Emlakçı İçin Excel'de Portföy, Gösterim ve Komisyon Takibi

Bir emlakçının günü telefon, mesaj ve gösterimlerle geçer. Hangi müşteri hangi daireyi gördü, kime bugün geri dönülmesi gerekiyor, kapanırsa ne kadar komisyon gelecek? Bunlar kafada tutulunca ya bir müşteri kaybolur ya da bir arama unutulur.

Pahalı bir CRM'e gerek olmadan, Excel ile bu işin büyük kısmı çözülür. Aşağıda portföy, gösterim ve komisyon takibini üç ayrı liste halinde nasıl kuracağınızı, bugün aranacakları nasıl otomatik çıkaracağınızı ve beklenen geliri nasıl hesaplayacağınızı bulacaksınız.

Üç liste, tek düzen

Her şeyi tek bir sayfaya yığmak tabloyu okunmaz yapar. Üç ayrı sayfa kullanın:

1. Gayrimenkuller: adres, tür (daire, arsa, dükkân), fiyat, durum (satılık, rezerve, satıldı), mal sahibi ve komisyon oranı.
2. Gösterimler: tarih, müşteri, hangi gayrimenkul, sonuç (ilgilendi, düşünüyor, ilgilenmedi) ve bir sonraki görüşme tarihi.
3. Satışlar: kapanan işlemler, satış fiyatı ve elde edilen komisyon.

Gösterimler sayfasında gayrimenkulü elle yazmak yerine liste olarak seçtirin (Veri > Veri Doğrulama > Liste). Böylece aynı daire üç farklı biçimde yazılıp raporu bozmaz.

Beklenen komisyonu hesaplayın

Her ilanın komisyonu fiyat çarpı orandır. Fiyat C sütununda, oran D sütunundaysa:

=C2*D2

Örnek rakamlar: 4.200.000 ₺ fiyatlı bir daire için oran %2 ise komisyon 84.000 ₺ eder. Bunu satıcı tarafı için yazdıysanız, alıcıdan da komisyon alıyorsanız ikisini ayrı sütunda tutun; toplamı sonra birleştirirsiniz.

Portföyün toplam beklenen komisyonunu bulmak için yalnızca "satılık" durumundaki ilanları toplayın:

=ETOPLA(E:E;"Satılık";F:F)

E sütunu durum, F sütunu her ilanın komisyonudur. Bu sayı size "hepsi satılırsa" tavanı gösterir. Gerçekçi bir tahmin için kendi geçmişinizden bir kapanma oranı kullanın; örneğin son bir yılda gösterilen ilanların yaklaşık yarısı satıldıysa tavanı buna göre azaltın. Oranı uydurmayın, kendi kayıtlarınızdan çıkarın.

"Bugün aranacaklar" listesi

Emlakta kaybedilen satışların çoğu unutulan geri aramadır. Her gösterimin yanına bir sonraki görüşme tarihi yazın. Sonra durumu şu formülle işaretleyin:

=EĞER(G2<=BUGÜN();"Ara";"")

Filtre uygulayıp yalnızca "Ara" yazanları görürsünüz. Her sabah ilk iş bu listeye bakın, aradıktan sonra tarihi yeni görüşme tarihiyle değiştirin. Bu tek alışkanlık, çoğu zaman tablonun en büyük kazancıdır.

Satış hunisini görün

Gösterim sonuçlarını saymak, hangi aşamada müşteri kaybettiğinizi gösterir. Basit bir örnek:

Bu rakamlarla 40 gösterimden 3 satış çıkıyor; yani yaklaşık her 13 gösterimde bir satış. Sayıları ÇOKEĞERSAY veya EĞERSAY ile saydırırsınız:

=EĞERSAY(D:D;"Teklif verildi")

Hangi aşamada düşüş fazlaysa orada çalışın: ilk gösterimden sonra kimse ikinci kez gelmiyorsa fiyat ya da ilan fotoğrafları sorun olabilir.

Yaygın hatalar

• Müşteri bilgisini ilan satırına yazmak. Bir müşteri birden çok daire gördüğünde veriyi tekrar etmek zorunda kalırsınız. Gösterimler ayrı sayfada kalsın.
• Durumu güncellememek. Satılmış bir daire "satılık" kalırsa toplam komisyon şişer.
• Geri arama tarihi koymamak. Tarihsiz gösterim, unutulacak gösterimdir.
• Kişisel veriyi dikkatsiz saklamak. Telefon ve adres içeren dosyayı parola ile koruyun, düzenli yedek alın.

Günlük rutin: on dakikalık düzen

Tablo ancak her gün güncellenirse işe yarar. Sabah ilk iş "Ara" yazan satırlara bakın ve her aramadan sonra sonucu ile yeni tarihi yazın. Gösterimden çıkar çıkmaz, akşama bırakmadan sonucu girin; ertesi gün ayrıntıları hatırlamak zorlaşır. Haftada bir, cuma günü, durumu "rezerve" olan ilanları gözden geçirin: hâlâ gerçekten rezerve mi, yoksa mal sahibi vazgeçti mi? Bu kısa rutin tabloyu canlı tutar ve komisyon tahmininin gerçeğe yakın kalmasını sağlar.

Hazır Excel şablonu

Bu düzeni sıfırdan kurmak vakit alır. Hazır şablon, yukarıdaki mantığın tamamını içerir ve ücretlidir:

• “Gayrimenkuller”: adres, tür, fiyat, durum, mal sahibi ve komisyon.
• “Gösterimler”: tarih, müşteri, gayrimenkul ve sonuç.
• “Satışlar”: kapanan satışlar ve komisyon.
• “Aranacaklar”: aranma zamanı gelen müşteriler ve bir özet; satış hunisi özeti de burada.

Komisyon, “Ayarlar” sayfasındaki yüzdenin gayrimenkul fiyatıyla çarpılmasıyla hesaplanır; müşteri bir sonraki görüşme tarihi geldiğinde listeye kendiliğinden düşer. En fazla 100 gayrimenkul ve 400 gösterim takip edilebilir. Bağımsız emlakçılar, küçük emlak ofisleri ve gayrimenkul satış yöneticileri için uygundur.

Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzerinde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu bir Excel tablosudur, muhasebe programı değildir. Oranları ve eşikleri kullanmaya başlamadan önce güncel düzenlemelerle karşılaştırın. Projenin düzeltme ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Excel bir CRM'in yerini tutar mı?

Tek başına çalışan bir emlakçı veya küçük bir ofis için çoğu zaman yeterlidir. Çok sayıda danışman, otomatik e-posta ve ilan sitesi entegrasyonu gerekiyorsa ayrı bir yazılım düşünülebilir.

Komisyonu hangi tutar üzerinden hesaplamalıyım?

Sözleşmenizde yazan tutar üzerinden. Genellikle gerçekleşen satış fiyatı alınır; ilan fiyatından farklı olabileceği için satış kapanınca rakamı güncelleyin.

Müşteri verilerini Excel'de tutmak güvenli mi?

Dosya bilgisayarınızda durur; bu bir avantajdır. Yine de dosyayı parolalı tutun, yedeğini güvenli bir yerde saklayın ve gereksiz kişisel bilgi yazmayın.

Gösterim sonuçlarını nasıl standartlaştırmalıyım?

Üç dört seçenek yeterli: "İlgilendi", "Düşünüyor", "Teklif", "İlgilenmedi". Serbest yazı yerine açılır liste kullanın ki sayım kolay olsun.