KHIZHNYAKOVCRM in Excel erstellen: Kunden, Verkaufschancen und Vertriebstrichter
CRM in Excel – Kunden, Verkaufschancen, Vertriebstrichter — Zur Vorlage →
Ein CRM-System klingt nach Lizenzkosten, Einführungsprojekt und Schulung. Für einen Inhaber mit zwei Mitarbeitern, eine Beraterin oder ein kleines Vertriebsteam ist das oft zu viel. Gleichzeitig reicht eine lose Kundenliste nicht aus: Niemand sieht, welche Anfrage seit Wochen liegt und wie viel Umsatz in der Pipeline steckt.
Eine Excel-Tabelle kann das Wesentliche abdecken. Sie beantwortet vier Fragen: Wer ist der Kunde? Um welche Chance geht es? Auf welcher Stufe steht sie? Wann ist der nächste Kontakt fällig? Im Folgenden sehen Sie, wie Sie das aufbauen und was Sie dabei beachten sollten.
Die Struktur: vier Tabellen, die zusammenhängen
Trennen Sie die Daten nach Art, statt alles in eine breite Liste zu schreiben.
- Kunden: Nummer, Name, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Quelle (Empfehlung, Website, Messe), Datum des letzten Kontakts.
- Verkaufschancen: Nummer, Kunde, Mitarbeiter, Stufe, Betrag, Anlagedatum.
- Kontakte: Datum, Kunde, Art (Anruf, E-Mail, Treffen), Ergebnis, nächster Schritt.
- Parameter: Liste der Mitarbeiter, Quellen, Stufen und ihre Wahrscheinlichkeiten.
Der Kunde wird in den Chancen und Kontakten nur über seinen Namen oder seine Nummer ausgewählt (Dropdown-Liste). So steht jede Information genau einmal an einer Stelle.
Die Trichterstufen festlegen
Ein Vertriebstrichter besteht aus wenigen, klar abgegrenzten Stufen. Ein Beispiel mit angenommenen Abschlusswahrscheinlichkeiten:
| Stufe | Wahrscheinlichkeit |
|---|---|
| Anfrage | 10 % |
| Angebot | 40 % |
| Verhandlung | 70 % |
| Gewonnen | 100 % |
| Verloren | 0 % |
Diese Werte sind Schätzungen. Passen Sie sie nach einigen Monaten an Ihre echten Abschlussquoten an.
Erwarteten Umsatz berechnen
Der erwartete Umsatz einer Chance ist Betrag mal Wahrscheinlichkeit der Stufe. Die Wahrscheinlichkeit holen Sie per SVERWEIS aus der Stufenliste:
=D2*SVERWEIS(C2;Parameter!$A$2:$B$6;2;FALSCH)
Ein Zahlenbeispiel mit vier offenen Chancen:
| Chance | Stufe | Betrag in EUR | Erwartet in EUR |
|---|---|---|---|
| Büroumbau Meier | Verhandlung | 12.000 | 8.400 |
| Website Kanzlei | Angebot | 8.000 | 3.200 |
| Schulung Team A | Anfrage | 5.000 | 500 |
| Beratung Studio B | Anfrage | 3.000 | 300 |
| Summe | 28.000 | 12.400 |
Die Pipeline beträgt 28.000 Euro, realistisch erwartbar sind etwa 12.400 Euro. Diese Differenz hilft, ehrlich zu planen, statt die ganze Pipeline als sicheren Umsatz zu behandeln.
Konversion und durchschnittlicher Auftragswert
Zwei Kennzahlen zeigen, wie gut Ihr Vertrieb arbeitet:
Konversion = Gewonnen / (Gewonnen + Verloren)
=ZÄHLENWENN(C2:C500;"Gewonnen")/(ZÄHLENWENN(C2:C500;"Gewonnen")+ZÄHLENWENN(C2:C500;"Verloren"))
Der durchschnittliche Auftragswert ergibt sich aus MITTELWERTWENN über alle gewonnenen Chancen:
=MITTELWERTWENN(C2:C500;"Gewonnen";D2:D500)
Wenn Sie 5 von 20 abgeschlossenen Chancen gewonnen haben, liegt die Konversion bei 25 %. Der Wert ist nur aussagekräftig, wenn Sie Verlorenes tatsächlich auf „Verloren“ setzen und nicht stillschweigend liegen lassen.
