Teknik Servis Takip Programı: Excel'de Cihaz Kabul ve Tamir Kaydı

Küçük bir serviste siparişler genelde defterde, mesajlaşma uygulamalarında ve ustanın hafızasında yaşar. Müşteri arayıp "telefonum hazır mı?" diye sorduğunda cevap bulmak için ustaya gitmeniz gerekir. Ay sonunda ise yedek parçalardan ne kazandığınız belirsizdir.

Pahalı bir servis programına geçmeden önce Excel'le düzen kurabilirsiniz. Bu rehberde sipariş kaydının nasıl tutulacağını, planlanan teslim süresinin ve garantinin nasıl hesaplanacağını ve yedek parçalardan kârın nasıl görüleceğini bulacaksınız.

Sipariş başına bir satır

Cihaz kabul edildiği anda bir satır açın. Önerilen sütunlar:

• Sipariş numarası (benzersiz, sıralı)
• Kabul tarihi
• Müşteri ve telefon
• Cihaz türü ve model
• Arıza açıklaması
• Teknisyen
• Durum (kabul edildi, teşhiste, parça bekliyor, hazır, teslim edildi)
• İşçilik ücreti
• Ön ödeme

Cihaz türünü ve teknisyeni açılır listeyle seçtirin. Aksi hâlde "Telefon", "telefon" ve "tel." üç ayrı tür sayılır ve özetler anlamsızlaşır.

Planlanan süre ve gecikme

Her cihaz türü için ortalama tamir süresini bir listede tutun: telefon 3 gün, dizüstü 7 gün, beyaz eşya 10 gün gibi. Planlanan teslim tarihi:

=B2+DÜŞEYARA(D2;Listeler!A:B;2;0)

Gecikme durumunu trafik ışığıyla gösterin:

=EĞER(Durum="Teslim edildi";"Tamam";EĞER(H2<BUGÜN();"Gecikti";EĞER(H2-BUGÜN()<=1;"Süre doluyor";"Zamanında")))

Kırmızı satırlar sabah toplantısının gündemi olsun. Müşteriyi gecikmeden önce kendiniz aramak güveni artırır.

Yedek parçaları ayrı sayfada tutun

Bir siparişte birden çok parça kullanılabilir; hepsini tek hücreye sığdırmaya çalışmayın. Ayrı bir sayfa açın, her parça bir satır olsun: sipariş numarası, parça adı, adet, alış fiyatı, müşteriye fiyat. Kâr = (müşteri fiyatı − alış fiyatı) × adet.

Siparişteki parça toplamını ETOPLA ile getirin:

=ETOPLA(Parçalar!A:A;A2;Parçalar!F:F)

Örnek: bir telefon ekranı, alış 1.400 ₺, müşteriye 2.100 ₺. İşçilik 500 ₺. Sipariş toplamı 2.600 ₺, parçadan kâr 700 ₺. Siparişin toplamı = işçilik + parçalar; kalan ödeme = toplam − ön ödeme (2.600 − 1.000 = 1.600 ₺).

Garantiyi takip edin

Teslim tarihini girin; garanti bitişi teslim tarihi artı garanti süresidir. 90 gün garanti veriyorsanız: =I2+90. Süreyi formülde sabit yazmayın, bir ayar hücresine koyun. Müşteri "geçen ay tamir ettiniz, yine bozuldu" dediğinde sipariş numarasıyla garantinin sürüp sürmediğini saniyeler içinde görürsünüz. Süreyi kendi sözleşmenize göre belirleyin.

Aylık özet

• Duruma göre sipariş sayısı: kaç cihaz teşhiste, kaç tanesi parça bekliyor?
• Teknisyene göre gelir: iş yükü adil dağılıyor mu?
• Ortalama tamir süresi: kabul ile teslim arasındaki ortalama gün. Hedefinizle karşılaştırın.
• Cihaz türüne göre sayı: hangi tür çoksa stoğunuzu ona göre yapın.

Ortalama süre için =ORTALAMA(Teslim−Kabul) benzeri bir sütun kullanın.

Yaygın hatalar

• Ön ödemeyi yazmamak. Teslimde "ne kadar ödendi" tartışması çıkar.
• Parçayı siparişe bağlamamak. Hangi parçanın hangi cihaza gittiği kaybolur.
• Müşteri telefonunu atlamak. Hazır cihazı haber vermek için şarttır.
• Teslim tarihini girmemek. Garanti hesaplanamaz.

Müşteriyle iletişimi tabloya bağlayın

Müşterinin en çok şikâyet ettiği şey bilgisizliktir. Durum her değiştiğinde (teşhis tamam, parça geldi, cihaz hazır) müşteriye kısa bir bilgi vermeyi alışkanlık edinin. Tabloda her satırın telefonu ve durumu yan yana olduğu için "Hazır" olanları filtreleyip tek tek aramak beş dakikanızı alır. Teslimde arıza açıklamasını ve yapılan işi sipariş numarasıyla müşteriye söyleyin; garanti dönemindeki itirazlar bu kayıtla kolay çözülür.

Hazır Excel şablonu

Şablon bu düzeni baştan kurulu verir ve ücretlidir. Dört sayfa içerir:

• «Listeler»: tamir süresiyle cihaz türleri, teknisyenler, işçilik fiyat listesi, garanti süresi ve «süre doluyor» parametresi.
• «Siparişler»: 1000 siparişe kadar; müşteri, telefon, cihaz, arıza, teknisyen, durum, fiyat listesinden işçilik, toplam, ön ödeme, planlanan süre, teslim tarihi, trafik ışığı ve garanti.
• «Yedek parçalar»: 2000 satıra kadar; sipariş numarası, parça, adet, alış, müşteri fiyatı ve kâr.
• «Özet»: duruma, teknisyene ve cihaz türüne göre siparişler, gelir, parçalardan kâr, ortalama tamir süresi ve iki grafik.

Planlanan tamir süresi, kabul tarihi artı listedeki cihaz türünün süresidir; tür bulunamazsa varsayılan süre alınır. Servis merkezi sahipleri, telefon, dizüstü, bilgisayar, beyaz eşya ve elektrikli ulaşım aracı tamir atölyeleri ve bağımsız teknisyenler için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kullanmadan önce yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Müşteriye tamir süresini nasıl söylemeliyim?

Listedeki ortalama süreye küçük bir pay ekleyip söyleyin. Zamanından önce teslim etmek, söz verip geciktirmekten çok daha iyi bir izlenim bırakır.

Parça fiyatlarını nasıl belirlemeliyim?

Alış fiyatının üzerine sabit bir oran eklemek en basit yöntemdir. Bazı parçalar için özel fiyat gerekirse onları ayrı gösterin.

Excel yerine servis yazılımı ne zaman gerekir?

Günde yüzlerce cihaz, barkod, SMS ile bildirim ve çok şubeli yapı gerekiyorsa özel yazılım düşünülür. Küçük ve orta ölçekli atölye için Excel çoğu zaman yeterlidir.

Cihaz kabulünde neler not edilmeli?

Çizikler, mevcut hasarlar, şifre ve aksesuarlar. Teslimde anlaşmazlıkları önler.