KHIZHNYAKOVInventarizatsiyani Excelda qanday oʻtkazish va solishtirma qaydnomani yigʻish
Inventarizatsiya Excelda — shablon — Shablonni ochish →
Inventarizatsiyada eng qiyin joyi sanash emas. Sanagandan keyin boshlanadi: qogʻozdagi roʻyxatni kompyuterdagi qoldiq bilan solishtirish, tafovutlarni topish, ularni narxga koʻpaytirish, yakunlarni hisoblash va hammasini yana bir qogʻozga koʻchirish. Bir xato qator hamma yakunni buzadi.
Excel bu qismni deyarli toʻliq oladi. Pozitsiyalar roʻyxatiga hisob va haqiqiy miqdorni kiritasiz, qolganini formulalar bajaradi. Quyida jadvalni qanday tuzish, ortiqcha va kamomadni pulda hisoblash, tafovutli pozitsiyalarni alohida qaydnomaga ajratib olish va tipik xatolarni koʻrasiz.
1-qadam: pozitsiyalar roʻyxati
Har bir tovar yoki mol-mulk — bitta qator. Ustunlar:
| Ustun | Mazmuni |
|---|---|
| A | № |
| B | Nomi |
| C | Oʻlchov birligi |
| D | Narx |
| E | Hisob boʻyicha miqdor |
| F | Haqiqiy miqdor |
| G | Tafovut, dona |
| H | Tafovut, pul |
| I | Holat |
Hisob boʻyicha miqdorni dasturdan yoki oldingi qoldiqdan olib kelasiz. Haqiqiy miqdor esa sanoq tugagach kiritiladi.
2-qadam: tafovut formulalari
Tafovut = haqiqiy − hisob. Agar haqiqiy miqdor hali kiritilmagan boʻlsa, tafovutni hisoblamaslik kerak, aks holda butun partiya «kamomad» boʻlib chiqadi:
G2: =IF(F2="";"";F2-E2)
H2: =IF(G2="";"";G2*D2)
I2: =IF(G2="";"Tekshirilmagan";IF(G2>0;"Ortiqcha";IF(G2<0;"Kamomad";"Mos")))
Misol.
| Pozitsiya | Narx, soʻm | Hisob | Haqiqiy | Tafovut | Pul, soʻm |
|---|---|---|---|---|---|
| Daftar A4 | 12 000 | 40 | 38 | −2 | −24 000 |
| Qalam | 3 000 | 100 | 105 | +5 | +15 000 |
| Papka | 8 000 | 20 | 20 | 0 | 0 |
| Printer toneri | 450 000 | 4 | 3 | −1 | −450 000 |
Kamomad jami 474 000 soʻm, ortiqcha esa 15 000 soʻm.
3-qadam: yakunlar
Ortiqcha va kamomadni alohida hisoblang, ular bir-birini «yopib» yubormasligi kerak:
Ortiqcha summasi: =SUMIF($H$2:$H$501;">0")
Kamomad summasi: =SUMIF($H$2:$H$501;"<0")
Hisob boʻyicha summa: =SUMPRODUCT($D$2:$D$501;$E$2:$E$501)
Haqiqiy boʻyicha summa: =SUMPRODUCT($D$2:$D$501;$F$2:$F$501)
Tafovut ulushi — tafovutli pozitsiyalar sonining tekshirilgan pozitsiyalarga nisbati. G ustunida tekshirilmagan qatorlarda boʻsh matn turgani uchun ISNUMBER va COUNT faqat sonlarni sanaydi:
=SUMPRODUCT(--ISNUMBER($G$2:$G$501);--($G$2:$G$501<>0))/COUNT($G$2:$G$501)
Misolimizda 4 ta tekshirilgan pozitsiyadan 3 tasida tafovut bor: ulush 75%.
4-qadam: faqat tafovutli pozitsiyalar qaydnomasi
Solishtirma qaydnomaga mos pozitsiyalar kirmaydi: unga faqat farq bor qatorlar chiqadi. Excelning yangi versiyalarida FILTER funksiyasi bor:
=FILTER(A2:H501;(G2:G501<>0)*(G2:G501<>"");"Tafovut yoʻq")
Eski versiyalarda esa yordamchi ustun qoʻshiladi: tafovutli qatorga ketma-ket raqam beriladi (=IF(AND(G2<>"";G2<>0);MAX($J$1:J1)+1;"")), qaydnomada esa raqam INDEX/MATCH bilan topilgan qatorni olib keladi.
