Dienstplan in Excel erstellen: fair verteilen, Urlaub und Vertretungen beachten

Wer den Dienstplan macht, kennt das Ritual: Kalender drucken, Namen eintragen, merken, dass Frau Weber im Urlaub ist, wieder radieren. Am Ende beschwert sich trotzdem jemand, dass er schon wieder am Wochenende dran ist. Die Beschwerde ist nicht immer berechtigt, aber ohne Zahlen lässt sie sich auch nicht entkräften.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Dienstplan in Excel so aufbauen, dass die Prüfungen von selbst laufen. Gemeint ist ein Plan für verantwortliche Dienste, etwa in Verwaltung, Schule, Klinik oder Hausverwaltung: pro Tag eine oder zwei Personen, die zuständig sind. Ein zyklischer Schichtplan mit festen Rhythmen ist etwas anderes.

Schritt 1: Die Grundlagen festlegen

Klären Sie vorab die Regeln und schreiben Sie sie in eine Parameterzelle, statt sie im Kopf zu behalten:

• Zeitraum (Monat, Quartal, Ferien)
• Dienste pro Tag (eins oder zwei)
• Ob Dienste an aufeinanderfolgenden Tagen erlaubt sind
• Dienststunden an Werktagen, Wochenenden und Feiertagen
• Zulässige Abweichung von der Durchschnittsauslastung

Dazu kommen drei Listen: Mitarbeitende (mit Telefonnummer), Feiertage und Verfügbarkeit (Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Schulung, jeweils von bis).

Schritt 2: Kalender mit Tagesart

In einer Spalte stehen die Tage des Zeitraums, daneben die Tagesart. Eine Formel kann Werktag, Wochenende und Feiertag unterscheiden:

=WENN(ZÄHLENWENN(Feiertage!$A$2:$A$30;A2)>0;"Feiertag";WENN(WOCHENTAG(A2;2)>5;"Wochenende";"Werktag"))

WOCHENTAG mit dem Argument 2 liefert Montag als 1 und Sonntag als 7, alles über 5 ist also Wochenende.

Schritt 3: Prüfungen pro Tag

Neben jeder Dienstzeile steht eine Prüfspalte. Drei Prüfungen sind besonders nützlich.

Ist die Person verfügbar?

=ZÄHLENWENNS(Verfügbarkeit!$A$2:$A$200;B2;Verfügbarkeit!$B$2:$B$200;"<="&A2;Verfügbarkeit!$C$2:$C$200;">="&A2)

Ein Ergebnis größer als 0 bedeutet: Urlaub oder Krankheit, die Einteilung ist ungültig.

Zwei Dienste an Folgetagen?

=WENN(UND(B3<>"";B3=B2);"zwei Tage in Folge";"")

Kein Dienst eingetragen?

=WENN(B2="";"kein Dienst";"")

Mit bedingter Formatierung färben Sie Zeilen mit Meldungen rot. So sieht man Probleme, ohne den ganzen Plan zu lesen.

Schritt 4: Gerechte Verteilung berechnen

Hier steckt der eigentliche Nutzen. Zählen Sie pro Person Dienste und Stunden:

=ZÄHLENWENN(Dienstplan!$B$2:$B$32;A2)

=SUMMEWENN(Dienstplan!$B$2:$B$32;A2;Dienstplan!$E$2:$E$32)

Ein Rechenbeispiel für einen April mit 30 Tagen, ein Dienst pro Tag, 6 Personen. Angenommen, ein Werktagsdienst zählt 4 Stunden und ein Wochenenddienst 10 Stunden:

• 22 Werktage mal 4 Stunden = 88 Stunden
• 8 Wochenendtage mal 10 Stunden = 80 Stunden
• Gesamt 168 Stunden, geteilt durch 6 Personen = 28 Stunden je Person

Das ist die erwartete Auslastung. Wer 40 Stunden hat, liegt 12 Stunden darüber. Mit einer erlaubten Abweichung von 20 % (5,6 Stunden) lautet der Status:

=WENN(F2>Soll*(1+Toleranz);"überlastet";WENN(F2<Soll*(1-Toleranz);"unterbelastet";"normal"))

Rechnen Sie Abwesende heraus: Wer zwei Wochen im Urlaub ist, hat weniger Soll als die anderen. Sonst sieht es so aus, als würde er bevorzugt.

