Tedarikçi Teklifleri Excel'de Nasıl Karşılaştırılır: Puanlama ve Sıralama

Üç tedarikçiden teklif aldınız. Birinin fiyatı düşük, ötekinin teslimatı bir hafta önce, üçüncüsü iki yıl garanti veriyor. "Göz kararı" seçim yapmak kolay, ama sonradan "neden onu seçtik?" sorusuna cevap vermek zor.

Teklifleri tabloda yan yana koyup ölçütleri puanlamak hem daha adil bir karar verir hem de gerekçenizi belgelemenizi sağlar. Bu yazıda yöntemi adım adım ve sayılarla gösteriyorum.

Adım 1: Teklifleri aynı kalemlere indirin

Tedarikçiler teklifi farklı biçimlerde gönderir: biri paket fiyat, öteki kalem kalem, üçüncüsü nakliye hariç. Önce hepsini tek bir kalem listesine çevirin: ad, birim, miktar ve her tedarikçinin birim fiyatı. Karşılaştırma ancak aynı kapsam üzerinde anlamlıdır. Nakliye ve KDV'nin dahil mi hariç mi olduğunu hepsi için aynı kabul edin.

Toplam tutar her tedarikçi için TOPLA.ÇARPIM ile bulunur (miktarlar B, fiyatlar C sütununda):

=TOPLA.ÇARPIM($B$2:$B$20;C2:C20)

Adım 2: Ölçütleri ve ağırlıkları belirleyin

Çoğu alım için dört ölçüt yeterlidir: fiyat, teslim süresi, garanti ve ödeme vadesi. Önemlerine göre toplamı 100 olacak şekilde ağırlık verin. Örnek: fiyat %50, süre %20, garanti %15, vade %15. Acil bir alımda süreye, uzun ömürlü ekipmanda garantiye daha fazla ağırlık verirsiniz.

Adım 3: Her ölçüt için puan

Puanı 0 ile 1 arasında tutmak en kolay yoldur:

• Fiyat: en düşük toplam ÷ tedarikçinin toplamı
• Süre: en kısa süre ÷ tedarikçinin süresi
• Garanti: tedarikçinin garantisi ÷ en yüksek garanti
• Vade: tedarikçinin vadesi ÷ en uzun vade

Böylece "daha düşük daha iyi" ve "daha yüksek daha iyi" ölçütler aynı ölçeğe gelir. Genel puan, puanların ağırlıklarla çarpılıp toplanmasıdır.

Örnek hesap

Puanlar:

Genel puanlar (ağırlıklar 50/20/15/15):

• A: 0,95×0,50 + 0,50×0,20 + 0,50×0,15 + 0,67×0,15 ≈ 0,75
• B: 0,88×0,50 + 1,00×0,20 + 1,00×0,15 + 0,33×0,15 ≈ 0,84
• C: 1,00×0,50 + 0,36×0,20 + 0,50×0,15 + 1,00×0,15 ≈ 0,80

En ucuz teklif C'ydi, ama genel puanda B kazandı: daha kısa süre ve daha uzun garanti, 13.000 TL'lik fark ağırlığını dengeledi. Bu tür kararı ağırlıkları değiştirerek sınayabilirsiniz; fiyatın ağırlığı %70 olursa C öne geçer. Sonucun hassasiyetini bilmek, kararı savunmanızı kolaylaştırır.

Sıralamayı bulmak için RANK yerine uyumlu bir yöntem: =ÇOKEĞERSAY($H$2:$H$4;">"&H2)+1.

Kalem bazında en iyi fiyat

Her kalemin en ucuz olduğu tedarikçiyi bulmak için MİN ve KAÇINCI yeterlidir:

=İNDİS($C$1:$E$1;KAÇINCI(MİN(C2:E2);C2:E2;0))

Her kalemi en iyi fiyatlı yerden alsaydınız toplamda ne kadar tasarruf edeceğinizi de görürsünüz; ancak çok sayıda tedarikçiyle çalışmanın lojistik maliyeti olduğunu unutmayın.

Sık yapılan hatalar

• Eksik teklifi karşılaştırmak: Bir tedarikçi tüm kalemlere fiyat vermediyse toplamı düşük görünür. Eksik teklifi işaretleyin ve sıralamaya almayın.
• Ağırlıkları sonuca bakarak ayarlamak: Ağırlıkları teklifleri görmeden belirleyin.
• Gizli maliyetleri atlamak: Nakliye, kurulum, ambalaj ve vergiler toplamı değiştirir.
• Sadece fiyata bakmak: Geç gelen ya da garantisiz ürünün gerçek maliyeti genelde yüksektir.

Hazır teklif karşılaştırma şablonu

Şablon ücretli bir üründür ve sıradan formüllerle çalışan bir Excel dosyasıdır.

• «Ayarlar» sayfası: Satın alma adı, koşullarıyla en fazla 5 tedarikçi (teslim süresi, garanti, ödeme vadesi) ve kriter ağırlıkları.
• «Kalemler» sayfası: En fazla 40 kalem için ad, birim, miktar ve her tedarikçinin fiyatı; her kalem için en iyi fiyat ve en iyi tedarikçi.
• «Karşılaştırma» sayfası: Tedarikçilere göre toplam, minimumdan sapma, dört ölçüte göre puanlar, genel sıralama, kazanan ve grafik.
• «Talimat» sayfası: Nasıl doldurulacağı ve puanların nasıl hesaplandığı.

Tedarikçi tüm kalemlere fiyat vermediyse tabloda «eksik» yazar ve sıralamaya girmez. Pakette boş tablo ve kurgusal verili örnek bulunur. Excel 2007 ve üstünde ile LibreOffice'te çalışır, makro yok, dosya Türkçedir. Tablo karar vermenize yardımcı olur; satın alma sürecini kendi yönetmeliğinize göre yürütün.

Sık sorulan sorular

Kaç tedarikçiyi karşılaştırmak mantıklı?

Üç ila beş teklif çoğu alım için yeterlidir. Daha fazlası zaman alır ve karar kalitesini artırmaz.

Ağırlıkları kim belirlemeli?

Satın alma, kullanıcı birim ve gerekiyorsa yönetim birlikte. Ağırlıkları teklifler gelmeden yazılı hale getirmek tarafsızlığı korur.

Garanti ve vade için puanlama adil mi?

Yüksek değerin daha iyi olduğu kabulüne dayanır: uzun garanti ve uzun vade lehinizedir. Vade sizin için önemli değilse ağırlığını sıfıra yakın tutun.

Sonuç ile sezgim çelişirse ne yapmalıyım?

Ağırlıkları ve puanları yeniden gözden geçirin. Sezgi çoğu zaman tabloda yer almayan bir ölçütü (güven, geçmiş deneyim) işaret eder; gerekirse onu da ölçüt olarak ekleyin.