Boʻlinmalar koʻrsatkichlari monitoringi Excelda: reja, fakt, svetofor

Boshqarmada bir nechta boʻlim bor, har birining oʻnlab koʻrsatkichi bor, raqamlar esa turli fayllarda. Yigʻilishda rahbar umumiy manzarani koʻrmaydi: kim rejani bajaryapti, kimniki orqada, dinamika oʻsyaptimi yoki tushyaptimi.

Reja va faktni bitta tuzilmaga yigʻsangiz, Excel bajarilish foizini, svetoforni va reytingni oʻzi hisoblaydi. Quyida buni qanday qurishni koʻrasiz.

Koʻrsatkichlar maʼlumotnomasi

Avval nimani kuzatishni aniqlang. Har bir koʻrsatkich uchun:

Yoʻnalish muhim. Qabul qilingan arizalar sonida koʻp yaxshi, shikoyatlar yoki ijro muddatida esa kam yaxshi. Jamlash ham farq qiladi: arizalar soni oylar boʻyicha qoʻshiladi, oʻrtacha ijro muddati esa oʻrtacha olinadi — qoʻshib boʻlmaydi.

Koʻrsatkichlarni juda koʻp qilmang. Har bir boʻlinma uchun 5–7 asosiy koʻrsatkich yetarli, aks holda raqamlar orasida adashasiz.

Reja va fakt jadvallari

Ikkita jadval yarating: Reja va Fakt. Qatorlar — «boʻlinma — koʻrsatkich» juftliklari, ustunlar — yanvardan dekabrgacha oylar. Reja yil boshida, fakt har oy kiritiladi. Ikki jadvalning tuzilishi bir xil boʻlsin, shunda hisob-kitobda bir xil katakka havola qilasiz.

Bajarilish foizini hisoblang

«Koʻproq yaxshi» koʻrsatkich uchun bajarilish — faktning rejaga nisbati:

=Fakt/Reja

«Kamroq yaxshi» uchun teskarisi:

=Reja/Fakt

Misol 1: reja — 200 ariza, fakt — 230. Bajarilish 230/200 = 115%. Misol 2: ijro muddati rejada 10 kun, faktda 12 kun (kam yaxshi): 10/12 = 83%.

Juda katta natija reytingni buzmasligi uchun foizni yuqoridan cheklang, masalan 150% bilan:

=MIN(Fakt/Reja;1,5)

Aks holda bitta koʻrsatkichdagi 400% boshqa beshta qoloqlikni yashirib qoʻyadi. Nolga boʻlishdan ham saqlaning: =IF(Reja=0;"";...).

Oshib boruvchi yakun

Hisobot oyigacha yakun kerak. Yigʻindi turdagi koʻrsatkich uchun yanvardan joriy oygacha:

=SUM(B2:D2)

(masalan, mart uchun uch oy). Oʻrtacha turdagi uchun — AVERAGE. Misol: reja yanvar–mart 100 + 100 + 100 = 300, fakt 90 + 110 + 115 = 315. Bajarilish 315/300 = 105%.

Hisobot oyini alohida katakka chiqaring va formulalarda =SUM(OFFSET(B2;0;0;1;$K$1)) kabi yoki INDEX bilan oraliqni shu katakka bogʻlang: oyni almashtirsangiz, hammasi qayta hisoblanadi.

Svetofor

Chegaralar oddiy: masalan, 100% va undan yuqori — yashil, 90–99% — sariq, 90% dan past — qizil. Chegaralarni alohida kataklarga yozing:

=IF(E2>=$K$1;"Yashil";IF(E2>=$K$2;"Sariq";"Qizil"))

Rang uchun shartli formatlash ishlating. Chegarani oʻzgartirsangiz, barcha ranglar yangilanadi. Misol: 105% — yashil, 95% — sariq, 83% — qizil.

