Oto Servis İş Emri Takibi Excel'de Nasıl Yapılır?

Küçük bir oto servisin yoğun gününde araçlar, parçalar ve müşteri telefonları iç içe geçer. İş emri defterde yazılıdır ama hangi aracın ödemesi kaldı, hangi usta bu ay ne kadar iş yaptı, yedek parçalardan ne kazanıldı, bunları görmek için saatlerce hesap yapmak gerekir.

Excel'de bir iş emri defteri kurduğunuzda bu bilgiler tek bakışta çıkar. Aşağıda iş emri yapısını, işçilik ve parça fiyatını, kalan ödemeyi ve usta primini nasıl hesaplayacağınızı anlatıyorum.

İş emri ve kalemler: iki liste

İş emirleri: her sipariş bir satır. Sipariş numarası, tarih, müşteri, telefon, araç, plaka, kilometre, usta, durum, ödenen tutar.

Kalemler: her işçilik ve parça bir satır. Sipariş numarası, tür (işçilik veya parça), ad, adet, birim fiyat.

Bir siparişte birden fazla iş ve parça olur. Onları tek hücreye yazmak yerine kalemler listesinde tutup sipariş numarasıyla bağlarsınız.

Fiyat nereden gelmeli?

İşçilik için bir fiyat listesi hazırlayın: yağ değişimi, balata değişimi, rot ayarı gibi işler ve sabit ücretleri. Kalemde iş adını seçince fiyat listeden gelsin:

=DÜŞEYARA(C2;FiyatListesi!A:B;2;0)

Listede olmayan özel bir iş için "özel fiyat" sütunu olsun ve doluysa o kullanılsın: =EĞER(F2<>"";F2;DÜŞEYARA(...)).

Yedek parça fiyatı alış fiyatına belirlediğiniz kâr oranı eklenerek bulunur: alış × (1 + oran). Alış 1.000 ₺, oran %25 ise müşteri fiyatı 1.250 ₺ olur. Oranı formüle gömmeyin, ayarlar hücresine yazın.

Toplam, kalan ödeme ve kâr

Siparişin işçilik ve parça toplamlarını ETOPLA ile alın:

=ETOPLA(Kalemler!A:A;A2;Kalemler!G:G)

Toplam = işçilik + parça. Kalan ödeme = toplam − ödenen.

Parçaların alışı 3.000 ₺ ise parçadan kâr 750 ₺'dir. İşçilik çoğunlukla tamamen gelir sayılır; bunun üstüne usta payı düşülür.

Usta primi

Birçok serviste usta, yaptığı işçilik tutarının belirli bir yüzdesini alır. Örneğin usta payı %30 ise, 1.500 ₺'lik işçilikten 450 ₺. Parçalar prime dahil edilmeyebilir; bu kuralı baştan netleştirin. Ayrıca yalnızca tamamlanmış ve teslim edilmiş işlerin prime girmesi çoğu zaman adildir, çünkü yarım işin primi ödeme sorunlarına yol açar. Formül:

=ÇOKETOPLA(Kalemler!İşçilik;Kalemler!Usta;A2;Kalemler!Durum;"Teslim edildi")*B2

Burada B2 ustanın yüzdesidir. Yüzdeleri ayrı bir listede tutun.

Durumları takip edin

Basit bir durum zinciri: Kabul, İşlemde, Parça bekliyor, Hazır, Teslim edildi. Durumu açılır listeyle seçtirin. "Hazır" olan araçları müşteriye haber vermek için filtreleyin; "Parça bekliyor" olanlar ise ay sonunda sizi yanıltabilir, o yüzden her hafta kontrol edin.

Müşteri borçları

Kalan ödemesi sıfırdan büyük olan siparişleri süzgeçle listeleyin. Teslim edilmiş ama ödenmemiş araçlar özellikle dikkat ister. Tablonun özet sayfasında müşteri bazında toplam borcu görmek, tahsilat aramalarını sıraya sokar.

Sık yapılan hatalar

• Plakayı yazmamak. Aynı müşterinin iki aracı karışır.
• Parça alış fiyatını kaydetmemek. Kârı hesaplayamazsınız.
• Kilometreyi atlamak. Bakım aralıklarını planlamak için gereklidir.
• Ay sonunda hesaplaşma yapmamak. Prim ve borç birikir.

Hazır Excel şablonu

Hazır şablon bu düzeni sunar ve ücretlidir. Dört sayfadan oluşur:

• “Listeler”: işçilik fiyat listesi, işçilik üzerinden yüzde alan ustalar, yedek parça kâr oranı ve özetin ilk ayı.
• “İş Emirleri”: en fazla 1000 sipariş; müşteri, telefon, araç, plaka, kilometre, usta, durum, ödenen tutar. İşçilik, yedek parça, toplam, kalan ödeme, kâr ve usta primi otomatik hesaplanır.
• “Kalemler”: en fazla 3000 işçilik ve yedek parça satırı; fiyat otomatik gelir, sipariş numarası kontrol edilir.
• “Özet”: aylara göre gelir ve kâr, ustaların iş yükü ve primi, sipariş durumları, müşteri borçları ve iki grafik.

İşçilik fiyatı listeden gelir; başka bir fiyat için “Özel fiyat” sütunu kullanılır. Parça fiyatı alışa kâr oranı eklenerek bulunur (varsayılan oran %25). Usta primi, ustanın işçilik toplamı ile yüzdesinin çarpımıdır; yalnızca “Hazır” ve “Teslim edildi” durumundaki siparişler sayılır. Küçük oto servisler, tamirhaneler, lastikçiler ve bağımsız ustalar için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzerinde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kendi koşullarınıza göre kontrol edin; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Parçada kâr oranını nasıl seçmeliyim?

Bölgenizdeki rakiplerin fiyatlarına ve kendi giderlerinize bakın. Çok düşük oran masrafları karşılamaz, çok yüksek oran müşteriyi başka servise yöneltir.

Müşterinin getirdiği parçayı nasıl işlemeliyim?

Kalem satırına parçayı ekleyin ve fiyatı sıfır yazın ya da yalnızca işçilik girin. Böylece iş emrinde parçanın müşteriden geldiği kayıtlı kalır.

Garanti takibi için ne yapmalıyım?

İş emrine teslim tarihi ve garanti süresi yazın. İtiraz geldiğinde sipariş numarasıyla geçmiş iş hemen bulunur.

Excel yerine servis yazılımı ne zaman gerekir?

Çok sayıda usta, stok yönetimi ve SMS bildirimi gerektiğinde. Küçük atölyelerde iş emri defteri Excel'le rahatça yönetilir.