KHIZHNYAKOVExcel'de Sözleşme Takip Tablosu Nasıl Hazırlanır: Bitiş Tarihi, Ödeme ve Borç
Süre ve Ödeme Takipli Sözleşme Listesi — Excel Şablonu — Şablonu aç →
Sözleşmeler dolaplarda, e-postalarda ve klasörlerde dağınık durduğunda iki şey kaçar: bitiş tarihleri ve ödemeler. Süresi sessizce dolan bir kira ya da hizmet sözleşmesi yenileme fırsatını da pazarlık gücünü de elinizden alır. Ödemesi eksik kalan bir sözleşme ise sonradan tartışma çıkarır.
İyi tutulmuş bir sözleşme listesi bu sorunları önler. Bu yazıda tabloyu nasıl kuracağınızı, bitiş uyarısını ve kalan tutarı hangi formüllerle hesaplayacağınızı gösteriyorum.
Sözleşme listesinde hangi sütunlar olmalı?
Bir sözleşme bir satırdır. Başlangıç için şu alanlar yeterlidir:
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| No | Sözleşme numarası (eşsiz) |
| Tür | Kira, hizmet, tedarik, bakım... |
| Karşı taraf | Firma ya da kişi |
| Bitiş tarihi | Tarih ya da "süresiz" |
| Tutar | Sözleşme bedeli |
| KDV | KDV dahil, KDV ayrıca, KDV'siz |
| Sorumlu | Kim takip ediyor |
| Ödenen | Ödemeler listesinden gelir |
Ödemeleri ayrı bir sayfada tutmak en doğrusudur: her ödeme bir satır, ilk sütunda hangi sözleşmeye ait olduğu.
Bitiş uyarısı
Bitiş tarihi E2 hücresindeyse, 30 gün kala uyarı vermek için:
=EĞER(E2="süresiz";"";EĞER(E2<BUGÜN();"Süresi doldu";EĞER(E2-BUGÜN()<=30;"Yakında bitiyor";"Geçerli")))
Süresiz sözleşmelerde bitiş sütununa "süresiz" yazmak, boş hücreden daha anlaşılırdır ve formül bunu ayrıca ele alır. Uyarı eşiğini bir ayar hücresine koyarsanız her seferinde formülü değiştirmezsiniz.
Kalan gün sayısını görmek için: =E2-BUGÜN().
KDV'yi doğru ele almak
Sözleşmelerin bir kısmı KDV dahil, bir kısmı KDV ayrıca yazılır. Bunu karıştırırsanız toplam borcunuz yanlış çıkar. Tabloda KDV'yi bir seçim sütunu yapın ve KDV dahil tutarı hesaplayın. KDV oranı F1 hücresinde (örneğin 0,20) ve tutar G2'deyse:
=EĞER(H2="KDV ayrıca";G2*(1+$F$1);G2)
KDV oranı değişebilir, bu yüzden hücreye yazın ve güncel oranı kontrol edin.
Ödenen, kalan ve borç
Ödemeler sayfasında A sütunu sözleşme numarası, B sütunu tutar olsun. Sözleşme listesinde ödenen tutar:
=ETOPLA(Ödemeler!$A:$A;A2;Ödemeler!$B:$B)
Kalan tutar, KDV dahil tutardan ödenenin düşülmesidir:
=I2-J2
Borç ise süresi dolmuş ve hâlâ kalan tutarı olan sözleşmelerde anlam taşır:
=EĞER(VE(E2<>"süresiz";E2<BUGÜN());K2;0)
Örnek
| Sözleşme | KDV dahil tutar | Ödenen | Kalan | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Ofis kirası | 120.000 TL | 90.000 TL | 30.000 TL | Geçerli |
| Temizlik hizmeti | 36.000 TL | 36.000 TL | 0 TL | Yakında bitiyor |
| Yazılım bakım | 24.000 TL | 12.000 TL | 12.000 TL | Süresi doldu |
Üçüncü satırda sözleşme bitmiş ama 12.000 TL ödeme duruyor; borç sütunu bunu doğrudan gösterir. İkinci satırda ise ödeme tamam ama bitiş yaklaşıyor, yenileme kararı vermeniz gerek.
Sık yapılan hatalar
- Ödemeyi sözleşme satırına elle yazmak: Birden fazla ödeme olduğunda toplamak zorlaşır. Ayrı sayfa tutun.
- Bitiş tarihini metin girmek: "31.12.2026" tarih biçiminde değilse uyarı formülü çalışmaz.
- Sorumlu kişiyi yazmamak: Uyarı çıktığında kimin harekete geçeceği belli olmalı.
- Otomatik yenilemeyi unutmak: Sözleşme kendiliğinden yenileniyorsa iptal bildirim süresini ayrıca not edin.
Listeyi düzenli tutmanın ipuçları
Yeni bir sözleşme imzalandığı gün listeye ekleyin ve taranmış kopyanın yerini not edin. Her ay başında uyarı sütununu filtreleyip önümüzdeki dönemde bitecekleri gözden geçirin. Sorumlu kişi sütununu mutlaka doldurun; uyarıyı gören kişi harekete geçecek kişi olmalı. Bitmiş sözleşmeleri silmek yerine arşiv sayfasına taşıyın.
Hazır sözleşme listesi şablonu
Şablon ücretli bir üründür ve sıradan formüllerle çalışır.
- «Parametreler» sayfası: KDV oranı, KDV modu, uyarı için kalan gün sayısı; tür, karşı taraf ve sorumlu listeleri.
- «Sözleşmeler» sayfası: En fazla 300 sözleşme; geçerlilik süresi (tarih ya da «süresiz»), tutar, «KDV dahil» veya «KDV ayrıca», yenileme, sorumlu, ödenen, kalan, borç, uyarılar ve trafik ışığı.
- «Ödemeler» sayfası: Sözleşme numarasına göre en fazla 1500 ödeme.
- «Süresi Dolanlar» sayfası: Süresi dolmak üzere olan sözleşmelerin listesi, makrosuz aciliyet sıralaması.
- «Özet» sayfası: Türlere ve karşı taraflara göre dağılım, kalan tutara göre ilk 10 ve aylara göre bitiş grafiği.
Excel 2007 ve üstünde ile LibreOffice'te çalışır; makro ve dış bağlantı yoktur, dosya Türkçedir. KDV oranı düzenlenebilir bir parametredir.
Sık sorulan sorular
Sözleşmenin kendisini de tabloya eklemeli miyim?
Taranmış kopyayı bir klasörde tutun, tabloya dosya adını ya da yerini yazın. Dosyanın kendisini Excel'e gömmek tabloyu şişirir.
Uyarı için kaç gün yeterli?
Sözleşmenin yenileme ya da iptal sürecine göre değişir; çoğu için 30 ila 60 gün makul. İptal bildirimi 90 gün öncesinden gerekiyorsa eşiği ona göre ayarlayın.
Süresiz sözleşmelerde neyi izlemeliyim?
Bitiş yoktur, ama ödemeler ve yıllık fiyat artışı vardır. Bu yüzden ödemeleri yine kaydedin ve yılda bir gözden geçirmek için not düşün.
Tablo hukuki danışmanlığın yerini tutar mı?
Hayır. Takip ve hatırlatma aracıdır; sözleşme maddelerinin yorumu için uzmana başvurun.
