Xodimlar taʼtili va yoʻqliklar hisobini Excelda qanday yuritish kerak

Bugun kim taʼtilda, kim kasal, kimning ishlatilmagan taʼtili qoldi va bir xil kunlarda boʻlimdan birdaniga besh kishi ketib qolmaydimi? Odatda javob xotira va tarqoq buyruqlardan yigʻiladi. Natijada kimdir taʼtil kunlarini yoʻqotadi, boʻlim esa ayni qizgʻin vaqtda yarim kuchda qoladi.

Excelda bunday hisob qiyin emas: har bir yoʻqlik bitta qator, qoldiq va taqvim esa formulalar bilan chiqadi. Quyida buni qadam-baqadam quramiz.

1-qadam: yoʻqliklar jurnali

Har bir yoʻqlik — alohida qator. Ustunlar: xodim, tur (taʼtil, kasallik, dam olish kunlari, safar), boshlanish, tugash, asos (buyruq raqami). Turni ochiladigan roʻyxatdan tanlang (Data → Data Validation), qoʻlda yozmang: «taʼtil» va «Taʼtil» turli yozuv boʻlib qoladi.

Qismlarga boʻlingan taʼtilni har bir qism uchun alohida qator qilib yozing.

2-qadam: kalendar va ish kunlari

Kalendar kunlar: =D2-C2+1. Ish kunlari esa dam olish va bayram kunlarisiz hisoblanadi:

=NETWORKDAYS(C2;D2;Bayramlar!$A$2:$A$20)

Bu yerda Bayramlar — sizning roʻyxatingiz. Taʼtil kunlari kalendar yoki ish kunlarida hisoblanishi sizning qoidalaringizga bogʻliq; ikkalasini ham alohida ustunda saqlab, kerakligini tanlash mumkin.

3-qadam: taʼtil qoldigʻi

Qoldiq = belgilangan kunlar + oʻtgan yildan koʻchirilgan − ishlatilgan − rejalashtirilgan.

=B2+C2-SUMIFS(kunlar;xodim;A2;tur;"Taʼtil";holat;"Ishlatilgan")-SUMIFS(kunlar;xodim;A2;tur;"Taʼtil";holat;"Reja")

Misol. Xodimga yiliga 24 kun belgilangan, oʻtgan yildan 4 kun koʻchgan. 14 kun ishlatilgan, 7 kun avgustga rejalashtirilgan. Qoldiq: 24 + 4 − 14 − 7 = 7 kun. Qoldiq katta chegaradan oshsa (masalan, 15 kun), katakni sariq qiling: xodim yil oxirigacha taʼtil olmasa, kunlar yonib ketishi mumkin. Meʼyorni va koʻchirish qoidalarini oʻzingiz belgilaysiz, amaldagi qoidalar bilan solishtiring.

4-qadam: bir-birini kesadigan yozuvlarni topish

Xodim ikki yoʻqlikda bir vaqtda boʻlishi mumkin emas — buni formula tekshiradi:

=IF(COUNTIFS(xodim;A2;boshlanish;"<="&D2;tugash;">="&C2)>1;"Kesishuv!";"")

Agar xodimning boshqa yozuvi shu oraliqqa tushsa, COUNTIFS 1 dan koʻp qaytaradi. Shuningdek, tugash sanasi boshlanishdan oldin boʻlmasligini tekshiring: =IF(D2<C2;"Sana xatosi";"").

5-qadam: oylik taqvim

Taqvim — qatorlarda xodimlar, ustunlarda oy kunlari. Har bir katakda shu kuni xodim yoʻqmi, tekshiriladi va tur kodi qoʻyiladi:

=IF(COUNTIFS(xodim;$A2;boshlanish;"<="&E$1;tugash;">="&E$1;tur;"Taʼtil")>0;"T";"")

Qolgan turlar uchun ham shunday: kasallik — K, safar — S va hokazo. Pastki qatorda har bir kun uchun yoʻqlar sonini yigʻing: =COUNTA(E2:E61). Chegara (masalan, bir vaqtda 3 kishidan koʻp emas) oshsa, shartli formatlash (Conditional Formatting) bilan qizil qiling.

