Kutubxona hisobi Excelda: fond, kitobxonlar va kitob berish

Kichik kutubxonada — maktab, qishloq, korxona yoki klubda — kitoblar ketadi-yu, qaytmaydi. Qogʻoz formulyar daftari qarzdorni koʻrsatmaydi: buning uchun hamma varaqlarni varaqlab chiqish kerak. Natijada yil oxiridagi inventarizatsiyada «kitob qayerga ketdi?» degan savol paydo boʻladi.

Excelda kichik kutubxona hisobini yuritish oson: uchta roʻyxat va bir nechta formula yetarli. Quyida buni koʻrib chiqamiz.

Uchta roʻyxat

Hisobni bir jadvalga tiqishtirmang. Uchta alohida varaq oling:

1. Fond — kitoblar katalogi: inventar raqami, nomi, muallifi, janri, nusxalar soni.
2. Kitobxonlar — kimlar, sinf yoki guruhi, aloqa maʼlumoti.
3. Berish — har bir berish harakati: kim, qaysi kitobni, qachon olgan, qachon qaytarishi kerak va qachon qaytargan.

Berish varagʻida kitob va kitobxonni roʻyxatdan tanlang (Data Validation). Shu tariqa bir kitob turlicha yozilmaydi, qarz esa nomi boʻyicha toʻgʻri topiladi.

Qaytarish muddatini hisoblang

Muddat — berilgan sana plyus ruxsat etilgan kunlar. Kunlar sonini alohida «Parametrlar» katakka chiqaring (masalan, 14), shunda uni bir joyda oʻzgartirasiz. Berish varagʻida: C2 — berilgan sana, $K$1 — kunlar:

=C2+$K$1

Misol: kitob 5 martda berildi, muddat 14 kun — qaytarish 19 mart.

Holat ustuni (D2 — muddat, E2 — qaytarilgan sana):

=IF(E2<>"";"Qaytarilgan";IF(TODAY()>D2;"Muddati oʻtgan";"Kitobxonda"))

Qaytarilgan sana boʻsh va muddat oʻtgan boʻlsa, kitob qarz. Qaytarilgan sanani kiritishning oʻzi kitobni qarzdorlar roʻyxatidan chiqaradi.

Nusxalar qoldigʻi

Kitobning bir nechta nusxasi boʻlishi mumkin. Qoʻldagi nusxalar soni — qaytarilmagan berishlar:

=COUNTIFS(Berish_kitob;A2;Berish_qaytarilgan;"")

Kutubxonada qolgan nusxalar:

=B2-COUNTIFS(Berish_kitob;A2;Berish_qaytarilgan;"")

Misol: «Oʻtkan kunlar» kitobidan 4 ta nusxa bor, 3 tasi kitobxonlarda — qoldiq 1. Qoldiq 0 boʻlsa, kitob hozir hammada ekani bir qarashda koʻrinadi, odamga «hozircha yoʻq» deb darhol aytish mumkin.

Qarzdorlar roʻyxati

Eng foydali maʼlumot — kim qaysi kitobni kechiktirgan. Berish jadvaliga filtr (Filter) qoʻying va «Muddati oʻtgan» holatini tanlang. Kechikish kunlari:

=IF(F2="Muddati oʻtgan";TODAY()-D2;0)

Misol: muddat 19 mart edi, bugun 28 mart — kechikish 9 kun. Roʻyxatni kechikish boʻyicha kamayish tartibida saralang: avval eng uzoq kechikkanlarga eslatma bering.

Foydali yakunlar

• Fonddagi nomlar va nusxalar umumiy soni.
• Hozir kitobxonlarda turgan kitoblar soni.
• Eng koʻp oʻqiladigan kitoblar: =COUNTIF(Berish_kitob;A2) bilan qancha marta berilganini sanang.
• Eng faol kitobxonlar.

Bu raqamlar kitob sotib olish va fondni yangilashda qaror qabul qilishga yordam beradi.

Fond bilan ishlash tartibi

Yangi kitob kelganda uni darhol fondga yozing: inventar raqami, nomi, muallifi, janri va nusxalar soni. Raqamni kitobning ichiga ham qalam bilan yozib qoʻying, shunda kitob qaytganda uni jadvaldan topish bir soniya oladi. Eskirgan yoki yoʻqolgan kitoblarni oʻchirmang: nusxalar sonini kamaytiring va izohga sababini yozing.

Yilda bir marta (masalan, yoz oldidan) fondni tekshiring: jadvaldagi qoldiqni javondagi kitoblar bilan solishtiring. Farq chiqsa, berish jurnalidan tekshiring — koʻpincha qaytarilgan kitobga sana yozilmagan boʻladi. Qoldiq formulasi bu ishni ancha yengillashtiradi, chunki qaysi kitob javonda boʻlishi kerakligi aniq koʻrinadi.

Kitobxonlar roʻyxatini ham sinf yoki guruh boʻyicha tartibda saqlang. Yil oxirida sinfdan chiqqan kitobxonlar qarzdorlar roʻyxatida qolib ketmasligi uchun qarzlarni yozgacha yoping. Qarzdorga eslatmani shaxsan, sinf rahbari orqali yetkazish koʻpincha eng yaxshi natija beradi.

Odatiy xatolar

• Kitobni bir joyda nom, boshqa joyda raqam bilan yozish. Inventar raqamiga tayaning.
• Qaytarilgan kitobni berish qatorini oʻchirib yuborish. Tarix yoʻqoladi — sanani yozing, qatorni qoldiring.
• Muddatni har bir qatorga qoʻlda yozish. Parametr katagidan foydalaning.
• Nusxalar sonini yangilamaslik: yangi kitob kelganda yoki yoʻqotilganda fondni tuzating.

Tayyor shablon: kutubxona fondi va kitob berish hisobi

Agar jadvallarni sozlashga vaqt ketkazmoqchi boʻlmasangiz, tayyor Excel shabloni bor. Unda toʻrtta varaq:

• «Fond» — mualliflari, janri va nusxalari soni koʻrsatilgan kitoblar katalogi;
• «Kitobxonlar» — kitobxonlar roʻyxati va sinf yoki guruh;
• «Berish» — kitob kimga va qachon berilgan, muddat va qaytarilgan sana;
• «Qarzdorlar» — muddati oʻtgan berishlarning avtomatik roʻyxati.

Muddat «Parametrlar»dagi kunlar soni boʻyicha hisoblanadi, «Fond»da nusxalar qoldigʻi, xulosada esa berilgani koʻrinadi. Maktab kutubxonachilari, qishloq va korporativ kutubxonalar, toʻgaraklar va klublar uchun mos. Faylda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Shablon pullik. Excel 2007 va undan yangi hamda LibreOffice bilan ishlaydi, makroslarsiz. Muddatlarni oʻz qoidalaringiz bilan solishtiring.

Koʻp beriladigan savollar

Kitob yoʻqolsa, uni jadvalda qanday qayd etish kerak?

Berish qatorida izoh yozing va fonddagi nusxalar sonini kamaytiring. Shunda qoldiq toʻgʻri hisoblanadi, tarix esa saqlanadi.

Kitobxonga muddatni uzaytirish mumkinmi?

Ha: yangi berish qatorini yarating yoki muddat katagiga izoh bilan yangi sana qoʻying. Birinchi usulda tarix toʻliq saqlanadi.

Kitoblar koʻp boʻlsa, Excel yetadimi?

Bir necha ming yozuvgacha Excel muammosiz ishlaydi. Katalogni inventar raqami bilan yuritsangiz, qidirish ham tez boʻladi.