Excel'de Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? Fiyat Listesi ve Takip

Müşteri "bir teklif gönderebilir misiniz?" diye yazdı. Siz eski bir teklifi açıp üzerinde değişiklik yapıyor, fiyatları tek tek kontrol ediyor, KDV'yi yeniden hesaplıyor ve bir yerde unutulan eski müşteri adını silmeye çalışıyorsunuz. Yirmi dakika sonra teklif hazır; ama içinde bir yerde eski fiyat kalmış olabilir.

Teklif hazırlamak, tekrarlayan bir iştir ve tekrarlayan işler formüle devredilebilir. Fiyatları tek bir listeden çeken, toplamları kendisi hesaplayan ve gönderdiğiniz tekliflerin takibini yapan bir Excel düzeni kuracağız.

Adım 1: Fiyat listesi

Tüm ürün ve hizmetleri ayrı bir sayfada listeleyin: kod, ad, birim, birim fiyat. Her kaleme benzersiz bir kod verin (örneğin HZM-001). Teklifte kodu yazdığınızda ad ve fiyat otomatik gelecektir. Fiyat değişirse yalnızca bu listede güncellersiniz; yeni tekliflere doğru fiyat yansır.

Adım 2: Teklif satırları

Teklif satırında yalnızca kod ve miktar girilir; gerisi formülle gelir:

=EĞERHATA(DÜŞEYARA(A2;FiyatListesi!$A$2:$D$200;2;YANLIŞ);"") (ad)

=EĞERHATA(DÜŞEYARA(A2;FiyatListesi!$A$2:$D$200;4;YANLIŞ);0) (birim fiyat)

Satır toplamı miktar çarpı fiyattır. İndirimi iki düzeyde düşünün: kaleme özel (satır indirimi) ve teklifin tamamına (genel indirim):

=C2*E2*(1-F2)

F2 yüzde olarak satır indirimidir. Genel indirimi toplam üzerinden uygulayın.

Adım 3: KDV ve toplam

Ara toplam, indirim, KDV ve genel toplam şöyle sıralanır:

• Ara toplam: =TOPLA(G2:G30)
• İndirim sonrası: =ara_toplam*(1-genel_indirim)
• KDV: =indirim_sonrası*KDV_oranı
• Genel toplam: =indirim_sonrası+KDV

KDV oranını ayrı bir hücrede tutun, yasa değişirse tek yeri güncelleyin. Güncel oranı kendiniz kontrol edin; bu yazı oran vermiyor.

Örnek: 3 saatlik danışmanlık (her biri 1.500 TL) ve 1 adet rapor hazırlığı (4.000 TL) → ara toplam 8.500 TL. Yüzde 10 genel indirim sonrası 7.650 TL. KDV oranı kendi oranınızı yazın; örneğin yüzde 20 olsaydı 1.530 TL ve toplam 9.180 TL olurdu.

Adım 4: Geçerlilik süresi ve numara

Her teklife bir numara verin (TKL-2026-014 gibi), bir tarih ve geçerlilik süresi ekleyin. Süre bitişi:

=B2+C2

B2 teklif tarihi, C2 gün olarak süredir. "Bu fiyatlar 14 gün geçerlidir" gibi bir cümle, hammadde zamları için de sizi korur.

Adım 5: Teklif takibi

Teklifi göndermek işin yarısıdır. Gönderilen tekliflerin hangisi cevap bekliyor, hangisi kabul edildi, hangisinin süresi geçti? Takip tablosu şu sütunlarla yetinir: numara, müşteri, tarih, tutar, durum (Taslak, Gönderildi, Kabul edildi, Reddedildi), geçerlilik bitişi.

Süresi geçenleri bulmak:

=EĞER(VE(E2="Gönderildi";F2<BUGÜN());"Süresi geçti";"")

Dönüşüm oranı ise kabul edilenlerin gönderilenlere oranıdır:

=EĞERSAY(E2:E300;"Kabul edildi")/(EĞERSAY(E2:E300;"Gönderildi")+EĞERSAY(E2:E300;"Kabul edildi")+EĞERSAY(E2:E300;"Reddedildi"))

Haftada bir "Gönderildi" durumundaki ve süresi dolmak üzere olan teklifleri arayın; çoğu satış bu ikinci temasta gelir.

