Randevu Takip Tablosu Excel'de Nasıl Yapılır? Çakışma Kontrolü Dahil

Randevu defteri güzel bir fikir, ta ki iki müşteri aynı saate yazılana kadar. Mesajlaşma uygulamalarından gelen talepler, telefonla alınan randevular ve son dakika değişiklikleri bir araya gelince hata kaçınılmaz olur. İptaller ve gelmeyenler de gelir hesabını karıştırır.

Excel'de basit bir randevu defteri bu sorunların çoğunu çözer. Aşağıda randevuyu nasıl kaydedeceğinizi, bitiş saatini ve fiyatı nasıl hesaplayacağınızı, çakışmayı nasıl yakalayacağınızı ve gelmeyen müşteri oranını nasıl izleyeceğinizi bulacaksınız.

Randevu tek satırdır

Her randevu bir satır: tarih, başlangıç saati, müşteri, telefon, hizmet, uzman, indirim, durum ve ödeme.

Hizmet ve uzmanı listeden seçtirin. Hizmet listesinde her hizmetin süresi ve fiyatı yazsın:

Fiyat ve süre listeden otomatik gelir: =DÜŞEYARA(E2;Hizmetler!A:C;3;0). İndirim varsa fiyatı onunla azaltın.

Bitiş saatini hesaplayın

Excel'de saat, günün kesri olarak tutulur. Bitiş saati başlangıç saati artı dakika/1440:

=B2+DÜŞEYARA(E2;Hizmetler!A:C;2;0)/1440

Örnek: 14:00'te başlayan 45 dakikalık saç kesimi 14:45'te biter. Hücreyi saat biçimine ayarlayın.

Çakışma kontrolü

Aynı uzmanın aynı gün içinde, aralığı kesişen bir başka randevusu varsa çakışma vardır. İki aralık A (başlangıç a1, bitiş a2) ve B (b1, b2) çakışır, eğer a1 < b2 ve a2 > b1 ise. Formül:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY(Uzman;F2;Tarih;A2;Başlangıç;"<"&D2;Bitiş;">"&C2)>1;"Çakışma";"")

Burada C başlangıç, D bitiş saatidir; sayım kendi satırını da içerdiği için 1'den fazlaysa çakışma vardır. Koşullu biçimlendirmeyle uyarıyı kırmızı yapın. Bu tek kontrol, çift rezervasyon hatalarını büyük ölçüde önler.

Günün programını görün

Günün başında "bugün kim geliyor?" sorusu için bir "Gün" sayfası kurun. Üst hücreye tarihi yazın; altında o güne ait randevular saate göre sıralansın, yanında müşteri telefonları görünsün. Süzgeç ya da FİLTRE işlevi (365 sürümlerinde) bu işi görür. Telefon numaralarının da görünmesi, son dakika hatırlatması için pratiktir.

Durum ve gelir

Durumları sade tutun: Planlandı, Geldi, İptal, Gelmedi. Gelire yalnızca "Geldi" olanları sayın:

=ÇOKETOPLA(Fiyat;Durum;"Geldi";Tarih;">="&G1;Tarih;"<="&G2)

Örnek: bir haftada 30 randevu planlandı. 24'ü geldi, 3 iptal, 3 gelmedi. Gelmeme payı 3/30 = %10. Bu oran %15'in üzerine çıkıyorsa bir gün önce hatırlatma mesajı göndermek ve belki küçük bir ön ödeme istemek düşünülebilir.

Raporlar

• Uzmana göre gelir: kim ne kadar kazandırıyor?
• Hizmete göre gelir: hangi hizmet öne çıkıyor?
• Aylık gelir: sezonları görün.
• Ortalama sepet: gelir / gelen müşteri sayısı. Fiyat artışı veya ek hizmet satışı için temel veridir.

Yaygın hatalar

• Süreyi hizmete bağlamamak. Bitiş saati yanlış olunca çakışma kontrolü de çalışmaz.
• İptalleri silmek. Gelmeme oranını ancak kayıt tutarak izlersiniz.
• Telefon numarası yazmamak. Hatırlatma mümkün olmaz.
• Tarihi metin olarak girmek. Süzgeç ve formüller çalışmaz; her zaman gerçek tarih kullanın.

Günlük işleyiş

Sabah "Gün" sayfasını açıp tarihi girin ve günün programını gözden geçirin. Her randevu bitince durumu hemen işaretleyin: Geldi, İptal ya da Gelmedi. Akşam ertesi günün listesine bakıp müşterilere hatırlatma gönderin. Hafta sonunda uzman bazında doluluğa göz atın; boş kalan saatler için kampanya ya da yeni müşteri kazanımı planlayabilirsiniz.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni baştan kurar ve ücretlidir. Dört sayfa içerir:

• «Listeler»: hizmetler (süre, fiyat) ve uzmanlar.
• «Randevular»: 1500 randevuya kadar; tarih, saat, müşteri, telefon, hizmet, uzman, indirim, durum ve ödeme. Çakışma kontrolü vardır.
• «Gün»: seçilen günün programı saat sırasıyla ve müşteri telefonlarıyla.
• «Özet»: uzmanlara, hizmetlere ve aylara göre gelir, ortalama sepet tutarı ve gelmeme payı, ayrıca grafik.

Aynı uzmanın aynı gün içinde kesişen bir randevusu varsa satıra «uzmanda çakışma» yazılır ve kırmızıyla vurgulanır. Gelire yalnızca durumu «Geldi» olan randevular dahil edilir. 15 uzman ve 20 hizmete kadar kullanılabilir. Güzellik salonları, berberler, manikür ve masaj stüdyoları, fotoğrafçılar, özel ders öğretmenleri ve randevularını kendisi tutan bağımsız uzmanlar için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstü ile LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kullanmaya başlamadan önce yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Müşteriye hatırlatma göndermek için Excel yeterli mi?

Excel kendi başına mesaj göndermez, ancak "yarın" filtrelediğinizde telefon numaralarını görürsünüz. Mesajı elle ya da kendi araçlarınızla gönderirsiniz.

Randevular arasına ara vermek gerekir mi?

Gerekiyorsa hizmet süresine temizlik veya hazırlık payını ekleyin. Böylece bitiş saati gerçekçi olur ve çakışma kontrolü de bu payı gözetir.

Gelmeyen müşterilerle ne yapmalıyım?

Önce kayıt tutun, sonra bir önceki gün hatırlatın. Tekrarlayanlar için ön ödeme politikası belirlemek bir seçenektir.

Aynı randevu defterini birkaç kişi kullanabilir mi?

Dosyayı ortak bir yerde paylaşmak mümkündür, ama aynı anda düzenleme yapılırsa karışıklık olabilir. Tek bir kişinin giriş yapması daha güvenlidir.