Журнал учёта посетителей: образец и как вести в организации

Пост охраны, вахта в школе, регистратура в больнице, бюро пропусков в администрации — везде, где в здание входят посторонние, нужен журнал посетителей. Часто его ведут «как получится»: тетрадь, где половина записей без времени выхода, а ключи от кабинетов числятся то на одном сотруднике, то вообще ни на ком. Разберём, каким должен быть журнал, что в нём фиксировать и как перевести его в Excel.

Журнал учёта посетителей: зачем он нужен

Журнал решает три практические задачи:

безопасность — в любой момент видно, кто находится в здании, а при происшествии можно восстановить, кто и когда входил;
порядок допуска — посетитель идёт к конкретному сотруднику по конкретному вопросу, а не «в целом по зданию»;
учёт ответственности — вместе с посетителями отражается выдача ключей и пропусков, и за каждый из них кто-то отвечает.

Оговорка: обязательная форма журнала, сроки хранения и порядок обработки персональных данных определяются вашими локальными актами, требованиями безопасности и законодательством о персональных данных. Не копируйте чужие образцы без проверки: опирайтесь на утверждённые у вас документы и согласуйте перечень собираемых данных с ответственным за защиту информации.

Образец структуры журнала посетителей

Обычно достаточно следующих граф:

порядковый номер записи;
дата;
ФИО посетителя;
документ, удостоверяющий личность, — вид и, если это принято у вас, реквизиты (сколько данных записывать, решает ваш локальный акт);
к кому и в какое подразделение направляется;
цель визита;
время входа;
время выхода;
номер выданного пропуска или карты;
ФИО и подпись сотрудника охраны;
примечание.

Пример записи: «15 сентября, посетитель — вымышленный Иванов И. И., к начальнику отдела закупок, цель — подача документов, вход 10:05, выход 10:40, временный пропуск № 12».

Как вести журнал посетителей по шагам

1. Узнайте цель визита. Посетитель должен назвать, к кому идёт. Сотрудник охраны связывается с адресатом и убеждается, что визит ожидается.
2. Проверьте документ. Сверьте данные с тем, что записываете. Объём записываемых данных определяется вашим порядком.
3. Заполните запись при входе. Дата, ФИО, к кому, цель, время входа, номер пропуска.
4. Выдайте временный пропуск. Номер вносится в журнал.
5. При выходе проставьте время и заберите пропуск. Запись без времени выхода — повод проверить, где человек.
6. В конце смены проверьте журнал. Все записи закрыты? Все пропуска возвращены? Все ключи на месте?
7. Передайте смену. Сменяющий охранник расписывается и принимает невозвращённые ключи и пропуска по списку.

Ключи и пропуска: что учитывать вместе с посетителями

Журнал посетителей без учёта ключей работает наполовину. Рядом желательно вести:

журнал выдачи ключей — кому и в какое время выдан ключ от кабинета, когда возвращён;
реестр пропусков — постоянные и временные, номер, владелец, срок действия, статус;
список невозвращённых ключей — к концу дня он должен быть пуст либо объяснён.

Для постоянных пропусков полезен контроль срока: продлить или заменить нужно до истечения, а не после того, как человека не пустили в здание.

Журнал в Excel: как устроить

Электронная версия удобна поиском, фильтрацией и автоматическим подсчётом. Типичная структура книги:

Лист «Посетители» — таблица с графами выше. Время выхода вносится позже, и формулы подсвечивают записи без выхода.
Лист «Ключи» — выдача и возврат с отметками времени. Формула показывает, какие ключи не возвращены.
Лист «Пропуска» — реестр с датой окончания и светофором: зелёный, жёлтый — скоро истекает, красный — просрочен.
Лист «Справочники» — список подразделений, сотрудников, видов целей и ключей, чтобы данные вводились из выпадающих списков.
Печать — форма журнала для подшивки за месяц, если по порядку нужен бумажный экземпляр.

Подсчёт простой: сколько посетителей за день, сколько находится в здании, у кого висят невозвращённые ключи. Для итогов достаточно СЧЁТЕСЛИМН и фильтра по пустому времени выхода.

Пример: что показывает таблица

Допустим, за день записано 28 посетителей. Выход проставлен у 27. Таблица подсвечивает единственную запись без времени выхода: посетитель вошёл в 15:20 к начальнику отдела кадров. Охранник звонит адресату, выясняет, что человек ушёл через другой выход, и закрывает запись с отметкой. В тетради такая запись осталась бы незамеченной и висела бы до утра. Пример вымышленный.

Особенности в госорганах, школах и больницах

Администрации и ведомства. Часто пропускной режим строже, и посетитель допускается только по заявке или предварительной записи. Журнал дополняется номером заявки.
Школы и детские сады. Особое внимание — к тому, кто из взрослых заходит в здание и забирает детей, и порядок записи определяется школьными правилами.
Больницы и поликлиники. Поток большой, посещения родственников регулируются часами, и учёт ведётся по отделениям.
Режимные объекты. Журнал может быть частью более широкой системы допуска, и порядок его ведения задаёт служба безопасности.

Во всех случаях важно, чтобы журнал не превратился в набор персональных данных, доступных любому проходящему мимо. Электронную книгу храните в ограниченном доступе, бумажный журнал — в закрытом месте.

Типичные ошибки при ведении журнала посетителей

Нет времени выхода. Журнал становится бесполезным: непонятно, кто в здании.
Записи вперемешку. Один и тот же посетитель вписан несколько раз с разными вариантами ФИО.
Пропуска выдаются без номера в журнале, и при потере невозможно понять, чей он.
Ключи отдельно, посетители отдельно. Пропажа ключа расследуется по трём тетрадям.
Лишние персональные данные. Записывают больше, чем нужно по порядку, и защищают это хуже.
Правки поверх записей. Исправления делаются с пометкой и подписью, а не замазыванием и подтиранием.
Журнал не закрывается по окончании периода, нет акта передачи в архив.

Чек-лист охранника или ответственного

У каждого посетителя есть адресат и цель визита.
Время входа и выхода проставлено во всех записях.
Выданные пропуска возвращены в конце дня.
Все ключи на месте или невозвращённые отражены отдельно.
Постоянные пропуска с истекающим сроком отмечены.
Журнал защищён от доступа посторонних.
По окончании периода журнал подшит и передан в архив.

Где взять готовую таблицу

Если нужна готовая основа, посмотрите Журналы КПП в Excel: посетители, ключи, пропуска. Это платная таблица, 290 ₽. Внутри журнал посетителей со временем входа и выхода, учёт ключей с выделением невозвращённых, реестр пропусков со сроками и печатная форма журнала. Перечень граф и объём персональных данных подгоните под ваш порядок.

Схожие по логике решения — журнал входящих и исходящих документов и бесплатный светофор сроков. Подборка для бюджетных организаций — на странице для госструктур.

Нужно что-то ещё или доработать таблицу под ваш пропускной режим — закажите проект.

Таблица из статьи

Режим и охрана труда

Журналы КПП в Excel: учёт посетителей, выдачи ключей и пропусков

Журнал учёта посетителей, выдачи ключей и реестр пропусков в Excel: статус «в здании», подсветка невозвращённых ключей и истекающих пропусков, печать журнала.

290 ₽

Все проекты раздела: Режим и охрана труда

Частые запросы по теме: Учёт посетителей, ключей и пропусков в Excel · Журнал учёта документов ДСП и машинных носителей в Excel