Überfällige Kontakte markieren
Der wichtigste Nutzen eines CRM ist, dass keine Anfrage versandet. Berechnen Sie die Tage seit dem letzten Kontakt:
=HEUTE()-G2
und färben Sie die Zeile per bedingter Formatierung ein, wenn der Wert größer als Ihre Vorgabe ist, zum Beispiel 14 Tage bei offenen Angeboten. Wer jeden Montag nur die roten Zeilen abarbeitet, verliert deutlich weniger Chancen.
Häufige Fehler
- Zu viele Pflichtfelder. Wenn das Eintragen zehn Minuten dauert, pflegt es niemand. Beschränken Sie sich auf das, was Sie wirklich auswerten.
- Stufen nach Gefühl vergeben. Definieren Sie, was „Angebot“ bedeutet: zum Beispiel, dass ein schriftliches Angebot beim Kunden liegt.
- Doppelte Kunden. Prüfen Sie vor dem Anlegen mit ZÄHLENWENN, ob der Name bereits existiert.
- Keine Pflege. Eine Pipeline, die nicht wöchentlich aktualisiert wird, liefert falsche Zahlen.
Die fertige Excel-Vorlage
Die kostenpflichtige Vorlage „CRM in Excel“ enthält diese Struktur bereits mit eingebauten Formeln:
- „Parameter“: Mitarbeiter, Quellen, Trichterstufen und Wahrscheinlichkeiten.
- „Kunden“: bis zu 300 Kunden, mit Datum des letzten Kontakts.
- „Verkaufschancen“: bis zu 500 Chancen mit Stufe, Betrag, erwartetem Umsatz und Kontaktstatus.
- „Kontakte“: Journal von Anrufen, E-Mails und Treffen, bis zu 1000 Einträge.
- „Trichter“: Chancen und Summen nach Stufen, Konversion und durchschnittlicher Auftragswert.
- „Vertriebsmitarbeiter“: Ergebnisse je Mitarbeiter, bis zu 10 Personen.
Überfällige Kontakte werden markiert. Die Datei arbeitet ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Dabei sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit fiktiven Daten. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln und keine Spezialsoftware. Sie ist für Inhaber kleiner Unternehmen, Vertriebsmitarbeiter, Berater und Freelancer gedacht, die Ordnung bei den Kunden brauchen, ohne ein teures Abonnement abzuschließen.
FAQ
Wann reicht Excel als CRM nicht mehr aus?
Spätestens wenn viele Personen gleichzeitig in denselben Daten arbeiten, E-Mails automatisch zugeordnet werden sollen oder Sie mehrere Tausend Kunden pflegen. Für ein kleines Team mit überschaubarem Kundenstamm funktioniert Excel dagegen gut.
Wie sichere ich meine Kundendaten?
Speichern Sie die Datei nur an geschützten Orten, vergeben Sie ein Kennwort für die Datei und legen Sie regelmäßig Sicherungskopien an. Personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung, erfassen Sie daher nur, was Sie wirklich brauchen.
Wie kommen meine bestehenden Kundenadressen in die Tabelle?
Kopieren Sie sie spaltenweise in die Kundenliste. Vorher sollten Sie Dubletten entfernen (Daten, Duplikate entfernen) und die Schreibweisen vereinheitlichen.
Wie oft sollte ich die Pipeline prüfen?
Einmal pro Woche reicht für die meisten kleinen Teams. Gehen Sie dabei zuerst die überfälligen Kontakte durch, dann die Chancen mit dem höchsten erwarteten Umsatz.