Qaydnomaning pastiga komissiya aʼzolari va moddiy javobgar shaxs uchun imzo qatorlarini qoʻshing.
5-qadam: qismlarga boʻlib tekshirish
Katta omborni bir kunda sanab boʻlmaydi. Pozitsiyalarni boʻlimlar yoki javonlar boʻyicha tekshiring. Tekshirilmagan qatorlarda haqiqiy miqdor boʻsh qoladi va ular tafovutga kirmaydi; qanchasi qolganini =COUNTBLANK(F2:F501) koʻrsatadi.
Koʻp uchraydigan xatolar
- Boʻsh haqiqiy miqdorni nol deb qabul qilish. Natijada tekshirilmagan tovar kamomad boʻlib chiqadi.
- Ortiqcha va kamomadni qoʻshib yuborish. Umumiy tafovut nolga yaqin boʻlsa ham, ikkala muammo bor.
- Narx oʻzgarganini hisobga olmaslik. Tafovutni qaysi narxda baholayotganingizni aniq belgilang.
- Sanoq vaqtida harakatni toʻxtatmaslik. Sanash paytida tovar kirim-chiqim qilinsa, hisob va haqiqiy bir vaqtga mos kelmaydi.
Tayyor shablon: inventarizatsiya
Tayyor Excel shabloni (pullik) yuqoridagilarni bir faylga yigʻadi:
- «Rekvizitlar»: tashkilot, buyruq, sanalar, komissiya, moddiy javobgar shaxs.
- «Roʻyxat»: hisob va haqiqiy miqdorli 500 tagacha pozitsiya.
- «Solishtirma»: faqat tafovutli pozitsiyalar, 100 qatorgacha, chop etish uchun.
- «Yakunlar»: hisob va haqiqiy boʻyicha summalar, ortiqchalar va kamomadlar, tafovut ulushi, imzolar.
Ortiqcha — haqiqiy hisobdan koʻp boʻlsa, kamomad — kam boʻlsa; summalar pozitsiya narxi boʻyicha. Qismlarga boʻlib tekshirishda haqiqiy miqdori yoʻq pozitsiyalar tafovutga kirmaydi, «Yakunlar»da esa yana qanchasi qolgani koʻrinadi.
Bular rasmiy tasdiqlangan shakllar emas, ularning namunasida tuzilgan ishchi shakllar: tasdiqlangan blanka kerak boʻlsa, yakunlarni unga koʻchiring. Shablon xoʻjalik mudirlari, omborchilar, buxgalterlar, doʻkonlar va byudjet muassasalaridagi komissiya raislari uchun. Bu oddiy formulalarga asoslangan Excel jadvali, buxgalteriya dasturi emas. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOffice’da ishlaydi; hisob-kitob taxminiy. Toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli toʻldirilgan namuna bor.
Koʻp beriladigan savollar
Inventarizatsiya qanchalik tez-tez oʻtkazilishi kerak?
Bu tashkilot qoidalariga, hujjatlarga va qonunchilikka bogʻliq. Doʻkon va omborlar koʻpincha qisman, aylanma tekshiruv ham oʻtkazadi; ichki tartibingizdagi talabni oling.
Tafovut topilsa, nima qilish kerak?
Avval sanoqni qayta tekshiring, kirim-chiqim hujjatlarini solishtiring, keyin sababini aniqlang. Yakuniy qarorni komissiya va hujjatlarga koʻra qabul qiling.
Shtrix-kod bilan sanash mumkinmi?
Skaner Excel katagiga raqamni kiritadi, shuning uchun uni haqiqiy miqdor ustunidan oldingi qidiruv ustuniga ulash mumkin. Lekin kodli bazani oʻzingiz tuzishingiz kerak.
Inventarizatsiya natijasini buxgalteriyaga qanday topshirish kerak?
Solishtirma qaydnomani chop etib, komissiya aʼzolari imzolaydi; yakuniy summa buxgalteriya hujjatlariga tegishli shaklda koʻchiriladi.
