Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar jurnalini Excelda qanday yuritish kerak

Kotib va rahbar yordamchisining eng noqulay savoli: «yuqori tashkilotning shu soʻroviga javob berdikmi?» Qogʻoz jurnal yoki bir nechta tarqoq fayl boʻlsa, javob topish uchun oʻnlab daqiqa ketadi, muddati yaqin hujjatni esa oxirgi kuni payqashadi.

Excelda kiruvchi va chiquvchi yozishmalar jurnalini oddiy formulalar bilan yuritish mumkin: raqamlar oʻzi qoʻyiladi, muddat hisoblanadi, kechikayotgan qatorlar boʻyaladi. Quyida buni qadam-baqadam quramiz.

1-qadam: ikkita jurnal

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlar uchun alohida varaq oching. Kiruvchi jurnal ustunlari:

Chiquvchi jurnalda: raqam, sana, manzil egasi, mazmuni, ijrochi, imzolovchi va qaysi kiruvchi raqamga javob ekani.

2-qadam: avtomatik raqamlash

Raqam prefiks, tartib raqami va yildan tuziladi, masalan K-0007/2025. Qoʻlda yozilsa, takror yoki oʻtkazib yuborilgan raqam chiqadi. Formula:

="K-"&TEXT(COUNTA($B$2:B2);"0000")&"/"&YEAR(B2)

COUNTA shu qatorgacha toʻldirilgan sanalarni sanaydi. Prefiks, raqamlar soni va yil formatini hujjat yuritish yoʻriqnomangizga moslang. Muhim qoida: jurnal ichidagi qatorlarni saralamang, aks holda raqamlar siljiydi — uni koʻrish uchun filtr yoki alohida nusxadan foydalaning.

3-qadam: ijro muddati

Odatda muddat — kelgan kundan boshlab oʻz yoʻriqnomangizdagi kunlar soni. Faraz qilaylik, 30 kalendar kun (bu faqat misol; hujjatingiz bilan solishtiring):

=B2+30

Ish kunlarida kerak boʻlsa: =WORKDAY(B2;20;Bayramlar!A:A). Har bir hujjat turi uchun alohida muddat boʻlishi mumkin: turini va muddatini kichik jadvalda saqlab, VLOOKUP bilan oling. Maxsus nazorat qilinmaydigan turlar uchun muddat 0 deb belgilanadi.

4-qadam: holat va svetofor

Holatni formula aniqlaydi:

=IF(G2="";"Nazoratsiz";IF(H2<>"";IF(H2<=G2;"Muddatida bajarilgan";"Kechikib bajarilgan");IF(TODAY()>G2;"Muddati oʻtgan";IF(G2-TODAY()<=5;"Yaqinlashmoqda";"Jarayonda"))))

Shartli formatlash (Conditional Formatting) bilan ranglar: qizil — muddati oʻtgan, sariq — yaqinlashmoqda, yashil — bajarilgan.

Misol. Hujjat 3-martda kelgan, muddat 30 kun — 2-aprel. 31-martda holat «Yaqinlashmoqda» (2 kun qoldi), 5-aprelda bajarilmagan boʻlsa — «Muddati oʻtgan». 1-aprelda javob yuborilsa — «Muddatida bajarilgan».

5-qadam: javobni kiruvchi hujjat bilan bogʻlash

Chiquvchi jurnalda qaysi kiruvchiga javob ekanini kiruvchining roʻyxat raqami bilan koʻrsatasiz. Kiruvchi jurnalda esa javob raqamini avtomatik olasiz:

=IFERROR(INDEX(Chiquvchi!A:A;MATCH(A2;Chiquvchi!G:G;0));"")

Bu yerda Chiquvchi!G — «javob qaysi kiruvchiga» ustuni. Endi har bir kiruvchi qatorda javob raqamini koʻrasiz, javobsizlar esa boʻsh qoladi. Javob sanasini muddat bilan solishtiruvchi tekshiruv ham qoʻshing.