Adım 6: Yazdırma

Teklif sayfasını A4'e göre ayarlayın: üstte firma bilgileri, solda müşteri, ortada kalemler, altta toplamlar, ödeme koşulları ve imza alanı. Yazdırma alanını belirleyin, PDF'e kaydedip müşteriye gönderin. PDF gönderirseniz fiyat formüllerinin görünmemesi ve içeriğin değiştirilememesi gibi bir faydası da olur.

Sık yapılan hatalar

• Fiyatı teklife elle yazmak. Bir gün unutulan eski fiyat sizi zarara sokar.
• Geçerlilik süresi koymamak. Müşteri üç ay sonra aynı fiyatı isteyebilir.
• Gönderilen teklifleri kaydetmemek. Takip yoksa takip eden de yok.
• KDV dahil ve hariç fiyatı karıştırmak. Teklifte hangisi olduğunu açıkça yazın.

Hazır şablon: Ticari Teklif ve Fiyat Listesi

Ticari Teklif ve Fiyat Listesi şablonu bu düzeni hazır sunar. Ücretli bir şablondur.

• "Firma bilgileri" sayfasında şirket, iletişim, ödeme koşulları, süreler ve KDV girilir.
• "Fiyat listesi" ve "Müşteriler" sayfaları 200 kaleme ve 100 müşteriye kadar alır.
• "Kayıt defteri" ve "Kalemler" sayfaları 300 teklif ve 1500 kalemi tutar; durumlar Taslak, Gönderildi, Kabul edildi, Reddedildi'dir.
• "Teklif" sayfasında numarayı yazdığınızda A4 baskı formu hazırlanır. Kalemler fiyat listesi kodlarıyla girilir, indirim hem kaleme hem de teklifin tamamına yapılabilir.
• "Özet" sayfasında duruma göre teklifler ve tutarlar, dönüşüm, süresi geçenler ve ortalama sepet tutarı görünür.

Geçerlilik süresi teklif tarihine gün olarak eklenir; varsayılan "Firma bilgileri"nden gelir, isterseniz kendinizinkini girebilirsiniz. Durumu "Gönderildi" olan ve süresi dolan teklif süresi geçmiş sayılır. Satış yöneticileri, işletme sahipleri, küçük şirketler, serbest çalışanlar ve ajanslar için uygundur. Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek bulunur. Makro yok; Excel 2007 ve üstü ile LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Oranlar ve eşikler parametrelere alınmıştır, yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır. Düzeltmeler ve yeni sürümler ücretsiz.

SSS

Teklif ile proforma fatura arasındaki fark nedir?

Teklif fiyat önerisidir ve bağlayıcılığı geçerlilik süresiyle sınırlıdır. Proforma fatura ise ödeme öncesinde, ödeme talebi için düzenlenen bir belgedir. Hangisinin gerektiği iş ilişkinize ve muhasebecinizin önerisine bağlıdır.

Teklifi PDF olarak mı Excel olarak mı göndermeliyim?

PDF daha güvenlidir; müşteri fiyatları ya da formülleri değiştiremez ve her cihazda aynı görünür. Excel yalnızca müşteri düzenleme isterse gönderilir.

Hizmet ve ürün karışık tekliflerde ne yapmalıyım?

Aynı fiyat listesine hem ürün hem hizmeti kodla ekleyin; birimi "adet" ve "saat" gibi farklı yazabilirsiniz. Teklif satırı kodu çeker, gerisi aynı çalışır.

Teklifin sonucunu müşteriye nasıl sorarım?

Süre dolmadan 2-3 gün önce kısa bir mesajla hatırlatın ve sorulabilecek tek bir soru ekleyin: "Bütçe ya da kapsam konusunda güncellememi istediğiniz bir şey var mı?" Bu, kapalı bir "hayır"dan çok açık bir geri bildirim getirir.