Toʻlov arizalari reyestrini Excelda qanday yuritish kerak

Toʻlov arizalari telefonda, messenjerda, qogʻozda va elektron pochtada keladi. Bir ariza ikki marta toʻlanadi, ikkinchisi esa muddati oʻtib ketguncha unutiladi, oyning oxirida esa byudjet allaqachon oshib ketganini bilib qolasiz.

Hamma arizani bitta reyestrga yigʻish bu muammoning katta qismini yopadi. Quyida reyestrni Excelda qanday tuzish va undan nimalarni olish mumkinligini koʻrasiz.

Reyestr ustunlari

Har bir ariza — bitta qator. Minimal toʻplam:

Holat, modda, boʻlim va kelishuvchilarni ochiladigan roʻyxatdan tanlang. Erkin matn kiritilsa, «Marketing», «marketing» va «Marketing boʻlimi» uch xil narsa boʻlib qoladi va yigʻma hisob ishlamaydi.

Muddati oʻtgan toʻlovlarni toping

Oddiy qoida: toʻlanmagan, rad etilmagan va muddati oʻtgan ariza — kechikkan. J2 — holat, F2 — muddat:

=IF(AND(J2<>"Toʻlangan";J2<>"Rad etilgan";F2<TODAY());"Kechikkan";"")

Shu ustun boʻyicha shartli formatlash bilan qatorni qizil qiling. Muddati oʻtgan umumiy summa:

=SUMIFS(Summa;Holat;"<>Toʻlangan";Holat;"<>Rad etilgan";Muddat;"<"&TODAY())

Kuniga bir marta shu bitta raqamga qarash kifoya.

Toʻlov kalendari

Hafta boshida eng muhim savol: yaqin ikki haftada nima toʻlash kerak? Kunlar boʻyicha jamlang:

=SUMIFS(Summa;Muddat;A2;Holat;"Kelishilgan")

Bu yerda A2 — kalendar jadvalidagi kun. Misol: dushanba kuni 4 ta kelishilgan ariza bor — 3 200 000, 850 000, 1 400 000 va 600 000 soʻm. Jami 6 050 000 soʻm. Shu summa hisobda bor-yoʻqligini oldindan tekshirib qoʻyasiz, kassa uzilishi kutilmagan boʻlmaydi.

Moddalar boʻyicha limit

Har bir xarajat moddasiga oylik limit belgilang va toʻlangan hamda rejalashtirilgan arizalar bilan solishtiring. Misol: «Ofis xarajatlari» limiti — 5 000 000 soʻm, toʻlangan 3 100 000, kelishilgan, lekin hali toʻlanmagan 1 400 000. Band qilingan: 4 500 000, qoldiq 500 000. Yangi ariza 800 000 boʻlsa, uni kelishishdan oldin limit oshishi koʻrinadi.

Qoldiq formulasi:

=Limit-SUMIFS(Summa;Modda;A2;Holat;"Toʻlangan")-SUMIFS(Summa;Modda;A2;Holat;"Kelishilgan")

Reyestr bilan kundalik ish tartibi

Reyestr tartib bilan yuritilganda ishlaydi. Oddiy kundalik tartib: ertalab «Kechikkan» arizalarni koʻrib chiqing; keyin bugungi muddatli kelishilgan arizalarni toʻlovga yuboring; kun davomida kelgan yangi arizalarni darhol kiriting, hatto kelishuvgacha. Ariza reyestrga kirmaguncha uni mavjud deb hisoblamang: ogʻzaki va messenjerdagi soʻrovlar aynan shunday yoʻqoladi.

Ustuvorlik ustunini ham kiriting: masalan, 1 — shoshilinch (ish haqi, soliqlar, muhim yetkazib beruvchi), 2 — oddiy, 3 — kechiktirsa boʻladi. Mablagʻ yetmaydigan kuni nimani birinchi toʻlashni aynan shu ustun hal qiladi. Reyestrni muddat boʻyicha va ustuvorlik boʻyicha saralab, ikkita roʻyxat olish mumkin.

Kelishuv ustida ham qoida boʻlsin: katta summa uchun ikki kelishuvchi, kichigi uchun bittasi. Reyestrda bu alohida ustun va holat oʻzgarishi bilan qayd etiladi, shunda kim va qachon tasdiqlagani keyin ham aniq koʻrinadi.

Odatiy xatolar

• Bir ariza uchun bir nechta qator. Qismlab toʻlansa, summani ajrating, lekin asosiy raqamni takrorlamang.
• Dublikatlar. Bir xil kontragent, asos va summa ikki marta kiritilmasligi uchun COUNTIFS bilan tekshiring.
• Holat yangilanmaydi. Toʻlov oʻtdi, reyestr esa «kelishilgan» deb turaveradi va summa ikki marta hisoblanadi.
• Ustuvorlik belgilanmaydi. Mablagʻ yetmaganda nimani birinchi toʻlash noaniq qoladi.

Tayyor shablon: toʻlov arizalari reyestri

Tayyor Excel shabloni shu tamoyillarni bitta faylga yigʻadi:

• «Maʼlumotnomalar» — oylik limitli xarajat moddalari, boʻlimlar, kelishuvchilar;
• «Arizalar» — 1200 tagacha ariza: boʻlim, kontragent, asos, modda, summa, muddat, kelishuvchi, holat, toʻlov sanasi, toʻlov topshirigʻi raqami, ustuvorlik va svetofor;
• «Toʻlov kalendari» — yaqin 14 kun uchun kunlar boʻyicha nima toʻlash kerak va muddati oʻtganlar;
• «Xulosa» — holatlar boʻyicha summalar, oy uchun moddalar limiti va xarajat, diagrammalar.

Foydasi shundaki, muddati oʻtgan toʻlovlar oʻzi koʻrinadi, kalendar oʻzi quriladi, limit qoldigʻi esa oʻzi hisoblanadi, oshib ketsa qizil boʻladi. Toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Shablon pullik. Excel 2007 va undan yangi versiyalar hamda LibreOffice bilan ishlaydi, makroslarsiz. Bu oddiy formulalar jadvali, buxgalteriya dasturi emas; parametrlarni oʻz qoidalaringiz bilan solishtiring.

Koʻp beriladigan savollar

Reyestr buxgalteriya hisobini almashtiradimi?

Yoʻq. U arizalar va ularning kelishuvini nazorat qilish uchun ishchi vosita, rasmiy hisob uchun emas.

Arizani rad etganda nima qilish kerak?

Qatorni oʻchirmang, holatini «Rad etilgan» qilib qoldiring. Keyinroq nima uchun rad etilganini koʻrsatish mumkin boʻladi va summa limitga kirmaydi.

Bir nechta kishi bir faylda ishlasa-chi?

Arizalarni bitta kishi (yoki ikki kishi) kiritsin, kelishuvchilar esa faqat holatni oʻzgartirsin. Faylni bir vaqtda bir nechta odam tahrirlasa, versiyalar adashadi.