Excel'de Stok Takip Tablosu Nasıl Yapılır: Giriş, Çıkış ve Sipariş Uyarısı

Küçük bir mağaza, atölye ya da ofis deposu için çoğu zaman tam kapsamlı bir stok programı gereksizdir. Ama defter ve hafızaya güvenmek de risklidir: bir ürün bittiğinde fark edersiniz, bir diğerinden gereğinden fazla stok yaparsınız.

Orta yol, stoğu kendisi hesaplayan bir Excel tablosudur. Bu yazıda stok kartı, giriş ve çıkış kayıtlarından mevcut stoğu nasıl bulacağınızı, "sipariş ver" uyarısını nasıl kuracağınızı ve en sık yapılan hataları örneklerle anlatıyorum.

Mantık: stok bir toplamdır

Stoğu elle güncellemeyin. Bunun yerine her hareketi kaydedin; stok bu kayıtların sonucu olsun:

Mevcut stok = tüm girişler − tüm çıkışlar

Bu, hatayı da izlenebilir kılar. Bir şey yanlış çıkarsa hareket listesine bakıp nerede hata yapıldığını bulabilirsiniz.

Üç sayfalık yapı

1. Stok kartları: Her ürün bir satır. Ürün kodu, ad, grup, birim, asgari stok, birim fiyat.
2. Giriş: Tarih, ürün kodu, miktar (alımlar, iadeler).
3. Çıkış: Tarih, ürün kodu, miktar (satış, sarf, zayiat).

Ürün kodu benzersiz olmalıdır. Aynı ürüne iki ayrı kod vermek, stoğun ikiye bölünmesine yol açar.

Mevcut stok formülü

Stok kartlarında A sütunu kod, Giriş sayfasında B sütunu kod, C sütunu miktar; Çıkış sayfasında aynı düzen olsun:

=ETOPLA(Giriş!$B:$B;A2;Giriş!$C:$C)-ETOPLA(Çıkış!$B:$B;A2;Çıkış!$C:$C)

Stok bedeli

Stok bedeli = stok × birim fiyat: =F2*E2. Grup bazında toplam için yine ETOPLA kullanın.

Sipariş uyarısı

Asgari stok G2 hücresinde, mevcut stok F2'de ise:

=EĞER(F2<=0;"Stokta yok";EĞER(F2<=G2;"Sipariş ver";"Yeterli"))

Koşullu biçimlendirme ile "Sipariş ver" satırını sarıya boyarsanız depo sabahları tek bakışta okunur.

Adı otomatik getirmek

Giriş ve çıkış satırlarına kodu yazınca adın kendiliğinden gelmesi için:

=EĞERHATA(DÜŞEYARA(B2;'Stok Kartları'!$A:$B;2;YANLIŞ);"")

Kodu açılır listeden seçtirmek, yazım hatalarını büyük ölçüde önler.

Küçük bir örnek

Bir kırtasiye için A4 kâğıt (koli):

Birim fiyat 450 TL ise stok bedeli 7 × 450 = 3.150 TL olur. Asgari stok, tedarik süresine göre belirlenir: ürün sipariş verdikten sonra 5 günde geliyorsa ve günde yarım koli gidiyorsa, en az 3 koli yedek tutmanız gerekir; üstüne bir emniyet payı ekleyin.

Sık yapılan hatalar

• Çıkışı stoktan fazla girmek: Fiziksel olarak mümkün değildir; ya giriş kaydı eksiktir ya da çıkış yanlış girilmiştir. Tablo bunu uyarmalıdır.
• Zayiatı kaydetmemek: Kırılan, son kullanma tarihi geçen ürün çıkış olarak girilmezse kayıttaki stok gerçekten fazla görünür.
• Sayım yapmamak: Tablo ile raf arasındaki fark zamanla büyür. Yılda en az bir kez sayım yapın.
• Birimleri karıştırmak: Girişte koli, çıkışta adet yazarsanız stok anlamsız olur. Bir ürün için tek birim kullanın.
• Kodsuz çalışmak: Ada göre toplama yapmak, küçük yazım farkında bile stoğu bozar.

Sayımı ve kayıt disiplinini oturtmak

Tablonun doğruluğu kayıt disipliğine bağlıdır. Mal girdiğinde ve çıktığında hemen kaydedin; akşama bırakılan kayıtlar eksik kalır. Ayda bir küçük bir kısmı, yılda bir ise tüm depoyu sayın. Tablodaki stok ile raftaki fark çıkarsa nedenini araştırın: yanlış kod, kaydedilmemiş çıkış ya da zayiat olabilir. Farkı sayım notuyla kaydedip devam edin.

Hazır depo stok takip şablonu

Şablon ücretli bir üründür ve sıradan formüllerle çalışan bir Excel dosyasıdır; muhasebe programı değildir.

• «Parametreler» sayfası: Ürün grupları, ölçü birimleri ve işletme bilgisi.
• «Stok Kartları» sayfası: En fazla 300 ürün için asgari stok, fiyat, stok, bedel ve durum.
• «Giriş» ve «Çıkış» sayfaları: Her biri 1000 satır; kodu listeden seçersiniz, ad otomatik gelir ve stoktan fazla çıkış kontrol edilir.
• «Özet» sayfası: Gruplara göre stok bedeli, sipariş edilecek kalem sayısı, aylara göre hareketler ve grafik.

Stok, koda göre girişlerin toplamından çıkışların toplamının çıkarılmasıyla hesaplanır. Çıkış stoktan fazlaysa satır kırmızı vurgulanır ve stok kartlarında «Stokta yok» durumu görünür. Zayiat bir çıkış satırı olarak girilir. Pakette boş tablo ve kurgusal verili örnek bulunur. Excel 2007 ve üstünde ile LibreOffice'te çalışır, makro yok, dosya Türkçedir.

Sık sorulan sorular

Excel stok takibi için yeterli mi?

Birkaç yüz kalem ve günlük sınırlı hareket için evet. Çok sayıda kullanıcı aynı anda çalışacaksa ya da barkod ve çok depo gerekiyorsa özel bir program daha uygundur.

Asgari stok nasıl belirlenir?

Günlük ortalama çıkış × tedarik süresi (gün) + emniyet payı. Örneğin günde 2 adet gidiyor, tedarik 7 gün ise 14 adet artı birkaç adet pay.

Aynı ürünün farklı ebatlarını nasıl yönetmeliyim?

Her ebat ayrı bir stok kartı ve ayrı bir kod olsun. Gruplama için "grup" sütununu kullanın.

Sayımdan sonra farkı nasıl işlerim?

Eksik çıkanı bir çıkış satırı, fazla çıkanı bir giriş satırı olarak "sayım farkı" notuyla kaydedin; böylece tablo fiziksel stokla yeniden eşleşir.