Xodimlarni oʻqitish muddatlari hisobini Excelda qanday yuritish kerak

Mehnat muhofazasi, yongʻin xavfsizligi, elektr xavfsizligi va boshqa kurslar boʻyicha oʻqitish muddatlarini yoʻqotib qoʻyish oson. Guvohnomalar turli papkalarda yotadi, muddati oʻtganini esa koʻpincha tekshiruv paytida payqashadi.

Excelda oddiy reyestr buni hal qiladi: har bir oʻqitish bir qator, tugash sanasi va rang avtomatik. Quyida shunday reyestrni qadam-baqadam quramiz.

1-qadam: kurslar maʼlumotnomasi

Avval kurslar roʻyxati va ularning amal qilish muddati (oylarda) yoziladi:

Muddatlar faqat misol uchun. Haqiqiy davriylik sohangiz talablari va ichki hujjatlaringizga bogʻliq: ularni oʻz hududingizdagi amaldagi qoidalar bilan solishtiring.

2-qadam: oʻqitishlar jurnali

Har bir yozuv: xodim, boʻlim, kurs, oʻqitish sanasi, hujjat raqami. Tugash sanasi formula bilan chiqadi:

=IF(muddat=0;"";EDATE(C2;muddat))

EDATE sanaga maʼlum oylar sonini qoʻshadi: 2025-yil 15-martga 12 oy qoʻshilsa, 2026-yil 15-mart chiqadi. Muddat 0 boʻlsa, oʻqitish muddatsiz hisoblanadi va tugash sanasi boʻsh qoladi.

Muddat maʼlumotnomadan avtomatik olinadi: =VLOOKUP(kurs;Kurslar!$A$2:$B$10;2;FALSE).

3-qadam: qolgan kunlar va svetofor

Tugashiga qancha qolganini toping: =D2-TODAY(). Keyin holat:

=IF(D2="";"Muddatsiz";IF(D2<TODAY();"Muddati oʻtgan";IF(D2-TODAY()<=60;"Tez orada";"Amal qilmoqda")))

Bu yerda 60 kun — ogohlantirish oynasi. Uni formulaga yozmay, parametr katagiga chiqaring. Shartli formatlash (Conditional Formatting) bilan ranglar: yashil — amal qiladi, sariq — tez orada tugaydi, qizil — muddati oʻtgan.

Misol. Xodim yongʻin xavfsizligi boʻyicha 2025-yil 15-martda oʻqigan, muddat — 12 oy. Tugash sanasi — 2026-yil 15-mart. Bugun 2026-yil 20-yanvar boʻlsa, qolgan 54 kun: holat «Tez orada», chunki 54 < 60.

4-qadam: takroriy oʻqitishni toʻgʻri hisobga olish

Xodim kursni qayta oʻtganda eski yozuv qizil boʻlib qolaveradi — yolgʻon signal. Yechim: shu xodim va shu kurs uchun eng yangi yozuvni topish va eskisini «Yangisi bilan almashtirilgan» deb belgilash:

=IF(COUNTIFS(A:A;A2;C:C;kurs;D:D;">"&D2)>0;"Almashtirilgan";...)

Shunda faqat amaldagi yozuvlar muddati oʻtgan deb sanaladi.

5-qadam: kim va qachon yoʻnaltiriladi

Rahbarga butun reyestr emas, kimni yaqin oyda oʻqishga yuborish kerakligi kerak. Boʻlimlar boʻyicha holatlarni COUNTIFS bilan hisoblang:

=COUNTIFS(boʻlim;A2;holat;"Muddati oʻtgan")

Oylar kesimida esa kelgusi 12 oyda har oy nechta muddat tugashini yigʻing: =COUNTIFS(tugash;">="&oy_boshi;tugash;"<="&oy_oxiri). Shunda yuklama oldindan koʻrinadi va oʻqitishni bir oyda yigʻib yubormaysiz.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Tugash sanasini qoʻlda yozish. Bir marta xato qilsangiz, uni hech kim payqamaydi.
• Eski yozuvlarni oʻchirish. Tarix kerak; ularni «almashtirilgan» deb belgilang.
• Barcha kurslarga bir xil muddat. Har bir kurs uchun oʻz davriyligi bor.
• Ogohlantirishni oxirgi kunga qoldirish. 60 kun — oʻqitishni tashkil qilish uchun real vaqt.

Reyestrni jonli ushlab turish

Reyestr faqat toʻldirilganda foydali. Uch odatni joriy qiling: yangi xodim ishga kelgan kuni kirish yoʻriqnomasi bilan kiritiladi; har bir oʻqitishdan keyin shu hafta ichida yozuv qoʻshiladi; har oyning boshida masʼul 10 daqiqa ajratib, sariq va qizil qatorlarni koʻrib chiqadi va kimni oʻqishga yuborishni belgilaydi. Shunday tartibda hatto yuzlab xodimli tashkilotda ham muddat oʻtkazib yuborilmaydi.

Tayyor shablon: xodimlarni oʻqitish va attestatsiya hisobi

Pullik Excel shabloni:

• «Sozlamalar»: boʻlimlar va kurslarning amal qilish muddati bilan maʼlumotnoma, ogohlantirish kunlari soni, joriy sana.
• «Xodimlar»: 200 kishigacha — boʻlim, lavozim, yozuvlar soni, muddati oʻtganlar va har biri boʻyicha eng yaqin muddat.
• «Oʻqitish»: 1000 tagacha yozuv — xodim, kurs, sana, hujjat, muddat, tugash sanasi, qolgan kunlar va svetofor-holat.
• «Xulosa»: boʻlimlar va kurslar boʻyicha holatlar, tartibdagilar ulushi va diagramma.
• «Grafik»: eng yaqin 12 oyning har birida nechta oʻqitish muddati tugashi va oʻsib boruvchi jami.

Kurs qayta oʻtilsa, eski yozuv «Yangisi bilan almashtirilgan» holatini oladi va muddati oʻtgan deb sanalmaydi. Ogohlantirish kunlari soni (standart 60) sozlamalarda oʻzgartiriladi. Shablon mehnat muhofazasi va kadrlar mutaxassislari, ishlab chiqarish, omborlar, avtoparklar va tashkilotlar rahbarlari uchun. Maʼlumotnomadagi muddatlar — misol: ularni oʻz talablaringiz bilan solishtiring. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOfficeʼda ishlaydi, makroslarsiz; toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor.

Koʻp beriladigan savollar

Oʻqitish guvohnomasini reyestrga qanday bogʻlash mumkin?

Hujjat raqami va sanasini jurnalga yozing, skanerlangan nusxani esa tashkilotingiz papkasida saqlang. Reyestr muddatni nazorat qiladi, hujjatning oʻzini emas.

Yangi xodim qachon reyestrga kiritiladi?

Ishga kelgan kuni, kirish yoʻriqnomasi sanasi bilan. Shunda keyingi davriy oʻqitish muddati darrov hisoblana boshlaydi.

Kurslar roʻyxatini oʻzim kengaytira olamanmi?

Ha, maʼlumotnomaga yangi kurs va uning muddatini qoʻshasiz, jurnalda esa ushbu kursni tanlaysiz.

Muddati oʻtgan oʻqitish bilan nima qilish kerak?

Xodimni imkon qadar tezroq oʻqishga yuboring, ruxsat masalalarini esa ichki qoidalaringiz va amaldagi talablar boʻyicha hal qiling. Reyestr faqat muammoni koʻrsatadi.