Misol. Boʻlimda 8 kishi, bir vaqtda koʻpi bilan 2 kishi yoʻq boʻlishi mumkin. 12-avgustda uch kishining taʼtili kesishyapti: bu kun taqvimda qizil boʻladi. Taʼtillardan birini bir hafta surish bilan muammo hal boʻladi — va buni oldindan koʻrasiz.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Tur nomini qoʻlda yozish. Formulalar bir xil emas yozuvni sanamaydi.
• Rejalashtirilgan taʼtilni hisobga olmaslik. Qoldiq katta koʻrinadi, avgustga kelib esa hech kim kunlar yetmasligini bilmaydi.
• Bayram kunlari roʻyxatini yangilamaslik. Ish kunlari soni xato chiqadi.
• Kesishuvlarni tekshirmaslik. Bir kishi ikki marta hisobga olinadi.

Taʼtil grafigini tuzishda taqvimdan foydalanish

Yil boshida taʼtil grafigini tuzayotganda jadvalga barcha rejalashtirilgan taʼtillarni yozib chiqing va taqvimni oyma-oy koʻrib chiqing. Qizil kunlar — bir vaqtda juda koʻp odam ketayotgan davr. Taʼtilni surish yoki ikkiga boʻlish orqali yuklamani tekislash grafik tasdiqlanishidan oldin osonroq, yil oʻrtasida esa ancha qiyin.

Tayyor shablon: yoʻqliklar, taʼtillar va kasallik hisobi

Pullik Excel shabloni:

• «Parametrlar»: yil, taʼtil meʼyori, bir vaqtda ruxsat etilgan yoʻqlar soni, katta qoldiq chegarasi, bayram kunlari, boʻlimlar.
• «Xodimlar»: 60 kishigacha — F.I.Sh., lavozim, boʻlim, taʼtil koʻchirmasi, ishlatilgan, rejalashtirilgan, qoldiq, kasallik, dam olish kunlari, safarlar, bugungi holat va nazorat.
• «Yoʻqliklar»: 800 tagacha yozuv — xodim, tur, sanalar, asos; kalendar va ish kunlari, holat va kesishmalar tekshiruvi.
• «Taqvim»: istalgan oy uchun boʻlim ishtiroki: T, K, D, S kodlari, kunlar boʻyicha yoʻqlar soni va xodimlar boʻyicha yakunlar.
• «Xulosa»: oylar va turlar boʻyicha yoʻqliklar, boʻlimlar boʻyicha nazorat, ikkita diagramma.

Qismlarga boʻlingan taʼtil har bir qismi alohida qatorda kiritiladi, qoldiq esa qismlar yigʻindisi boʻyicha yechiladi. Shablon kadrlar boʻlimi mutaxassislari, boʻlinma rahbarlari, budjet muassasalari hamda kim qachon yoʻqligini koʻrishi kerak boʻlgan kichik tashkilotlar uchun. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOfficeʼda ishlaydi, makroslarsiz. Toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor; meʼyorlar parametrlarda: ularni amaldagi qoidalar bilan solishtiring. Loyihaning tuzatishlarini bepul olasiz.

Koʻp beriladigan savollar

Taʼtil kunlari kalendar yoki ish kunlarida sanaladimi?

Bu hududingizdagi amaldagi qoidalar va ichki hujjatlaringizga bogʻliq. Qoidani aniqlab, jadvalda yagona usulni qoʻllang.

Kasallik varaqasi taʼtil qoldigʻiga taʼsir qiladimi?

Bu ham qoidalarga bogʻliq. Jadvalda kasallik alohida tur sifatida yuritiladi va qoldiqdan ayirilmaydi, taʼtil bilan kesishsa esa tekshiruvda koʻrinadi.

Qancha xodim bir vaqtda yoʻq boʻlishi mumkinligini qanday belgilash kerak?

Boʻlimning minimal ish yuklamasidan chiqing: shu kunlarda ishni kimlar bajaradi. Chegarani sinab koʻring va bir-ikki oydan keyin tuzating.

Jadvalda shaxsiy maʼlumotlar bormi?

Faqat ish uchun zarur boʻlganlar: F.I.Sh., boʻlim, yoʻqlik turi va sanalari. Tibbiy tashxis kabi maxfiy maʼlumotni jadvalga yozmang va faylga kirishni cheklang.