Excel'de Kira Takip Tablosu Nasıl Hazırlanır: Tahakkuk, Ödeme ve Borç

Tek bir daireyi kiraya veriyorsanız kira takibi kolaydır: ay başında para gelir, gelmezse hatırlarsınız. İkinci ve üçüncü mülk eklendiğinde işler karışır. Hangi kiracı bu ay ödedi, kimde birikmiş borç var, hangi sözleşme ne zaman bitiyor, hangi daire boş?

Bu yazıda kira takibini Excel'de nasıl kuracağınızı gösteriyorum: hangi sayfalar gerekli, tahakkuk ve borç hangi formüllerle hesaplanır, sık yapılan hatalar neler. Tüm rakamlar örnektir.

Dört listeyle başlayın

1. Gayrimenkuller: Her mülk bir satır; ad ya da adres, tür (daire, ofis, garaj), aylık kira, durum (Kiralandı ya da Boş).
2. Kiracılar: Ad, telefon, notlar.
3. Sözleşmeler: Mülk, kiracı, başlangıç ve bitiş tarihi, aylık kira, ödeme günü, depozito.
4. Ödemeler: Tarih, sözleşme numarası, tutar.

Ödemeleri ayrı bir listede tutmak, kısmi ödeme ya da peşin ödeme gibi durumları sorunsuz karşılar.

Tahakkuk: bugüne kadar ne kadar kira işledi?

Tahakkuk, sözleşme başlangıcından bugüne kadar başlamış ay sayısı çarpı aylık kiradır. Başlangıç C2'de, bitiş D2'de, kira E2'de ise:

=(ETARİHLİ(C2;MİN(BUGÜN();D2);"M")+1)*E2

Burada ETARİHLİ tam ay farkını verir; başlayan ayı da saymak için 1 ekliyoruz. Bitişi geçmiş sözleşmede sayım bitiş tarihinde durur. Kira ay sonunda ödeniyorsa ya da ilk ay yarım ise kuralı kendinize göre uyarlayın.

Ödenen ve borç

Ödemeler sayfasında A sütunu sözleşme numarası, C sütunu tutar olsun:

=ETOPLA(Ödemeler!$A:$A;A2;Ödemeler!$C:$C)

Borç = tahakkuk − ödenen. Sonuç negatifse kiracı peşin ödemiş demektir; tabloda eksi işaretiyle görünmesi yeterlidir.

Örnek

Aylık kira 15.000 TL, sözleşme 1 Ocak'ta başladı, bugün 15 Mart.

Üçüncü ayın ödeme günü henüz geçmediyse bunun borç sayılıp sayılmayacağı sizin kuralınızdır; tablonun kuralını baştan belirleyip tüm sözleşmelerde aynı uygulayın.

Sözleşme bitişi ve boş mülk

Bitişe kalan gün: =D2-BUGÜN(). Uyarı için:

=EĞER(D2<BUGÜN();"Bitti";EĞER(D2-BUGÜN()<=60;"Yakında bitecek";"Geçerli"))

Bir mülkün kiralanıp kiralanmadığını, o mülk için bugün geçerli bir sözleşme olup olmadığına bakarak anlayın:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY(Sözleşmeler!$B:$B;A2;Sözleşmeler!$C:$C;"<="&BUGÜN();Sözleşmeler!$D:$D;">="&BUGÜN())>0;"Kiralandı";"Boş")

Durumu elle yazarsanız bir gün unutulur ve tablo gerçeği yansıtmaz.

Depozito

Depozito kira geliri değildir; kiracıya ait bir tutardır ve sözleşme sonunda iade edilir. Bu yüzden tahakkuk ve borç hesabına katmayın, ama sözleşmede ayrı bir sütunda saklayın. Tahsilat tarihi ve iade tarihi için de birer sütun eklemek faydalı olur.

Sık yapılan hatalar

• Kira artışını eski sözleşmeye işlemek: Kira artınca yeni bir sözleşme satırı ya da ek dönem açın; eski dönemin tahakkuku bozulmasın. Artış oranının yasal sınırlarını ayrıca kontrol edin.
• Ödemeyi tahakkukla karıştırmak: Tahakkuk "olması gereken", ödeme "olan"dır. Farkları borçtur.
• Banka dökümüyle eşleştirmemek: Ay sonunda ödemeler listesini hesap hareketleriyle karşılaştırın.
• Boş dönemi hesaba katmamak: Kiracı çıkıp yenisi gelene kadar geçen süre gelir kaybıdır; doluluk oranını izleyin.
• Bakım giderlerini ayrı tutmamak: Mülk bazında gider tutarsanız net getiriyi görürsünüz.

Ay sonu kontrol listesi

Her ay sonunda üç şey yapın: ödemeler listesini banka hareketleriyle karşılaştırın, borcu olan kiracıların listesini çıkarıp iletişime geçin ve bitişe 60 gün kalan sözleşmeleri gözden geçirin. Yenileme ya da yeni kiracı arama kararını bitişten önce verirseniz boş kalma süresini kısaltırsınız. Bu rutin yarım saatten fazla sürmez.

Hazır kira takip şablonu

Şablon ücretli bir üründür; sıradan formüllerle çalışan bir Excel dosyasıdır, muhasebe programı değildir.

• “Gayrimenkuller” sayfası: En fazla 100 mülk; “Kiralandı” veya “Boş” durumu, kiracı ve kira.
• “Kiracılar” sayfası: İletişim bilgileri.
• “Sözleşmeler” sayfası: En fazla 300 sözleşme; tarihler, kira tutarı, ödeme günü, depozito, tahakkuk, ödenen, borç ve durum.
• “Ödemeler” sayfası: Sözleşme numarasına göre tahsilat kaydı.
• “Özet” sayfası: Doluluk, aylık gelir, borçlar, bitişler ve grafik.

Kiracının borcu, sözleşme başlangıcından itibaren başlamış aylar için tahakkuk eden tutardan ödenenin çıkarılmasıyla bulunur; fazla ödeme eksi işaretiyle görünür. Sözleşme, bitişe belirlenen gün sayısından fazla kalmadıysa “Yakında bitecek” olur (varsayılan 60 gün). Mülk, bugün için geçerli bir sözleşmesi varsa kiralanmış sayılır. Pakette boş tablo ve kurgusal verili örnek bulunur. Excel 2007 ve üstünde ile LibreOffice'te çalışır, makro yok, dosya Türkçedir. Eşikler ayarlardadır; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Kira takibi için kaç mülke kadar Excel uygundur?

Birkaç on mülk için Excel rahat çalışır. Yüzlerce mülk ve çok sayıda kullanıcı varsa özel bir yönetim yazılımı düşünebilirsiniz.

Gecikmiş kira için faiz hesaplanabilir mi?

Tablo temel olarak tahakkuk ve borcu gösterir. Gecikme faizi için ayrıca yasal ya da sözleşmeye bağlı oran gerekir; bunu ayrı bir sütunda kendiniz hesaplayabilirsiniz.

Kısmi ödemeleri nasıl işlerim?

Her ödemeyi ayrı satır olarak kaydedin. Toplamları formül birleştirir, borç otomatik güncellenir.

Kiracı bilgilerini nasıl korurum?

Dosyayı parolalı tutun, yedeğini güvenli bir yerde saklayın ve yalnızca gerekli iletişim bilgilerini kaydedin.