KHIZHNYAKOVTashrifchilar, kalitlar va ruxsatnomalar jurnalini Excelda yuritish
Qoʻriqlash posti jurnallari Excelda: tashrifchilar, kalitlar va ruxsatnomalar hisobi — Excel shablon — Shablonni ochish →
Qoʻriqlash postida odatda uchta daftar yuradi: tashrifchilar, kalitlar va ruxsatnomalar. Navbatchi almashganda ular oʻqib boʻlmas yozuvlar bilan toʻla, «hozir binoda kim bor?» degan savolga esa javob berish uchun hamma varaqlarni varaqlash kerak.
Excelda bu uch jurnalni bitta faylga yigʻish mumkin va ularning koʻp qismi oʻzi hisoblanadi. Quyida har bir jurnalni qanday sozlash kerakligini koʻrasiz.
Tashrifchilar jurnali
Bir tashrif — bitta qator:
| Sana | Kirish | F.I.Sh. | Hujjat | Kimning oldiga | Maqsad | Chiqish |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12.03 | 09:10 | Aliyev B. | Pasport | Kadrlar boʻlimi | Suhbat | 09:55 |
| 12.03 | 09:40 | Sodiqov T. | Pasport | Buxgalteriya | Hujjat topshirish |
Chiqish vaqtini tashrifchi ketganda yozasiz. Davomiylik daqiqalarda (B — kirish, G — chiqish):
=IF(G2="";"";(G2-B2)*1440)
Excelda vaqt sutkaning ulushi boʻlgani uchun 1440 (sutkadagi daqiqalar) ga koʻpaytiramiz. Misol: 09:10 dan 09:55 gacha — 45 daqiqa.
Holat ustuni:
=IF(G2="";"Binoda";"Chiqib ketdi")
Hozir binoda nechta kishi bor: =COUNTIFS(Sana;TODAY();Chiqish;""). Oʻtgan kunlarda chiqish vaqti yozilmagan qatorlar xato yoki unutilgan yozuvdir — ularni shartli formatlash bilan qizil qiling.
Ruxsat etilgan vaqtdan oshishni ham kuzating. Aytaylik, tashrifchi binoda 2 soatdan koʻp boʻlmasligi kerak: =IF(G2="";"";IF((G2-B2)*1440>120;"Vaqt oshdi";"")). Chegarani oʻz tartibingizga moslang.
Kalitlar jurnali
Har bir yozuv: qaysi kalit, kimga, qachon berildi, qachon qaytarildi. Holat:
=IF(F2="";"Qoʻlda";"Qaytarilgan")
Hozir qoʻldagi kalitlar soni: =COUNTIF(Holat;"Qoʻlda"). Ish kuni oxirida bu raqam nolga teng boʻlishi kerak (agar kalitlar tunda qoldirilmasa). Qaytarilmagan kalitlar roʻyxatini filtr bilan olasiz. Misol: kunduzi 14 ta kalit berildi, 13 tasi qaytdi — qolgan bittasi kim bilan ekanini jurnal koʻrsatadi.
Ruxsatnomalar reyestri
Ruxsatnoma uchun amal qilish muddati va ogohlantirish kerak. Muddatga qolgan kunlar:
=D2-TODAY()
Holat:
=IF(D2<TODAY();"Muddati tugagan";IF(D2-TODAY()<=14;"Tugashiga oz qoldi";"Amalda"))
Misol: ruxsatnoma 30 martgacha, bugun 20 mart — 10 kun qoldi, 14 kundan kam, ogohlantirish. 14 oʻrniga alohida katakni ishlatsangiz, ogohlantirish muddatini xohlaganingizcha oʻzgartirasiz. Bir martalik, vaqtinchalik va doimiy ruxsatnomalarni «Turi» ustuni bilan ajrating.
Xulosa va chop etish
Haftalik va kunlik tashrifchilar soni, eng koʻp tashrif buyurilgan boʻlimlar, qoʻldagi kalitlar va tugayotgan ruxsatnomalar bir varaqda yigʻilsa, post boshligʻi bir qarashda umumiy manzarani koʻradi. Smena topshirish uchun tanlangan kunning jurnalini chop etishga mos shaklda chiqarish ham qulay: navbatchi imzosi uchun ustunlar bilan.
