Özel Ders Takip Tablosu: Excel'de Ders, Ödeme ve Bakiye Takibi

Özel ders veren biriyseniz muhtemelen şu durumu yaşadınız: on bir öğrenci, farklı ders saatleri, farklı ücretler ve ödemeler her ay başka bir günde geliyor. Bir veli "geçen ay kaç ders almıştık?" diye sorduğunda defterinizi karıştırmak zorunda kalıyorsunuz.

Excel'de basit bir ders defteri bu karmaşayı çözer. Aşağıda dersleri nasıl kaydedeceğinizi, ders ücretini ve iptalleri nasıl hesaplayacağınızı ve öğrencinin borç ya da avans durumunu nasıl göreceğinizi anlatıyorum.

Üç liste: öğrenciler, dersler, tahsilatlar

• Öğrenciler: ad, iletişim, 60 dakikalık ders ücreti.
• Dersler: tarih, öğrenci, süre (dakika), ders durumu.
• Tahsilatlar: tarih, öğrenci, tutar, yöntem.

Ders ve tahsilatı birbirinden ayırmak şarttır. Veli peşin ödeme yapabilir, ay sonunda toplu ödeyebilir ya da dersten dersten verebilir; ayrı listede hepsi doğru izlenir.

Ders ücreti nasıl hesaplanır?

Öğrencinin 60 dakikalık ücretini süreyle orantılayın:

=DÜŞEYARA(B2;Öğrenciler!A:C;3;0)*C2/60

Örnek: ücret 600 ₺, ders 90 dakika. Tutar 600 × 90 / 60 = 900 ₺.

İptalleri baştan kurala bağlayın

En çok sürtüşme iptallerde çıkar. Önceden net bir kural belirleyin ve bir tabloya yazın:

Ders durumuna göre yüzdeyi bu tablodan çekin ve tutarı onunla çarpın: =ücret*süre/60*yüzde. Kural yazılı olduğunda ve veliye baştan söylendiğinde, geç iptal ücreti tartışma konusu olmaktan çıkar. Yüzdeleri kendi politikanıza göre ayarlayın.

Öğrenci bakiyesi

Bakiye tüm zamanların ödenen toplamı eksi tahakkuk eden toplamıdır:

=ETOPLA(Tahsilatlar!B:B;A2;Tahsilatlar!C:C)-ETOPLA(Dersler!B:B;A2;Dersler!F:F)

Sonuç eksiyse borç, artıysa avanstır. Örnek: 8 ders × 600 ₺ = 4.800 ₺ tahakkuk; veli 6.000 ₺ ödedi. Bakiye +1.200 ₺, yani avans. Avansın kaç derse yeteceği: =bakiye/ücret = 2 ders. Bunu görmek, yeni ödeme isteme zamanını belirler.

Hesap durumuna renk verin: borcu olanlar kırmızı, avansı tükenmek üzere olanlar sarı, düzenli olanlar yeşil.

Aylık gelir özeti

İki ayrı gelir vardır:

• Tahakkuk eden: o ay verdiğiniz derslerin toplam tutarı.
• Alınan: o ay cebinize giren para.

İkisi aynı olmak zorunda değildir. Ay ay izlemek, hangi ayların zayıf olduğunu ve avanslara ne kadar güvendiğinizi gösterir. Saat toplamı ve ortalama ders ücreti de ek bilgi verir: fiyatları güncelleme kararını bu rakamla destekleyebilirsiniz.

=ÇOKETOPLA(Dersler!F:F;Dersler!A:A;">="&G1;Dersler!A:A;"<"&G2) ile ay aralığına göre toplarsınız.

Yaygın hatalar

• Süreyi sabit 60 dakika varsaymak. 45 ve 90 dakikalık dersler fiyatı bozar.
• İptal kuralı koymamak. Her iptalde yeni pazarlık çıkar.
• Ödemeleri derslere eşlemeye çalışmak. Bakiye yaklaşımı daha sağlamdır: toplam ödenen eksi toplam tahakkuk.
• Veliye hesap göstermemek. Her ay sonunda kısa bir döküm göndermek sorunları baştan çözer.

Ders sonrası otuz saniye

Tablonun tek koşulu, dersi aynı gün kaydetmektir. Dersin bitiminde tarihi, süreyi ve durumu girin; ücret kendiliğinden gelir. Ödeme alındığında hemen tahsilat satırı ekleyin. Bu otuz saniyelik alışkanlık, ay sonunda saatlerce süren hesaplaşmayı ortadan kaldırır. Haftada bir öğrenci tablosuna bakıp bakiyesi eksiye düşenlerle konuşmak da ödeme sürtüşmesini azaltır.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni hazır verir ve ücretlidir. Dört bölümden oluşur:

• «Listeler»: dersler, ödeme yüzdeli ders durumları (geç iptal, deneme ve diğerleri), ders biçimi ve ödeme yöntemleri.
• «Öğrenciler»: ücreti, iletişim bilgisi, ders sayısı, tahakkuk eden, ödenen, bakiye ve hesap durumu ışığı olan en fazla 40 öğrenci.
• «Dersler» ve «Tahsilatlar»: 2000 ve 1000 kayıtlık defterler.
• «Özet»: aylara göre gelir (tahakkuk eden ve alınan), saatler, ortalama ders ücreti, derslere göre dağılım ve grafikler.

Öğrenci bakiyesi, tüm zamanlar için ödenen eksi tahakkuk eden tutardır; yanında avansın kaç derse yettiği görünür. Bireysel ders veren özel ders öğretmenleri, müzik ve dil öğretmenleri, koçlar ve konuşma terapistleri için uygundur.

Pakette boş tablo ve hayali verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzerinde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir ve vergi hesaplamaz; vergileri ve belgeleri kendi rejiminizin güncel kurallarına göre hesaplayın. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Ders ücretini nasıl belirlemeliyim?

Bölgenizdeki benzer öğretmenlere, kendi deneyiminize ve ders hazırlık süresine bakın. Zam yaparken mevcut öğrencilere önceden haber verin ve yeni ücreti bir tarihten itibaren uygulayın.

Paket ders satmak mantıklı mı?

Paketler peşin ödeme sağlar ve avans bakiyesi olarak izlenir. Ders yapıldıkça bakiye düşer; böylece paketin ne kadarının kaldığı net görünür.

Veliye ay sonu dökümünü nasıl hazırlarım?

Öğrencinin o ayki derslerini, tutarlarını ve bakiyesini içeren kısa bir liste yeterlidir. Tablodan filtreleyerek çıkarırsınız.

Online dersleri de aynı tabloda tutabilir miyim?

Evet; ders biçimi sütunu ekleyip yüz yüze ve online dersleri ayırabilirsiniz.