Excel'de İlaç ve Son Kullanma Tarihi Takibi Nasıl Yapılır?

Çekmecede duran ağrı kesicinin tarihine en son ne zaman baktınız? Çoğumuz ilacı tam ihtiyaç duyduğumuz anda, kutusunu çevirip tarihe bakarken fark ederiz ki süresi geçmiş. Ofislerde ve okul revirlerinde durum daha da karışık: kim neyi aldı, hangi ambalaj bitti, belli değil.

Bu yazıda ilk yardım dolabı için basit bir Excel takip düzeni kuracaksınız. Hangi sütunların gerekli olduğunu, süresi yaklaşanları formülle nasıl yakalayacağınızı ve satın alma listesini nasıl otomatik çıkaracağınızı göreceksiniz. Her şeyi sıfırdan kendiniz de kurabilirsiniz; sonda hazır bir şablondan da söz edeceğim.

Önce dolabı sayın ve tabloyu tasarlayın

Bir hafta sonu dolaptaki her şeyi masaya çıkarın. Her kutu için şunları not edin:

• İlacın veya malzemenin adı (örneğin parasetamol 500 mg, steril gazlı bez, yara bandı)
• Form: tablet, şurup, krem, sargı
• Eldeki miktar (ambalaj veya adet olarak)
• Asgari stok: "bundan aşağı düşmesin" dediğiniz sayı
• Son kullanma tarihi

Bu beş sütun yeterlidir. Reçeteli ilaçlar için doz veya tedavi bilgisi eklemeyin; tablo bir envanterdir, tedavi planı değildir. Doz konularını her zaman hekiminize ve prospektüse bırakın.

Açılmış ürünlerde dikkat edin: şurup, göz damlası ve krem gibi ürünlerin kutuda yazan tarihi kapalıyken geçerlidir. Açıldıktan sonraki kullanım süresi prospektüste ayrıca belirtilir. Böyle ürünler için tarih sütununa, açılış tarihine göre hesapladığınız daha erken tarihi yazın.

Süresi yaklaşanları formülle yakalayın

Tarihe elle bakmak yerine Excel'in bunu sizin için yapmasını sağlayın. Diyelim ki son kullanma tarihi E sütununda. Kalan gün sayısı için:

=E2-BUGÜN()

Sonuç negatifse ilacın süresi geçmiştir. Durum yazdırmak için:

=EĞER(E2<BUGÜN();"Çıkar";EĞER(E2-BUGÜN()<=60;"Yakında doluyor";"Uygun"))

Buradaki 60 günü kendi tercihinize göre değiştirin. Evde 60 gün makul olabilir, çok kişinin kullandığı bir ofiste 90 gün daha rahat bir pay bırakır. Bu sayıyı formülün içine gömmek yerine ayrı bir hücreye yazıp formülde ona başvurursanız, değiştirmek tek hamle olur.

Ardından koşullu biçimlendirme ekleyin: süresi geçenler kırmızı, yaklaşanlar sarı görünsün. Tabloyu açtığınız anda sorunlu satırlar göze batar.

Kullanımı kaydedin, kalan miktarı hesaplayın

Stok sayısını elle güncellemek en sık yapılan hatadır; birkaç hafta sonra sayılar gerçeği yansıtmaz. Daha sağlam yol, kullanımı ayrı bir sayfada kaydetmektir. Her kullanım bir satır olsun: tarih, ilaç adı, kullanılan adet.

Kalan miktarı ana tabloda şöyle hesaplarsınız:

=C2-ETOPLA(Kullanım!B:B;A2;Kullanım!C:C)

Burada C2 başlangıç miktarı, A2 ilacın adıdır. ETOPLA, kullanım sayfasında o ilaca ait tüm adetleri toplar.

Satın alma listesi

Kalan miktar asgari stokun altına düştüğünde ilaç alınacaklar listesine girmelidir. Örnek:

Formül: =EĞER(B2<C2;"Satın al";"Yeterli"). Listeyi süzgeçle yalnızca "Satın al" satırları kalacak biçimde filtreleyip eczaneye giderken telefondan veya çıktıdan okuyabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Tarihi metin olarak yazmak. "03.2027" gibi girişler Excel'de tarih sayılmayabilir ve formüller çalışmaz. Tam tarih girin (örneğin 31.03.2027).
• Aynı ilacın iki ambalajını tek satırda toplamak. Tarihleri farklıysa ayrı satır yazın; yoksa erken dolan ambalajı gözden kaçırırsınız.
• Tabloyu hiç açmamak. Ayda bir, örneğin her ayın ilk pazarı, tabloyu açıp "Çıkar" yazan satırlara bakmayı alışkanlık yapın.
• Süresi geçeni dolapta bırakmak. Listede "Çıkar" yazanları fiilen dolaptan alın. Atık ilaçları çöpe değil, eczanelerdeki ilaç atık kutularına bırakın.

Hazır Excel şablonu

Tabloyu kendiniz kurmak istemezseniz hazır şablon aynı mantıkla çalışır; formüller, filtreler ve listeler hazırdır. Şablon ücretlidir ve şu sayfalardan oluşur:

• “İlaçlar”: ad, form, miktar, asgari stok ve son kullanma tarihi burada tutulur.
• “Kullanım”: kullanılan ambalajların kayıtları. Kalan miktar, miktar eksi bu sayfadaki kullanım olarak hesaplanır.
• “Çıkarılacaklar”: süresi geçmiş ilaçlar kendiliğinden listelenir.
• “Satın Alınacaklar”: stoku asgarinin altına düşen ilaçlar ve bir özet. Her iki liste de yazdırmaya hazırdır.

Süresi dolmak üzere olanlar vurgulanır; kaç gün kala "dolmak üzere" sayılacağını “Parametreler” sayfasından siz belirlersiniz. Ev, ofis, okul revirleri ve doğa veya spor kulüpleri gibi ilk yardım dolabı olan herkes kullanabilir.

Pakette boş bir tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek var, bu sayede formüllerin nasıl çalıştığını önce örnekte görebilirsiniz. Makro yoktur; Excel 2007 ve üstünde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu bir kayıt tablosudur, tıbbi program değildir; doz ve reçete içermez. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

İlaçların son kullanma tarihi geçince hemen tehlikeli olur mu?

Tarih, üreticinin ürünün etkinliğini ve güvenliğini garanti ettiği son gündür. Süresi geçmiş ilacı kullanmamak en güvenli yoldur; şüphe duyduğunuzda eczacınıza danışın.

Tabloyu ne sıklıkla kontrol etmeliyim?

Ayda bir kontrol çoğu ev ve ofis için yeterlidir. Çok kişinin kullandığı yerlerde, örneğin revirde, haftalık bakmak daha güvenlidir. Kış öncesi ve tatil öncesi tam sayım yapmak da iyi bir alışkanlıktır.

Eczane kutuları dışındaki malzemeleri de yazmalı mıyım?

Evet. Steril bez, sargı, antiseptik ve eldiven gibi malzemelerin de tarihi olur. Aynı tabloya form sütununda "malzeme" diyerek ekleyin.

Excel yerine telefon uygulaması daha iyi değil mi?

Uygulamalar pratik olabilir ama listeyi yazdırmak, kendi alanlarınızı eklemek ve kimseye veri vermeden çalışmak için Excel esnektir. Tablo bilgisayarınızda kalır.