Kurs ve Stüdyolar İçin Kursiyer ve Ödeme Takibi Excel'de Nasıl Yapılır?

Bir kursu ya da stüdyoyu yönetiyorsanız her gün aynı soruları duyarsınız: "Ayşe hanım bu ay ödedi mi?", "Pazartesi grubunda kaç kişi var?", "Kim çok ders kaçırdı?". Cevaplar defterdeyse, borçlar bir noktadan sonra kaybolur; kimseye sormak da istemezsiniz.

Excel'de bu işi dört sayfayla düzenli yönetebilirsiniz. Aşağıda grupların, kursiyerlerin ve ödemelerin nasıl kaydedileceğini, borcun ve devamın nasıl hesaplanacağını ve borçlular listesinin nasıl çıkarılacağını bulacaksınız.

Dört liste

1. Gruplar: grup adı, eğitmen, kurs ücreti, toplam ders sayısı.
2. Kursiyerler: ad, grup (listeden seçilen), varsa indirim, katıldığı ders sayısı.
3. Ödemeler: tarih, kursiyer, tutar, yöntem (nakit, havale, kart).
4. Özet: gruplara göre toplamlar.

Ödemeleri kursiyer satırına yazmak yerine ayrı bir liste olarak tutun. Çünkü ödemeler parça parça gelir: ilk taksit kayıtta, ikincisi bir ay sonra. Her ödemeyi tarihli bir satır olarak saklarsanız hem geçmişi hem toplamı kaybetmezsiniz.

Borç hesabı

Mantık üç satır:

• Ödenecek = grubun kurs ücreti − indirim
• Ödenen = kursiyerin tüm ödemelerinin toplamı
• Borç = ödenecek − ödenen

Formüllerle:

=DÜŞEYARA(B2;Gruplar!A:C;3;0)-C2 (kurs ücreti eksi indirim)

=ETOPLA(Ödemeler!B:B;A2;Ödemeler!C:C) (ödenen)

=D2-E2 (borç)

Örnek: kurs ücreti 6.000 ₺, indirim 500 ₺, ödenecek 5.500 ₺. Kursiyer 2.000 ₺ ve 1.500 ₺ ödediyse ödenen 3.500 ₺, borç 2.000 ₺. Fazla ödeme yapılırsa borç negatif çıkar; bu bir alacak anlamına gelir ve negatif sayı olarak göstermek doğrudur.

Durum için: =EĞER(F2<=0;"Ödendi";EĞER(E2=0;"Ödemedi";"Kısmen")). Kısmi ödeme alan kursiyer borç kapanana kadar "Kısmen" kalır.

Devam takibi

Her dersin yoklamasını almak yerine, katılınan ders sayısını girmek yeterliyse devam oranı şudur:

=katılım / toplam ders

Örnek: 24 derslik kursta 16 derse gelen kursiyerin devamı %67'dir. Bir eşik belirleyin, örneğin %60; altındakiler kırmızıyla işaretlensin. Bu kişileri aramak hem kursiyer kaybını önler hem de kurs sonunda sertifika kararında netlik sağlar.

Borçlular listesi

Her ayın sonunda "kim ne kadar borçlu" listesi çıkarın. Kursiyer tablosunu borca göre büyükten küçüğe sıralayın ya da =BÜYÜK(F:F;1) ile en çok borcu olandan başlayarak ilk beşini çekin. Listeyi ödeme hatırlatması yaparken referans alın. Nazik ve tarafsız bir hatırlatma çoğu zaman yeterlidir.

Grup bazında özet

Her grup için şunları hesaplayın:

• Kişi sayısı (EĞERSAY)
• Toplam tahakkuk (ETOPLA)
• Toplam ödenen
• Toplam borç
• Ortalama devam

Hangi grubun tahsilatı zayıf, hangisinde devam düşük görünce müdahale yeri belli olur. Eğitmen değişikliği veya ders saati gibi çözümler genelde bu verilerle şekillenir.

Sık yapılan hatalar

• İndirimi kurs ücretinin yerine yazmak. Grup ücreti değişince tüm indirimli ücretler bozulur. İndirimi ayrı sütunda tutun.
• Ödemeyi kursiyere değil gruba yazmak. Kimin ödediği belirsizleşir.
• Tekrar eden kursiyer adları. Aynı isimli iki kişi karışır; ad soyad ya da numara kullanın.
• Ay sonunda yedek almamak. Her ay dosyanın bir kopyasını saklayın.

Dönem başı ve dönem sonu düzeni

Yeni dönemin başında grupları ve ücretleri güncelleyin, kursiyerleri gruplara yerleştirin ve ilk ödemeleri girin. Dönem ortasında haftalık olarak devamı güncelleyin; düşen devamı erken yakalamak kursiyeri kaybetmeden müdahale şansı verir. Dönem sonunda borçlular listesini çıkarın, kapanış raporunu kaydedin ve dosyanın bir kopyasını arşivleyin. Yeni dönem için temiz bir kopya açmak, tablonun hızlı ve okunaklı kalmasını sağlar.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni hazır sunar ve ücretlidir. Beş sayfadan oluşur:

• “Ayarlar”: okulun veya stüdyonun adı ve yönetici.
• “Gruplar”: en fazla 8 grup; eğitmen, kurs ücreti ve ders sayısı.
• “Kursiyerler”: en fazla 150 kişi; listeden grup, indirim ve katıldığı dersler girilir. Ödenecek, ödenen, borç ve durum otomatik hesaplanır.
• “Ödemeler”: en fazla 500 ödeme; tarih, kursiyer, tutar, yöntem.
• “Özet”: gruplara göre kişi sayısı, tahakkuk, ödenen, borç, devam; borçlular listesi ve grafik.

Ödeme parça parça alınabilir; borç kapanana kadar durum “Kısmen” kalır. Devam %60’ın altına inince kırmızı işaretlenir. Dil ve eğitim merkezleri, dans ve sanat okulları, özel ders ve çocuk stüdyoları, atölyeler ve spor kursları için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzerinde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kullanmaya başlamadan önce güncel düzenlemelerle karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Taksitli ödemeyi nasıl izlerim?

Her taksit ayrı bir ödeme satırıdır. Kursiyerin toplam ödenen tutarı artar, borç azalır. Vade tarihlerini ayrıca bir not olarak tutabilirsiniz.

Kursiyer kayıt silerse ne yapmalıyım?

Satırı silmeyin; iade durumuna göre ödemeyi negatif tutarla yazın veya notla belirtin. Böylece finansal geçmiş korunur.

Devam oranını sertifika koşuluna bağlayabilir miyim?

Evet, ama bu kuralı kayıt sırasında kursiyere bildirin. Tablo yalnızca oranı gösterir; karar sizindir.

Kaç kursiyer için uygundur?

Küçük ve orta ölçekli merkezler için. Binlerce kursiyer ve onlarca şube varsa özel bir yazılım gerekebilir.