Dinamika va reyting

Dinamika — bajarilishning oldingi oyga nisbatan oʻzgarishi: oʻsyapti (↑), tushyapti (↓) yoki oʻzgarmagan. Bu raqam bitta oyning bajarilishidan koʻra koʻproq narsa aytadi: 98% va oʻsayotgan koʻrsatkich 105% va tushayotgan koʻrsatkichdan yaxshiroq signal boʻlishi mumkin.

Boʻlinma reytingi — uning koʻrsatkichlari bajarilishining oʻrtachasi (vazn bilan):

=SUMPRODUCT(Bajarilish;Vazn)/SUM(Vazn)

Vazn muhim koʻrsatkichlarga katta, ikkinchi darajalilarga kichik raqam beradi. Reytingda joyni RANK bilan olasiz: =RANK(F2;$F$2:$F$13).

Misol: uch boʻlinma — 108%, 97% va 85%. Reyting: 1, 2, 3. Qizil zonada nechta koʻrsatkich borligini COUNTIF bilan sanang: rahbarga «12 ta koʻrsatkichdan 3 tasi qizil» deyish koʻproq ish beradi.

Odatiy xatolar

• Hamma koʻrsatkichni yigʻindi sifatida jamlash. Foiz va oʻrtacha muddatlarni qoʻshib boʻlmaydi.
• Yoʻnalishni hisobga olmaslik: shikoyat soni oshsa, «yaxshi» chiqadi.
• Rejani oʻrtada tinimsiz oʻzgartirish: taqqoslash maʼnosini yoʻqotadi.
• Juda koʻp koʻrsatkich: eʼtibor tarqaladi.

Tayyor shablon: boʻlinmalar koʻrsatkichlari monitoringi

Tayyor Excel shablonida yuqoridagi hammasi tayyor:

• «Maʼlumotnomalar» — yil, hisobot oyi, svetofor chegaralari, boʻlinmalar (12 tagacha) va koʻrsatkichlar (20 tagacha): birligi, yoʻnalishi, jamlashi va vazni bilan;
• «Reja» va «Fakt» — yanvardan dekabrgacha oylar bilan «boʻlinma — koʻrsatkich» 200 tagacha qator; «Fakt»da nomlar oʻzi qoʻyiladi;
• «Hisob-kitob» — oshib boruvchi yakun boʻyicha bajarilish, svetofor, oʻtgan oyga nisbatan dinamika va har bir oy boʻyicha bajarilish;
• «Xulosa» — boʻlinmalar reytingi, yashil, sariq va qizil zonadagi koʻrsatkichlar soni, oylar boʻyicha dinamika jadvali va ikkita diagramma.

«Hisobga olish maksimumi» parametri bajarilishni yuqoridan cheklaydi (standart boʻyicha 150%). Boshqarma, muassasa va boʻlim rahbarlari, nazorat va hisobot mutaxassislari uchun. Toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Shablon pullik; tuzatishlar va yangi versiyalar bepul. Excel 2007 va undan yangi versiyalar hamda LibreOffice bilan ishlaydi, makroslarsiz. Chegaralarni amaldagi qoidalar bilan solishtiring, hisob-kitob taxminiy.

Koʻp beriladigan savollar

Nechta koʻrsatkich kuzatish kerak?

Boʻlinma uchun 5–7 asosiy koʻrsatkich yetarli. Koʻp raqam ortiqcha shovqin yaratadi va yigʻilishda muhimi koʻrinmay qoladi.

Rejasi nol boʻlgan oylar bilan nima qilish kerak?

Bunday oyda bajarilishni hisoblamang: formulaga IF(Reja=0;"";...) sharti qoʻying. Yillik oshib boruvchi yakunda esa oy baribir hisobga kiradi.

Svetofor chegaralarini kim belgilashi kerak?

Rahbariyat yil boshida kelishib oladi va hamma boʻlinmalar uchun bir xil qoʻyadi. Yil davomida chegarani oʻzgartirmang, aks holda oylar taqqoslanmaydi.