Vertretungen sauber führen

Tauschen zwei Kollegen, sollte der ursprüngliche Plan sichtbar bleiben. Führen Sie dafür eine eigene Liste „Vertretungen“ (Datum, wer, für wen) und lassen Sie die Auswertung das Ist aus Plan und Vertretung zusammensetzen. Wer direkt im Plan überschreibt, verliert den Überblick, wer wann für wen eingesprungen ist.

Häufige Fehler

• Feiertage vergessen. Sie werden nicht automatisch erkannt, wenn die Liste nicht gepflegt ist.
• Urlaub erst nach der Einteilung eintragen. Erfassen Sie die Abwesenheiten zuerst.
• Nur Anzahl der Dienste zählen. Ein Wochenenddienst wiegt schwerer als ein Dienst am Dienstag. Zählen Sie Stunden mit.
• Kein Ausdruck zur Genehmigung. Ein Plan ohne Genehmigung und Unterschrift ist im Streitfall wertlos.

Die fertige Excel-Vorlage

Die kostenpflichtige Vorlage „Dienstplan“ bringt diese Prüfungen mit. Sie enthält:

• „Parameter“: Zeitraum bis zu 92 Tage, 1 oder 2 Dienste pro Tag, Verbot von Diensten an Folgetagen, Dienststunden für Werktage, Wochenenden und Feiertage, zulässige Abweichung der Auslastung und Angaben für das Druckformular.
• „Feiertage“: Verzeichnis für 2026 und 2027, bearbeitbar.
• „Mitarbeitende“: bis zu 100 Personen mit Position und Telefonnummer.
• „Verfügbarkeit“: Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Schulungen. Eine Einteilung an solchen Tagen wird hervorgehoben.
• „Dienstplan“: Kalender mit Tagesart, Plan und Ist und einer Prüfung für jeden Tag.
• „Vertretungen“: wer wen vertreten hat. Der Plan bleibt sichtbar.
• „Übersicht“: Dienste, Stunden, Wochenenden und Feiertage je Person, erwartete Anzahl, Abweichung und Status „überlastet / unterbelastet / normal“.
• „Druck Dienstplan“: Formular mit „Erstellt von“, „Genehmigt“, Telefonnummern und Spalte für die Unterschrift.

Die Datei ist auf Deutsch, arbeitet ohne Makros und läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Ein Muster mit fiktiven Daten liegt als separate Datei bei. Wichtig: Verlegte Arbeitssamstage und verkürzte Vortage werden nicht berücksichtigt, und Vergütung sowie Heranziehung zu Diensten richten sich nach Arbeitsrecht und Ihren internen Regelungen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?

Ein Dienstplan benennt für jedes Datum ein bis zwei verantwortliche Personen, etwa für Bereitschaft, Etagendienst oder Feiertagsdienst. Ein Schichtplan arbeitet mit festen Zyklen wie 2/2 oder 5/2 für ganze Teams.

Wie lange im Voraus sollte ein Dienstplan feststehen?

So früh, dass alle ihre private Planung darauf abstimmen können. Mindestens ein Monat im Voraus ist ein praktischer Richtwert, die verbindlichen Fristen legen Ihre Regelungen fest.

Wie behandle ich Wunschtermine?

Sammeln Sie sie vorab in der Verfügbarkeitsliste, zum Beispiel als „Wunsch frei“. Erfüllen Sie sie, soweit die Verteilung es zulässt, und gleichen Sie im Folgemonat aus.

Wie weise ich eine gleichmäßige Auslastung nach?

Drucken Sie die Übersicht mit Diensten, Stunden und Abweichung je Person aus. Die Zahlen sprechen für sich und beenden die meisten Diskussionen.