Mietverwaltung in Excel: Mietverträge, Zahlungen und Rückstände im Griff

Zwei Wohnungen, eine Garage, vielleicht ein kleines Büro: Ab diesem Umfang wird die Mietverwaltung im Kopf oder auf Zetteln unübersichtlich. Bei wem steht noch Miete aus? Wann endet der Vertrag in der Dachwohnung? Welches Objekt steht leer und kostet Sie Einnahmen?

Mit einer strukturierten Excel-Tabelle haben Sie darauf in Sekunden eine Antwort. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Objekte, Mieter, Verträge und Zahlungen aufbauen und den Rückstand korrekt berechnen.

Die vier Bausteine

1. Objekte: Bezeichnung (z. B. „Wohnung 2. OG links“), Fläche, Soll-Miete.
2. Mieter: Name, Telefon, E-Mail.
3. Mietverträge: Objekt, Mieter, Beginn, Ende, Monatsmiete, Zahltag, Kaution.
4. Zahlungen: Datum, Vertrag, Betrag.

Trennen Sie diese Listen. Der Mieter bleibt der gleiche, auch wenn er eine zweite Garage mietet, und ein Objekt kann nacheinander mehrere Verträge haben.

Rückstand berechnen

Der Rückstand ist die Differenz zwischen dem, was bis heute fällig war, und dem, was bezahlt wurde.

Fällig bis heute = Anzahl der begonnenen Monate seit Vertragsbeginn × Monatsmiete. Die Monate zählen Sie mit =DATEDIF(Beginn;HEUTE();"M")+1 (nur bis zum Vertragsende, falls es schon vorbei ist, begrenzen Sie mit MIN).

Bezahlt = =SUMMEWENN(Zahlungen!B:B;A2;Zahlungen!C:C).

Rückstand = Fällig – Bezahlt.

Beispiel: Vertrag seit 1. Januar, Monatsmiete 720 €, heute ist der 15. April. Fällig sind vier begonnene Monate: 4 × 720 = 2.880 €. Gezahlt wurden 2.160 €. Rückstand: 720 €, also eine Monatsmiete.

Ist das Ergebnis negativ, hat der Mieter im Voraus gezahlt oder zu viel überwiesen. Zeigen Sie solche Überzahlungen deutlich an, etwa mit Minuszeichen, damit sie bei der Abrechnung nicht untergehen.

Hinweis: Diese Rechnung ist eine Vereinfachung. Teilmonate, Mietminderungen und Staffelmieten berücksichtigen Sie bei Bedarf als separate Buchungen. Nebenkostenvorauszahlungen und Abrechnungen führen Sie am besten getrennt von der Kaltmiete.

Freie Objekte erkennen

Ein Objekt ist vermietet, wenn es für heute einen laufenden Vertrag gibt:

=WENN(ZÄHLENWENNS(Verträge!A:A;A2;Verträge!C:C;"<="&HEUTE();Verträge!D:D;">="&HEUTE())>0;"Vermietet";"Frei")

Verträge ohne Enddatum behandeln Sie, indem Sie ein sehr spätes Datum wie den 31.12.2099 eintragen. Daraus ergibt sich die Auslastung: Anzahl vermieteter Objekte geteilt durch alle Objekte. Bei 7 von 8 Objekten sind das 87,5 %.

Vertragsenden rechtzeitig sehen

=D2-HEUTE() gibt die Restlaufzeit in Tagen. Setzen Sie einen Schwellenwert, etwa 60 Tage, und markieren Sie Verträge darunter. So haben Sie genug Zeit für Gespräche, Verlängerung oder Neuvermietung. Notieren Sie dazu gesetzliche und vertragliche Kündigungsfristen – die Tabelle ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Kaution im Blick

Tragen Sie die Kaution im Vertrag ein: Betrag, Eingangsdatum, Anlageform. Sie gehört nicht zu den Einnahmen, sondern muss getrennt verwaltet und am Ende des Mietverhältnisses abgerechnet werden. Eine eigene Spalte verhindert, dass sie in der Einnahmenübersicht auftaucht.

Häufige Fehler

• Miete und Nebenkosten vermischen. Das führt zu falschen Rückständen.
• Zahlungen ohne Vertragsnummer buchen. Dann lassen sie sich nicht zuordnen.
• Alte Verträge löschen. Beenden Sie sie, behalten Sie die Historie.
• Keine Zahlungserinnerung. Wer den Rückstand sieht, sollte zeitnah nachfragen. Je früher, desto unkomplizierter.

Fertige Vorlage: Vermietungsverwaltung

Die Excel-Vorlage „Vermietungsverwaltung“ (kostenpflichtig) liefert diese Struktur fertig:

• Objekte: bis zu 100 Objekte mit Status „Vermietet“ oder „Frei“, Mieter und Miete.
• Mieter: Kontaktdaten.
• Mietverträge: bis zu 300 Verträge mit Daten, Miete, Zahltag, Kaution, fällig, bezahlt, Rückstand und Status.
• Zahlungen: Journal der Zahlungseingänge nach Vertragsnummer.
• Übersicht: Auslastung, Einnahmen pro Monat, Rückstände, Vertragsenden und ein Diagramm.

Fällig wird für die begonnenen Monate ab Vertragsbeginn berechnet, eine Überzahlung erscheint mit Minuszeichen. Als „Läuft bald aus“ gilt ein Vertrag, wenn bis zum Ende nicht mehr als die eingestellte Zahl von Tagen bleibt, standardmäßig 60. Ein Objekt zählt als vermietet, wenn für heute ein laufender Vertrag besteht.

FAQ

Ab wie vielen Objekten lohnt sich Spezialsoftware?

Ab etwa 20 bis 30 Einheiten, bei komplizierten Nebenkostenabrechnungen oder wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Für kleinere Bestände ist Excel völlig ausreichend.

Kann ich auch Garagen und Büros erfassen?

Ja. Ein Objekt ist ein Objekt, ob Wohnung, Stellplatz oder Gewerbefläche. Nutzen Sie eindeutige Bezeichnungen.

Wie gehe ich mit einer Mieterhöhung um?

Beenden Sie den alten Vertragsabschnitt zum Stichtag und legen Sie einen neuen mit der höheren Miete an. So bleibt die Rückstandsrechnung für beide Zeiträume korrekt.

Sind die Daten meiner Mieter bei Excel sicher?

Das hängt von Ihnen ab. Schützen Sie die Datei mit Passwort, speichern Sie sie nicht auf geteilten Laufwerken ohne Zugriffsbeschränkung und geben Sie nur weiter, was nötig ist.