Excel'de düğün bütçesi ve davetli listesi nasıl tutulur

Düğün hazırlığı birkaç ay içinde onlarca kaleme dönüşür: salon ve yemek, fotoğrafçı, gelinlik ve damatlık, müzik, davetiyeler, kına, nişan, çiçekler, ulaşım. Her biri için ayrı sözleşme, ayrı kapora ve ayrı son ödeme tarihi vardır. Bir yandan da davetli listesi büyür, yanıtlar gelir, masalar planlanır.

Bunları mesajlaşma gruplarında ve kâğıt notlarda takip etmek hem stres yaratır hem de bütçe aşımını geç fark ettirir. Bir Excel tablosu ise tek bakışta ne kadar harcandığını, ne kadar ödeneceğini, kime ne zaman ödeme yapılacağını ve kaç kişinin geleceğini gösterir.

Bu yazıda düğün bütçesini ve davetli listesini Excel'de nasıl kuracağınızı, rakamlı bir örnekle anlatıyoruz.

Adım 1: Toplam bütçe ve yedek

İşe toplam bütçeyle başlayın: ailelerin katkısı dahil, düğüne ayırabileceğiniz tutar. Ardından beklenmedik giderler için bir yedek ayırın, örneğin %5–10. Bu para planlanan kalemlere dağıtılmaz; son haftalarda çıkan sürprizler için durur.

Adım 2: Harcama kalemleri

Her kalem bir satırdır ve dört tutar sütunu vardır:

• Plan: başta öngördüğünüz tutar
• Sözleşme: anlaşılan gerçek tutar
• Ödenen: şimdiye kadar ödenen (kapora dahil)
• Kalan: sözleşme (yoksa plan) − ödenen

Hesaba katılan tutar formülü: =EĞER(C2>0;C2;B2). Yani sözleşme yapıldıysa gerçek tutar, yapılmadıysa plan kullanılır.

Örnek

Toplam bütçe 600.000 ₺, yedek %5 (30.000 ₺).

Hesaba katılan toplam: 270.000 + 38.000 + 50.000 + 35.000 + 11.000 = 404.000 ₺.

Serbest kalan = 600.000 − 30.000 − 404.000 = 166.000 ₺. Bu, henüz listeye girmemiş kalemler (kına, çiçek, ulaşım, takı...) için elinizde kalan paradır. Eksiye düşerse bütçe aşılmış demektir.

Salon kaleminde sözleşme plandan 20.000 ₺ yüksek. Bunu fark etmek, diğer kalemlerde nereden kısılacağına erkenden karar vermeyi sağlar.

Adım 3: Ödeme tarihleri ve "trafik ışığı"

Her kalem için kalan ödemenin tarihini yazın. Durum formülü:

=EĞER(F2<=0;"Ödendi";EĞER(G2<BUGÜN();"Gecikmiş";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"Süresi yaklaşıyor";"Planlandı")))

F kalan, G kalan ödeme tarihidir. Koşullu biçimlendirmeyle "Gecikmiş" kırmızı, "Süresi yaklaşıyor" sarı olsun. Düğünden önceki son ay, birçok kalanın aynı haftaya yığıldığı dönemdir; bu sütun nakit ihtiyacını önceden görmenizi sağlar.

Adım 4: Davetli listesi

Her satır bir hane veya kişi: ad, grup (gelin tarafı, damat tarafı, arkadaşlar, iş), kişi sayısı, çocuk sayısı, davetiye gönderildi mi, yanıt (Gelecek / Gelmeyecek / Belirsiz), masa, menü türü.

Gelecek kişi sayısı:

=ETOPLA(F:F;"Gelecek";C:C)+ETOPLA(F:F;"Gelecek";D:D)

Restorana verilecek menü siparişi için menü türüne göre ÇOKETOPLA kullanın (örneğin standart, vejetaryen, çocuk menüsü).

Adım 5: Masa düzeni kontrolü

İki basit kontrol çoğu karışıklığı önler:

• Masası olmayan davetli: =EĞER(VE(F2="Gelecek";G2="");"masa gerekli";"")
• Dolu masa: her masadaki kişi sayısını ETOPLA ile toplayıp masa kapasitesiyle karşılaştırın.

Düğünden bir hafta önce "masa gerekli" yazan satır kalmamalı.

Sık yapılan hatalar

• Kaporayı ayrı tutmamak. Kaporayı unutup tam tutarı yeniden "kalan" saymak nakit ihtiyacını şişirir.
• Yedek payını harcamak. Yedek, planlanmış kalemlere dağıtıldığında artık yedek değildir.
• Çocukları saymamak. Salon ve menü çoğu zaman kişi başı fiyatlandırılır; çocuk sayısı hesabı değiştirir.
• Yanıtları geç toplamak. Salonlar kesin kişi sayısını genellikle birkaç gün önceden ister. "Belirsiz" yanıtları zamanında netleştirin.

Hazır şablon: Düğün Bütçesi ve Davetli Listesi

Bu yapının tamamı ücretli Excel şablonumuzda hazır:

• "Parametreler": etkinliğin adı ve tarihi, toplam bütçe, yedek, masalar ve yer sayıları, harcama kategorileri, davetli grupları ve menü türleri.
• "Harcamalar": en fazla 300 kalem; plan, sözleşmedeki tutar, ödenen, kalan ödeme tarihi, kalan, sapma ve ödeme durumu için trafik ışığı ("Süresi yaklaşıyor", "Gecikmiş").
• "Davetliler": en fazla 500 satır; kişi ve çocuk sayısı, davetiye, yanıt, masa ve menü. "Kontrol" sütunu masası olmayan davetlileri ve dolu masaları yakalar.
• "Özet": kategorilere göre bütçe, serbest kalan tutar, kalan ödemeler, yanıtlara göre davetliler, restoran için menü siparişi ve iki grafik.

Nişan, kına, mezuniyet veya şirket etkinliği için de kullanılabilir; kategorileri ve grupları "Parametreler" sayfasından değiştirmeniz yeterli. Excel 2007 ve sonrası ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

Sık sorulan sorular

Düğün bütçesi planlamaya ne zaman başlamalı?

Salon ve tarih kesinleşmeden önce. Salon ve yemek çoğu düğünde en büyük kalemdir ve diğer her şeyin ne kadar olabileceğini belirler; toplam bütçeyi bilmeden salon sözleşmesi imzalamak en sık yapılan hatadır.

Takılar ve hediyeler bütçeye girer mi?

Sizin satın aldığınız takılar ve hediyeler (örneğin aile büyüklerine) harcama olarak girmeli. Davetlilerden gelen takı ve hediyeler ise gelir olduğu için bu tabloda değil, ayrı bir notta tutulabilir; bütçeyi onlara güvenerek planlamamak daha temkinli bir yaklaşımdır.

İki aile masrafları paylaşıyorsa nasıl takip ederiz?

Açıklama sütununa kalemi kimin üstlendiğini yazın. Özet için bu sütuna göre ETOPLA ile iki toplam çıkarabilirsiniz. Böylece "kim neyi ödedi" sorusu tartışma değil, rakam olur.

Davetli sayısını nasıl tahmin ederim?

Önce iki ailenin ve çiftin listelerini birleştirip tam listeyi çıkarın, sonra gruplara göre öncelik verin. Davetiye gönderilenlerin tamamı gelmeyebilir; ama salonla anlaşırken kesin yanıtlara göre son sayıyı vermek en güvenli yoldur.