Shartnomalar reyestrini Excelda qanday yuritish kerak

Shartnomalar papkalarda, elektron pochtada va turli kompyuterlarda tarqoq yotganda, muddat tugashi hammaga kutilmagan boʻlib chiqadi. Ijara shartnomasi avtomatik tugab qoldi, xizmat koʻrsatuvchi bilan kelishuv uzaytirilmadi, mijoz toʻlovni yarmini qildi — buni bir necha oy keyin payqaysiz.

Shartnomalar reyestri bu muammoni bitta jadval bilan hal qiladi. Unda har bir shartnoma — bitta qator, muhim sanalar va summalar esa formulalar bilan nazorat qilinadi. Quyida reyestrni qanday tuzishni koʻrib chiqamiz.

Reyestrda qanday ustunlar boʻlishi kerak

Toʻlovlarni alohida jadvalda yuriting: shartnoma raqami, sana, summa. Shunda bitta shartnomaga bir nechta toʻlov yozish mumkin, reyestr esa ularni yigʻib oladi.

Muddat nazorati

Tugashiga qancha kun qolganini hisoblaymiz. Tugash sanasi F2 katakda boʻlsa:

=IF(F2="muddatsiz";"";F2-TODAY())

Svetofor holati uchun, ogohlantirish kunlari (masalan, 30) alohida katakda saqlansa:

=IF(F2="muddatsiz";"Muddatsiz";IF(F2<TODAY();"Tugagan";IF(F2-TODAY()<=OgohKun;"Tez orada tugaydi";"Amalda")))

Shartli formatlash bilan «Tugagan» qatorni qizil, «Tez orada tugaydi»ni sariq, «Amalda»ni yashil qiling. Reyestrni ochganingizda eng muhimi darhol koʻrinadi.

Toʻlangan summa, qoldiq va qarzdorlik

Toʻlangan summani SUMIF bilan toʻlovlar jadvalidan yigʻasiz:

=SUMIF(Toʻlovlar!A:A;A2;Toʻlovlar!C:C)

Qoldiq: shartnoma summasi minus toʻlangan summa. Qarzdorlik esa faqat muddati allaqachon tugagan shartnomalar uchun qoldiqdir:

=IF(AND(F2<TODAY();H2>0);H2;0)

Misol. Ofis ijarasi: shartnoma summasi 36 000 000 soʻm, muddat 31-dekabrgacha. Toʻlovlar: 12 000 000 + 12 000 000 = 24 000 000. Qoldiq 12 000 000 soʻm. Shartnoma amalda boʻlsa, bu qarzdorlik emas, kelgusi toʻlov. Muddat tugab, qoldiq qolsa, endi u qarzdorlik.

QQS bilan ishlash

Shartnomalarda summa baʼzan QQS bilan, baʼzan uning ustiga yoziladi. Buni ustun orqali belgilang va umumiy summani bitta formulada hisoblang:

=IF(G2="ustiga";E2*(1+QQS);E2)

QQS stavkasini alohida katakda saqlang va joriy qiymatini amaldagi qonunchilik bilan tekshiring.

Masʼullar va eslatmalar

Har bir shartnomaga masʼul xodim biriktirilsa, reyestr jamoaviy vositaga aylanadi. Haftalik uchrashuvda «Tez orada tugaydi» filtri yoqiladi va har bir shartnoma boʻyicha uchta savolga javob beriladi: uzaytiramizmi, shartlarni oʻzgartiramizmi yoki yopamizmi? Qaror reyestrdagi izoh ustunida yoziladi. Shunday qilib, muddat kutilmaganda tugamaydi, kelishuv esa uzilib qolmaydi. Kontragentlar boʻyicha jami summani koʻrib, kimdan koʻproq xarid qilayotganingizni yoki kim sizga koʻproq qarzdorligini ham bilib olasiz.

Reyestr bilan ishlash tartibi

1. Har bir yangi shartnomani imzolangan kuni qatorga kiriting.
2. Toʻlov oʻtgan kuni uni toʻlovlar jadvaliga yozing.
3. Haftada bir marta «Tez orada tugaydi» holatini filtrlab, uzaytirish yoki yopish haqida qaror qiling.
4. Oyda bir marta qarzdorlikni koʻrib chiqing.

Odatiy xatolar

• Muddatsiz shartnomalarni unutish. Ular ham tekshirilishi kerak, ammo tugash sanasi boʻlmagani uchun alohida belgilanadi.
• Uzaytirishni yangi qator qilmaslik. Qoʻshimcha kelishuv muddatni oʻzgartirsa, tugash sanasini yangilang yoki alohida qator qoʻshing.
• Masʼulni yozmaslik. Eslatmaning egasi boʻlmasa, hech kim harakat qilmaydi.
• Toʻlovni shartnomaga yozib yuborish. Toʻlovlar alohida jadvalda boʻlsa, tarix saqlanadi.

Tayyor shablon: Shartnomalar reyestri

Bu pullik shablon yuqoridagilarni tayyor holda beradi:

• «Parametrlar» varagʻida QQS stavkasi va rejimi, ogohlantirishgacha kunlar soni, shartnoma turlari, kontragentlar va masʼullar maʼlumotnomalari bor.
• «Reyestr» varagʻiga 300 tagacha shartnoma kiritiladi: amal qilish muddati (sana yoki «muddatsiz»), summa, QQS «shu jumladan» yoki «ustiga», uzaytirish, masʼul. Toʻlangan summa, qoldiq, qarzdorlik, ogohlantirishlar va svetofor oʻzi hisoblanadi.
• «Toʻlovlar» varagʻida shartnoma raqami boʻyicha 1500 tagacha toʻlov yoziladi.
• «Tugayotganlar» varagʻida muddati tugab borayotgan shartnomalar shoshilinchlik boʻyicha saralangan roʻyxat bilan chiqadi.
• «Xulosa» varagʻi turlar va kontragentlar boʻyicha yakunlar, qoldiq boʻyicha top-10 va tugash muddatlarining oylar boʻyicha diagrammasini beradi.

Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOfficeʼda ishlaydi, tashqi bogʻlanishlarsiz. Fayl oʻzbek tilida.

Koʻp beriladigan savollar

Reyestr shartnomaning oʻzi oʻrnini bosadimi?

Yoʻq. Reyestr faqat nazorat vositasi: muddat, summa va toʻlovni koʻrsatadi. Shartnoma matni va imzolangan nusxalar alohida saqlanadi.

Muddatsiz shartnomani qanday kiritish kerak?

Tugash ustuniga «muddatsiz» deb yozing. Bunday shartnoma tugash roʻyxatiga tushmaydi.

Ogohlantirishgacha necha kun belgilash kerak?

Oddiy xizmatlar uchun 30 kun yetarli. Uzaytirish uzoq kelishuvni talab qiladigan shartnomalar uchun 60–90 kun qoldiring.

Bir shartnomaga bir nechta toʻlov boʻlsa-chi?

Har bir toʻlovni alohida qator qilib yozing, shartnoma raqami bir xil boʻlsin. Reyestr ularni yigʻib toʻlangan summani chiqaradi.