Excel'de alacak takibi: faturalar, tahsilatlar ve yaşlandırma

Vadeli satış yapan her işletme aynı sorunla karşılaşır: mal veya hizmet teslim edilmiş, fatura kesilmiş, ama paranın ne zaman geleceği belirsiz. Müşteri sayısı arttıkça kimin ne kadar borçlu olduğu, hangi faturanın kısmen ödendiği ve kimin vadesinin geçtiği yazışmaların ve banka hareketlerinin içinde kaybolur.

Alacak takibi aslında basit bir disiplindir: her faturayı bir satır olarak kaydetmek, her ödemeyi hangi faturaya ait olduğuyla birlikte yazmak ve vadesi geçen borçları düzenli olarak gözden geçirmek. Excel bunun için yeterlidir.

Bu yazıda Excel'de bir alacak takip tablosunun nasıl kurulacağını, kalan borcun ve gecikmenin nasıl hesaplanacağını, yaşlandırma analizini ve tahsilat hatırlatmalarını anlatıyoruz.

Adım 1: Müşteri listesi ve vadeler

Ayrı bir sayfada müşterileri ve her birinin ödeme vadesini (gün olarak) yazın: A firması 30 gün, B firması 45 gün. Sorumlu satış temsilcisini de ekleyin. Fatura sayfasında müşteri adı açılır listeden seçilsin.

Adım 2: Fatura tablosu

Her fatura bir satır: fatura no, müşteri, sevk tarihi, tutar.

Son ödeme tarihi = sevk tarihi + müşteri vadesi:

=C2+DÜŞEYARA(B2;Müşteriler!$A:$B;2;0)

Belirli bir fatura için farklı bir tarih kararlaştırıldıysa ayrı bir "özel son ödeme tarihi" sütunu açın ve formülde öncelik verin: =EĞER(F2<>"";F2;C2+DÜŞEYARA(...)).

Adım 3: Tahsilatlar ayrı sayfada

Ödemeleri faturaya yazmak yerine ayrı bir "Tahsilatlar" sayfasında tutun: tarih, fatura no, tutar. Bunun nedeni kısmi ödemelerdir. 50.000 ₺'lik bir fatura 20.000 + 30.000 olarak iki seferde ödenebilir.

Faturadaki ödenen toplam:

=ETOPLA(Tahsilatlar!$B:$B;A2;Tahsilatlar!$C:$C)

Kalan borç = tutar − ödenen.

Adım 4: Gecikme ve yaşlandırma

Gecikme günü, yalnızca kalan borç varsa ve vade geçmişse hesaplanır:

=EĞER(VE(H2>0;BUGÜN()>G2);BUGÜN()-G2;0)

Yaşlandırma grubu:

=EĞER(H2<=0;"Kapandı";EĞER(I2=0;"Vadesi gelmedi";EĞER(I2<=30;"1–30";EĞER(I2<=60;"31–60";EĞER(I2<=90;"61–90";"90+")))))

Örnek yaşlandırma raporu

Bu tabloyu ÇOKETOPLA veya ETOPLA ile grup sütunundan çıkarırsınız. Vadesi geçenlerin toplam alacaktaki payı (burada 265.000 / 575.000 ≈ %46) en önemli göstergelerden biridir. Borç ne kadar eskirse tahsil edilme ihtimali o kadar düşer; 90 günü geçen alacaklar için yalnızca hatırlatma değil, somut bir aksiyon planı gerekir.

Adım 5: Müşterilere göre borç

Her müşterinin toplam ve vadesi geçmiş borcunu bir özet tabloda gösterin:

=ÇOKETOPLA(Faturalar!$H:$H;Faturalar!$B:$B;A2;Faturalar!$I:$I;">0")

En büyük borçlular listenin en üstünde olsun. Çoğu zaman alacakların büyük kısmı birkaç müşteride toplanır; tahsilat çabasını önce oraya yönlendirin.

Adım 6: "Ara" hatırlatması

Fatura satırına "sonraki görüşme tarihi" sütunu ekleyin. Müşteriyi aradığınızda, aldığınız ödeme sözünü ve bir sonraki kontrol tarihini yazın. Hatırlatma formülü:

=EĞER(VE(H2>0;J2<>"";J2<=BUGÜN());"Ara";EĞER(VE(I2>0;J2="");"görüşme yok";""))

Her sabah "Ara" filtresiyle günün arama listesini çıkarırsınız. "Görüşme yok" ise vadesi geçmiş ama kimsenin ilgilenmediği faturaları yakalar.

Sık yapılan hatalar

• Ödemeleri fatura numarası olmadan girmek. Müşteri "geçen ayki ödememi düşmediniz" dediğinde hangi faturanın kapandığını bulmak zorlaşır.
• Toplam bakiyeyle yetinmek. "Müşteri 80.000 ₺ borçlu" bilgisi, bunun ne kadarının 90 günü geçtiğini söylemez.
• Vadesi gelmeden hatırlatmamak. Büyük faturalar için vadeden birkaç gün önce nazik bir hatırlatma, gecikmeleri önemli ölçüde azaltabilir.
• Tabloyu güncellememek. Banka hareketleri haftada en az bir kez işlenmezse rapor gerçeği yansıtmaz ve ödeme yapmış müşteriyi aramak gibi tatsız durumlar yaşanır.

Hazır şablon: Alacak Takibi ve Tahsilat Kontrolü

Bu yapının tamamı ücretli Excel şablonumuzda hazır:

• "Müşteriler": alıcılar, gün olarak ödeme vadesi ve sorumlu satış temsilcileri.
• "Faturalar": en fazla 800 fatura; müşteri, sevk tarihi, tutar, son ödeme tarihi (özel tarih girilebilir), kalan borç, gecikme günü, yaşlandırma grubu, trafik ışığı ve sonraki görüşme tarihi. "Ara" ve "görüşme yok" işaretleri otomatik çıkar.
• "Tahsilatlar": fatura numarasına göre en fazla 1500 ödeme; kısmi ödemeler toplanır.
• "Özet": toplam borç, vadesi geçenin payı, 1–30, 31–60, 61–90 ve 90 günden fazla yaşlandırma, müşterilere göre borç ve grafikler.

Excel 2007 ve sonrası ile LibreOffice'te standart formüllerle çalışır, makro gerekmez. Hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Alacak takibini kim yapmalı?

Küçük işletmelerde genellikle sahibi veya muhasebeyle ilgilenen kişi. Satış temsilcisi varsa kendi müşterilerinin tahsilatından o sorumlu olabilir; tabloda sorumlu sütunu bu yüzden işe yarar.

Avans veya fazla ödeme nasıl girilir?

Müşteri faturadan fazla ödediyse kalan borç eksi görünür. Bunu bir sonraki faturaya mahsup etmek için tahsilatı o faturanın numarasıyla girin veya ayrı bir not tutun; önemli olan aynı tutarın iki kez sayılmamasıdır.

Ortalama tahsilat süresini nasıl hesaplarım?

Tahsil edilen faturalarda ödeme tarihi ile sevk tarihi arasındaki farkın ortalamasını alın. Bu süre müşteri vadelerinden belirgin biçimde uzunsa tahsilat sürecinizi gözden geçirmenin zamanı gelmiştir.

Hizmet işletmesiyim, sevk tarihi yerine ne yazmalıyım?

Fatura tarihini veya hizmetin tamamlandığı tarihi. Vade hangi tarihten itibaren işliyorsa onu kullanın ve tüm müşterilerde aynı kuralı uygulayın.