Xodimlar kechikishi va mehnat intizomi hisobini Excelda qanday yuritish kerak

Kechikishlar va yoʻqliklar «xotirada» yoki tarqoq qaydlarda yuritilsa, xodim bilan suhbatda tayanch boʻlmaydi. «Siz tez-tez kechikasiz» desangiz, javob «yoʻq, bir-ikki marta edi» boʻladi va suhbat hech qayerga bormaydi. Raqamlar esa gapni oʻzgartiradi.

Quyida jurnal asosida oddiy tizim quramiz: hodisalar yagona joyga yoziladi, jadval esa davr uchun kechikishlar soni, daqiqalar va ballarni hisoblab, holatni koʻrsatadi.

1-qadam: bitta jurnal — bir hodisa, bir qator

Ustunlar:

Xodim ismini roʻyxatdan tanlang (Data → Data Validation). Boʻlimni VLOOKUP bilan xodimlar jadvalidan oling: =VLOOKUP(B2;Xodimlar!A:C;3;FALSE). Shunda xodim boʻlimi oʻzgarsa, bitta joyni tuzatasiz.

Jurnalga faqat faktni yozing: sana, necha daqiqa, sabab agar maʼlum boʻlsa. Baho berish yoki taxmin qilish kerak emas.

2-qadam: ballar tizimi

Barcha hodisalar teng emas: 5 daqiqalik kechikish bilan ishga kelmaslik bir xil emas. Har bir tur uchun ball belgilang. Misol (shartli raqamlar):

Ortiqcha ish ballga kirmaydi, lekin jurnalda yuradi: bu xodimning boshqa tomonini koʻrsatadi. Ballarni formulaga yozmay, jadvalda saqlang va jurnalda tortib oling:

=VLOOKUP(D2;Ballar!$A$2:$B$5;2;FALSE)

3-qadam: davr uchun yakunlar

Davrni (masalan, oyni) ikki katakda belgilang: boshi va oxiri. Xodim uchun kechikishlar soni:

=COUNTIFS(Jurnal!B:B;A2;Jurnal!D:D;"Kechikish";Jurnal!A:A;">="&$H$1;Jurnal!A:A;"<="&$H$2)

Daqiqalar yigʻindisi shunga oʻxshash: =SUMIFS(Jurnal!E:E;...). Ballar — hodisalar soni × tur balli, hamma turlar boʻyicha yigʻiladi. Boshqa oy kerak boʻlsa, ikki sanani almashtirasiz, jadval qayta hisoblanadi.

Misol. Oy davomida xodim 4 marta kechikdi (jami 55 daqiqa), 1 marta erta ketdi va 1 kun kelmadi. Ballar: 4 × 1 + 1 × 1 + 1 × 3 = 8 ball.

4-qadam: holat

Ikki chegara qoʻying (shartli): 5 ball — ogohlantirish, 10 ball — jazo masalasini koʻrib chiqish.

=IF(ball>=10;"Jazo";IF(ball>=5;"Ogohlantirish";"Meʼyorda"))

Misoldagi xodim 8 ball bilan «Ogohlantirish» holatida. Bu avtomatik jazo emas, suhbat uchun signal: avval sabablarini bilib oling.

5-qadam: boʻlimlar boʻyicha solishtirish

Rahbar uchun foydali savol: qaysi boʻlimda muammo koʻproq? SUMIFS bilan ballarni boʻlim boʻyicha yigʻing va xodimlar soniga boʻling — yoki oddiy yigʻindi bilan diagramma tuzing. Agar bitta boʻlimda muntazam kechikish boʻlsa, sabab xodimlarda emas, yoʻl yoki ish jadvalida boʻlishi mumkin.

Muhim ogohlantirish

Jadval faktlarni qayd etadi va statistika koʻrsatadi, lekin intizomiy jazo uchun asos emas. Jazo mahalliy qoidalar va tashkilotning ichki hujjatlariga muvofiq, xodimdan tushuntirish talab qilingan holda qoʻllanadi. Ball chegaralarini ham oʻzingizning qoidalaringizga moslang.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Hodisani kechikib yozish. Bir hafta oʻtgach kechikish daqiqasini hech kim eslay olmaydi.
• Hammaga bir xil mezon. Smenali ishda va ofisda kechikish tushunchasi boshqacha.
• Faqat salbiy hodisalarni yozish. Ortiqcha ish va sababli kelmaslik ham jurnalda boʻlsin.
• Jadvalni jazo quroli sifatida koʻrsatish. U suhbat uchun asos, hukm emas.

Tayyor shablon: kechikishlar va intizom hisobi

Pullik Excel shabloni:

• «Parametrlar»: tashkilot, davr, har bir hodisa turi uchun ballar, «ogohlantirish» va «jazo» chegaralari.
• «Xodimlar»: 60 kishigacha — F.I.Sh., boʻlim, lavozim.
• «Jurnal»: 1500 tagacha hodisa — sana, xodim, tur, daqiqalar, izoh; ball va boʻlim oʻzi qoʻyiladi.
• «Xulosa»: har bir xodim boʻyicha davr uchun hodisalar, daqiqalar, ballar va holat.
• «Boʻlimlar boʻyicha»: boʻlimlar kesimida qoidabuzarliklar va diagramma.

«Davr boshi» va «Davr oxiri»ni «Parametrlar»da oʻzgartirsangiz, xulosa qayta hisoblanadi. Shablon boʻlim va kichik kompaniyalar rahbarlari, kadrlar xodimlari, doʻkon, ombor va salonlar maʼmurlari hamda mehnat intizomi uchun javobgar har bir kishi uchun. Excel 2007 va undan yangi versiyalar, LibreOffice, makroslarsiz; toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Chegaralarni ishni boshlashdan oldin mahalliy qoidalar bilan solishtiring.

Koʻp beriladigan savollar

Xodimlarga jurnal haqida aytish kerakmi?

Ha. Yashirin hisob ishonchni buzadi. Qoida, ball va chegaralar oldindan maʼlum boʻlsa, jurnal adolatli vosita sifatida qabul qilinadi.

Sababli kechikishni qanday yozish kerak?

Hodisani yozing va izohda sababini koʻrsating. Sababni baholash qaroringiz boʻladi, jurnal esa fakt va izohni saqlaydi.

Ball va chegaralarni qanday tanlash kerak?

Bir-ikki oy kuzatib, oʻrtacha xodimda necha ball chiqishini koʻring. Chegarani shu darajadan sezilarli yuqori qoʻying, shunda ogohlantirish faqat haqiqatan muammo boʻlganda ishlaydi.

Hisobot davrini qanday tanlash kerak?

Koʻpchilik uchun oy qulay. Qisqa davr tasodifiy chetlanishlarni oshirib koʻrsatadi, juda uzun davr esa muammoni kech payqatadi.