryeyle yaptığınız anlaşmaya ve geçerli düzenlemelere uymalıdır; kendi durumunuzu kontrol edin.
Hazır şablon: Teslimat Takibi ve Kurye Ödemeleri
Yukarıdaki kurulumu kendiniz yapmak istemiyorsanız hazır bir teslimat defteri var. Şablon ücretli bir üründür ve Excel 2007 ve üzerinde ya da LibreOffice'te makro olmadan çalışır.
- «Listeler» sayfasında kuryeleri, bölgeleri (sipariş başı ücret ve km farkıyla), gecikme cezasını, dakika toleransını, plan primini ve asgari zamanında teslim oranını tanımlarsınız.
- «Teslimatlar» sayfası 1000 teslimata kadar kayıt alır: tarih, sipariş, bölge, kurye, kilometre, söz verilen ve gerçekleşen saat, sipariş tutarı; gecikme ve kurye ödemesi kendiliğinden hesaplanır.
- «Dönem Hesabı» her kurye için sipariş, kilometre, gecikme, zamanında teslim oranı, ceza, plan gerçekleşmesi, prim ve ödenecek toplamı verir. Dönem tarihlerini değiştirmeniz yeter; defter temizlenmez.
- «Özet» sayfasında bölgelere ve günlere göre teslimatlar, ortalama teslimat maliyeti, teslimatın sipariş tutarındaki payı ve iki grafik bulunur.
Pakette boş tablo ile kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek gelir; formüllerin nasıl çalıştığını örnekte görebilirsiniz. Ücretler ve eşikler ayarlardadır, kullanmadan önce yerel kurallarınız ve sözleşmelerinizle karşılaştırın. Hesaplama yaklaşıktır ve dosya bir muhasebe programı değildir.
SSS
Kuryeye sabit maaş ödüyorsam bu yöntem işe yarar mı?
Ödeme parça başı değilse ödeme formülü gerekmez, ancak teslimat defteri, gecikme sayısı ve zamanında teslim oranı yine de performans takibi için işinize yarar.
Gecikme toleransı ne kadar olmalı?
Bunu işinizin yapısı belirler; kısa mesafede 5 dakika bile önemli olabilir, yoğun şehir trafiğinde 10 ile 15 dakika makul görülebilir. Tolerans bir hücrede durduğu sürece sonradan değiştirmek kolaydır.
Sipariş tutarını neden kaydediyorum?
Teslimat maliyetinin sipariş tutarındaki payını görmek için. Küçük siparişlerde teslimat ücreti kârı eritiyorsa bunu rakamla fark edersiniz.
Her kurye için ayrı dosya mı tutmalıyım?
Hayır. Tek defter, kurye sütunuyla filtrelenir ve ÇOKETOPLA her kuryenin toplamını ayrı verir.
