Boʻlimning yillik ish rejasi va bajarilish hisoboti: Excelda tuzish

Yillik ish rejasi odatda yanvarda yoziladi va dekabrgacha deyarli ochilmaydi. Hisobot paytida esa bir necha kun ketadi: kim nimani bajargan, qaysi tadbir qolib ketgan, foiz qancha — bularni qoʻlda yigʻishga toʻgʻri keladi.

Agar rejaning oʻzi hisob-kitob qiladigan jadval boʻlsa, hisobot deyarli oʻzi tayyor boʻladi. Quyida shunday jadvalni Excelda qanday tuzishni koʻrsatamiz.

Reja jadvali tuzilmasi

Har bir tadbir — bitta qator. Kerakli ustunlar:

Tadbirni «ish olib borish» kabi noaniq yozmang: «Yillik hisobotni tayyorlash va topshirish» kabi natijani koʻrsatadigan ifoda yaxshiroq. Aks holda yil oxirida bajarildi-bajarilmadi degan savolga javob berib boʻlmaydi.

Holatni formula bilan aniqlang

Qoidani avval oddiy tilda yozing:

• bajarilgan sana bor yoki tayyorlik 100% — «Bajarilgan» (muddatdan keyin boʻlsa — «Kechikib bajarilgan»);
• aks holda, muddat oʻtgan — «Kechikkan»;
• muddatgacha 7 kun yoki kam qolgan — «Yaqinlashmoqda»;
• qolgani — «Jarayonda» yoki «Boshlanmagan».

Excelda (D2 — muddat, E2 — bajarilgan sana, F2 — tayyorlik):

=IF(OR(E2<>"";F2=1);IF(AND(E2<>"";E2>D2);"Kechikib bajarilgan";"Bajarilgan");IF(TODAY()>D2;"Kechikkan";IF(D2-TODAY()<=7;"Yaqinlashmoqda";IF(F2>0;"Jarayonda";"Boshlanmagan"))))

Uzun koʻrinadi, ammo oddiy: har bir IF bitta savolga javob beradi. «7 kun» oʻrniga alohida katakni ishlatsangiz (masalan, $K$1), chegarani oson oʻzgartirasiz.

Choraklar va bajarilish foizi

Chorakni muddatdan topamiz:

=ROUNDUP(MONTH(D2)/3;0)

Muddat 14 may boʻlsa, MONTH = 5, 5/3 = 1,67, yuqoriga yaxlitlash — 2-chorak.

Endi misol. 2-chorakda 20 ta tadbir rejalashtirilgan, 15 tasi bajarilgan, 3 tasi kechikkan, 2 tasi jarayonda:

=COUNTIFS(Chorak;2;Holat;"Bajarilgan")/COUNTIF(Chorak;2)

15/20 = 75%. Kechikkanlar soni — =COUNTIFS(Chorak;2;Holat;"Kechikkan") = 3. Shu ikki raqam rahbarga maʼruza uchun yetarli boshlangʻich nuqta.

Qisman tayyor tadbirlar bor boʻlsa, oʻrtacha bajarilishni hisoblash mumkin: bajarilganlar uchun 100%, qolganlar uchun kiritilgan foiz, soʻng AVERAGE. Bu «nechta tadbir tugadi» dan farq qiladi, ikkalasini aralashtirmang.

Hisobotga nimalarni kiritish kerak

1. Boʻlimlar boʻyicha bajarilish (har bir reja boʻlimi uchun foiz).
2. Kechikkan tadbirlar roʻyxati — sababi va yangi muddati bilan.
3. Masʼullar boʻyicha yuklama: kimda nechta ochiq tadbir bor.
4. Choraklar dinamikasi — oddiy ustunli diagramma.

Kechikkan tadbirlar roʻyxatini qoʻlda yozmang: filtr (Filter) bilan «Kechikkan» holatini tanlang va nusxalang. Yoki FILTER funksiyasi bor Excelda tayyor roʻyxat chiqadi.

Reja tuzishda nimalarga eʼtibor berish kerak

Yaxshi reja jadvaldan oldin boshlanadi. Har bir tadbir uchun uch savolga javob toping: natija nima, kim javob beradi va qaysi sanagacha. Agar uchinchisiga aniq sana yozib boʻlmasa, tadbir hali rejaga tayyor emas. Katta ishni (masalan, «Xodimlarni oʻqitish») kichik bosqichlarga boʻling: har birining oʻz muddati va masʼuli boʻlsin. Shunda 70% tayyor degan noaniq gap oʻrniga «uch bosqichdan ikkitasi bajarildi» deb ayta olasiz.

Reja boʻlimlarini ham oldindan belgilang: ular hisobotning boʻlimlari boʻladi. Bir yil ichida boʻlim nomini oʻzgartirmang, aks holda choraklarni solishtirib boʻlmaydi.

Odatiy xatolar

• Muddat oʻrniga «iyun oxirigacha» deb matn yozish. Hisoblash uchun aniq sana kerak.
• Holatni qoʻlda yozish. Bir oydan keyin u eskiradi.
• Rejani yil davomida oʻzgartirib, eski variantni yoʻqotish. Muddat koʻchirilsa, sababini alohida ustunda yozib boring.
• Hamma tadbirni bir xil vaznda sanash, katta va mayda ishni teng hisoblash. Kerak boʻlsa, «muhim» belgisi qoʻshing.

Tayyor shablon: yillik ish rejasi va bajarilish hisoboti

Tayyor Excel fayli yuqoridagi tamoyillarni bir joyga yigʻadi. Unda toʻrt varaq bor:

• «Maʼlumotnomalar» — tashkilot, yil, «yaqinlashmoqda» parametri, reja boʻlimlari, masʼullar;
• «Reja» — 500 tagacha tadbir; chorak, holat va kechikish oʻzi hisoblanadi;
• «Xulosa» — yakunlar, choraklar va masʼullar boʻyicha bajarilish, holatlar, ikkita diagramma;
• «Hisobot» — boʻlimlar boʻyicha bajarilish, kechikkan tadbirlar roʻyxati va imzo qatorlari.

Natijada reja yozilgan zahoti hisobot tayyor turadi. Toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Shablon pullik; loyihaning tuzatishlari va yangi versiyalari bepul. Excel 2007 va undan yangi versiyalar yoki LibreOffice kerak, makroslar yoʻq. Ustun nomlari va ifodalarni tashkilotingiz hujjatlari bilan solishtiring.

Koʻp beriladigan savollar

Reja yil davomida oʻzgarsa nima qilish kerak?

Muddatni yangilang, eski sanani esa «izoh» ustunida qoldiring. Shunda hisobotda kechikish sababini tushuntirish mumkin boʻladi.

Davomli (doimiy) tadbirlarni qanday yozish kerak?

Ularni oylar yoki choraklarga boʻlib, alohida qatorlarda yozing, masalan, «Oylik hisobotni topshirish — yanvar». Shunda har bir davr alohida bajariladi va hisoblanadi.

Bir tadbirda bir nechta masʼul boʻlsa-chi?

Bitta asosiy masʼul koʻrsating, qolganlarini ifodaga yoki izohga yozing. Ikki masʼul — hech kim masʼul emas degani.