Shaxsiy maʼlumotlar haqida
Jurnalda odamlarning ism-familiyasi va hujjat maʼlumotlari saqlanadi. Faylni umumiy papkada qoldirmang, parol bilan himoyalang, kerak boʻlmagan maʼlumotni kiritmang va saqlash muddatini oʻz tashkilotingiz qoidalariga muvofiq belgilang.
Smena topshirish
Smena almashganda navbatchi ikki narsani tekshiradi: binoda kimlar qolgan va qaysi kalitlar qoʻlda. Ikkalasi ham formulalar bilan bir qarashda koʻrinadi. Kun oxirida «Binoda» holatidagi tashrifchilar va «Qoʻlda» kalitlar roʻyxatini chop eting va keyingi navbatchiga imzo bilan topshiring. Bu tezroq va xatosiz.
Odatiy xatolar
- Chiqish vaqtini yozmaslik: kim binoda ekanini bilmay qolasiz.
- Kalit nomini turlicha yozish («12-xona», «12»). Roʻyxatdan tanlang.
- Ruxsatnoma muddatini matn sifatida yozish: sana boʻlmasa, hisob ishlamaydi.
- Uch jurnalni uch faylda yuritish: ular biror payt bir-biriga mos kelmaydi.
Xulosa va nazorat
Haftada bir marta post boshligʻi xulosa varagʻini koʻrib chiqsin: eng koʻp tashrif buyurilgan boʻlimlar, tugayotgan ruxsatnomalar, qaytarilmagan kalitlar. Bu raqamlar kirish tartibini yaxshilashga yordam beradi: masalan, bir boʻlimga tashrif koʻp boʻlsa, alohida qabul vaqti belgilash mumkin.
Tayyor shablon: post jurnallari
Tayyor Excel shablonida uchala jurnal bitta faylga jamlangan:
- «Yoʻriqnoma» — 5 daqiqada qanday ishlash, ranglar maʼnosi va shaxsiy maʼlumotlar haqida ogohlantirish;
- «Sozlamalar» — tashkilot, post, tashrifchining binoda boʻlishi mumkin vaqti, ish kuni oxiri, kalitning qoʻlda turish vaqti, ruxsatnoma tugashi haqida ogohlantirish muddati, maʼlumotnomalar;
- «Tashrifchilar» — 1000 tagacha yozuv; davomiylik, «binoda / chiqib ketdi» holati va tekshiruvlar oʻzi hisoblanadi;
- «Kalitlar» — 600 tagacha berish va qaytarish yozuvi, qaytarilmagan va qayta berilgan kalitlar ajratib koʻrsatiladi;
- «Ruxsatnomalar» — 300 tagacha ruxsatnoma reyestri, tugashiga N kun qolganda ogohlantirish;
- «Xulosa» va «Jurnalni chop etish» — kunlar va haftalar boʻyicha tashrifchilar, qoʻldagi kalitlar, tugayotgan ruxsatnomalar, tanlangan sana uchun chop etiladigan jurnal.
Toʻplamda boʻsh shablon va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Shablon pullik. Excel 2007 va undan yangi versiyalar hamda LibreOffice bilan ishlaydi, makroslarsiz va tashqi bogʻlanishlarsiz. Standart vaqt va muddat qiymatlarini oʻzingizning kirish tartibi qoidalari bilan solishtiring. Bu ishchi shakl, rasmiy blank emas.
Koʻp beriladigan savollar
Tashrifchining hujjat raqamini yozish shartmi?
Bu sizning tashkilotingiz tartibiga bogʻliq. Zarur boʻlmasa, ortiqcha shaxsiy maʼlumot yigʻmang.
Jurnalni qancha vaqt saqlash kerak?
Saqlash muddati tashkilot qoidalari va mahalliy talablarga bogʻliq; ularni ichki hujjatlaringizdan tekshiring. Eskirgan yozuvlarni arxiv fayliga koʻchirib turing.
Bir nechta post boʻlsa, qanday yuritiladi?
Har bir post uchun alohida fayl yuriting yoki «post» ustunini qoʻshing. Oxirgi variantda COUNTIFS ga post sharti qoʻshiladi.
