Excel'de İki Liste Nasıl Karşılaştırılır: Eşleşenleri ve Farkları Bulma

Personel listesi ile bordro listesi, sözleşme kaydı ile muhasebe kaydı, eski müşteri listesi ile yeni müşteri listesi... Aynı verinin iki kaynağı neredeyse hiç birbirini tutmaz. Elle göz gezdirerek fark aramak hem uzun sürer hem de hata yapmaya açıktır.

Excel bu işi saniyeler içinde yapabilir. Bu yazıda iki listeyi bir anahtara göre nasıl karşılaştıracağınızı, hangi formülleri kullanacağınızı ve en sık düşülen tuzakları anlatıyorum.

Karşılaştırmanın temeli: anahtar

İki listeyi karşılaştırmak için ortak bir kimlik gerekir: sicil no, vergi no, ürün kodu, e-posta, sözleşme numarası. Buna anahtar diyoruz. Ad-soyad kötü bir anahtardır, çünkü yazım farkı ve aynı isimli kişiler sorun çıkarır. Mümkünse sayısal ya da kodlu bir kimlik seçin.

Yöntem 1: EĞERSAY ile var mı yok mu?

Liste A'nın anahtarları A2:A500, Liste B'nin anahtarları D2:D500 aralığında olsun. A listesindeki her kaydın B'de olup olmadığını görmek için A listesinin yanına şunu yazın:

=EĞER(EĞERSAY($D$2:$D$500;A2)>0;"Var";"Yalnızca A'da")

Aynı mantığı B listesi için tersten kurarsanız yalnızca B'de olanları bulursunuz.

Yöntem 2: DÜŞEYARA ile değer farkı

Anahtar eşleşiyor ama tutar ya da tarih farklı olabilir. Listelerde B sütunu tutarsa:

=EĞERHATA(DÜŞEYARA(A2;$D$2:$E$500;2;YANLIŞ);"Yok")

Sonucu A listesindeki tutarla karşılaştırın:

=EĞER(C2=F2;"Aynı";"Farklı")

Yeni Excel sürümlerinde ÇAPRAZARA aynı işi daha rahat yapar.

Yöntem 3: Koşullu biçimlendirme

Küçük listelerde görsel yol da vardır. Seçilen aralığa "Yinelenen değerleri vurgula" biçimini uygularsanız ortak kayıtlar renklenir. Sayıları görmek istiyorsanız formül yöntemi daha kullanışlıdır.

Küçük bir örnek

Özet: 4 anahtar, 1 eşleşme, 1 değer farkı, 1 yalnızca A'da, 1 yalnızca B'de. Her iki liste de 1001 ile başlıyorsa toplamların farkı, 1002'deki 200 TL ile 1003 ve 1004'ün net etkisinden oluşur. Bu yüzden toplam tutarı eşit gören biri hâlâ hata yapıyor olabilir; satır satır karşılaştırmak şart.

Tuzaklar

• Fazla boşluklar: "A100 " ile "A100" Excel'e göre farklıdır. Anahtarları KIRP ile temizleyin.
• Büyük küçük harf: DÜŞEYARA harf boyutuna duyarsızdır, ama karşılaştırmayı = ile ya da ÖZDEŞ ile yaparsanız sonuç değişebilir. Türkçede i/İ ve ı/I farkına da dikkat edin.
• Sayı ve metin karışması: "1001" metin, 1001 sayı olduğunda eşleşmez. Hücre biçimlerini aynı yapın.
• Tekrar eden anahtarlar: DÜŞEYARA yalnızca ilk eşleşmeyi bulur. Tekrarları önce EĞERSAY ile tespit edin.
• Değerleri formülle kaydırmak: Büyük listelerde kayan satırlar karışıklık yaratır. Karşılaştırmadan önce iki listeyi de anahtara göre sıralayın.

Karşılaştırmaya başlamadan önce hazırlık

İki liste arasındaki farkların çoğu gerçek fark değil, biçim sorunudur. Karşılaştırmadan önce şunları yapın: anahtar sütununu metin ya da sayı olarak tek biçime getirin, baştaki ve sondaki boşlukları temizleyin, boş satırları silin ve her iki listede de aynı başlık düzenini kullanın. Ardından bir kopya üzerinde çalışın; böylece özgün veriyi bozma riskiniz kalmaz. Sonuçları kaydederken hangi tarihte, hangi dosyalarla karşılaştırma yaptığınızı da not edin.

Hazır karşılaştırma şablonu

Formülleri her seferinde yeniden kurmak istemezseniz hazır şablonu kullanabilirsiniz. Şablon ücretsizdir ve sıradan Excel formülleriyle çalışır.

• «Liste A» ve «Liste B» sayfaları: Verilerinizi yapıştırırsınız; her liste için en fazla 5000 satır, anahtar ve iki ek değer.
• «Parametreler» sayfası: Değer karşılaştırmalarını açıp kapatırsınız.
• «Özet» sayfası: Eşleşen, yalnızca A'da, yalnızca B'de, farklı ve tekrar eden kayıt sayıları ile kontrol toplamı.
• «Sadece A'da», «Sadece B'de» ve «Farklılıklar» sayfaları: Kaynak satır numaralarıyla hazır listeler.

Karşılaştırmadan önce anahtar temizlenir: fazla boşluklar silinir, harf boyutu önemsizdir, Ö ve O eşit sayılır. Karşılaştırma tam eşleşmeyledir; benzer (bulanık) eşleştirme yoktur. Excel 2007 ve üstünde ile LibreOffice'te çalışır, makro ve dış bağlantı yoktur, dosya Türkçedir.

Sık sorulan sorular

Kaç satıra kadar formüllerle karşılaştırma yapılabilir?

Excel binlerce satırı rahat işler, ancak DÜŞEYARA içeren çok sayıda hücre dosyayı yavaşlatabilir. Büyük listelerde formülleri yalnızca gerekli aralığa uygulayın.

İki sütunu aynı sayfada karşılaştırmak mümkün mü?

Evet. EĞER(A2=B2;"Aynı";"Farklı") satır satır karşılaştırır. Ama listeler farklı sırada ise satır karşılaştırması anlamsızdır; anahtar yöntemini kullanın.

Karşılaştırma sonucunu nasıl paylaşırım?

Yalnızca A'da, yalnızca B'de ve farklı kayıtları ayrı listelere alıp kaynak satır numarasıyla birlikte gönderin; böylece karşı taraf kaydı hızla bulur.

Yazım farkı olan isimleri nasıl eşleştiririm?

Excel'de standart formüllerle bulanık eşleştirme yoktur. Önce isimleri temizleyin ya da bir kod sütunu ekleyin; kod yoksa kalan kayıtları elle gözden geçirin.