6-qadam: muddat nazorati roʻyxati va xulosa

Yigʻilish uchun butun jurnal emas, faqat muddati oʻtgan va yaqinlashgan hujjatlar kerak. Eng oddiy yoʻl — holat ustuni boʻyicha filtr (Data → Filter). Xulosa uchun COUNTIFS yetarli: ijrochilar boʻyicha jami va muddatida bajarilgan ulush, oylar boʻyicha kelgan hujjatlar soni.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Jurnalni saralash. Formulali raqamlar siljiydi; filtr yoki nusxadan foydalaning.
• Bajarilgan sanani yozmaslik. Hujjat abadiy «jarayonda» yoki «muddati oʻtgan» boʻlib qoladi.
• Muddatni hamma turga bir xil qoʻyish. Baʼzi turlar uchun qisqaroq yoki umuman nazorat kerak emas.
• Shaxsiy maʼlumotlarni ortiqcha yozish. Jurnalda mazmunning qisqa tavsifi yetarli.

Tayyor shablon: kiruvchi va chiquvchi hujjatlar jurnali

Pullik Excel shabloni:

• «Qoʻllanma»: 5 daqiqada qanday toʻldirish, ranglarning maʼnosi va shaxsiy maʼlumotlar haqida ogohlantirish.
• «Parametrlar»: tashkilot, yil, standart bajarish muddati, raqamlar formati, hujjat turlari (alohida muddat bilan), korrespondentlar, ijrochilar, imzolovchilar va joʻnatish usullari maʼlumotnomalari.
• «Kiruvchilar» va «Chiquvchilar»: har biri 500 tagacha yozuv; avtomatik holat, svetofor va tekshiruvlar, javob kiruvchi hujjat bilan bogʻlanadi.
• «Muddat nazorati»: yigʻilish uchun muddati oʻtgan va yaqinlashgan hujjatlarning tayyor roʻyxati.
• «Ishlar nomenklaturasi»: saqlash muddatlari va ishdagi hujjatlar hisoblagichi bilan ish indekslarining tahrirlanadigan maʼlumotnomasi.
• «Xulosa»: oylar, ijrochilar va korrespondentlar boʻyicha, muddatida bajarilgan ulush va diagramma.
• «Jurnalni chop etish»: tanlangan oy uchun imzo ustunlari bilan kiruvchilarni roʻyxatga olish jurnali.

Shablon kotib va ish yurituvchi, rahbar yordamchisi, kanselyariya mutaxassisi, maktab va sogʻliqni saqlash muassasalari maʼmuriyati hamda boshqaruvchi kompaniyalar uchun. Namunadagi muddatlar, raqamlar formati va nomenklatura shartli: ularni oʻz qoidalaringiz, saqlash jadvali va ish yuritish yoʻriqnomangiz bilan solishtiring. Bu jurnalning ishchi shakli, rasmiy blank emas. Excel 2007 va undan yangi versiyalar, LibreOffice, makroslarsiz va tashqi bogʻlanishlarsiz.

Koʻp beriladigan savollar

Hujjatlar nomenklaturasi nima uchun kerak?

U har bir hujjat qaysi ishga tegishli ekanini va qancha saqlanishini koʻrsatadi. Roʻyxatga olishdayoq ish indeksini yozsangiz, keyin arxivga topshirish osonlashadi.

Elektron hujjatlarni ham shu jurnalga yozish mumkinmi?

Ha, joʻnatish usulini ustun sifatida yozing (pochta, elektron aloqa, qoʻlda) va barcha hujjatlarni bitta tartibda yuriting.

Muddati nazoratsiz hujjatlar bilan nima qilish kerak?

Ularni ham jurnalga yozing, lekin nazorat muddatini boʻsh qoldiring yoki 0 deb belgilang. Shunda svetofor ularni bezovta qilmaydi.

Jurnalni yil oxirida nima qilish kerak?

Yangi yil uchun yangi fayl oching yoki yilni parametrda almashtiring va eski faylni arxivga saqlang. Raqamlash yildan boshlanadi.