Control del período de prueba, contratos temporales y exámenes médicos en Excel

Un contrato temporal que se pasó de fecha, un reconocimiento médico atrasado, un período de prueba que terminó sin que nadie tomara una decisión: pasa en las mejores empresas cuando los plazos viven en la cabeza de alguien o repartidos en carpetas. Y suele salir caro, ya sea en dinero, en estrés o en problemas laborales.

La solución es poner todas las fechas en un único registro con cálculos y colores. Esta guía te explica cómo.

Los plazos que conviene vigilar

Para cada empleado, estos son los plazos habituales:

• Fin del período de prueba.
• Fin del contrato temporal, si lo hay.
• Próximo reconocimiento o examen médico.
• Capacitación o certificación con fecha de caducidad.

Las duraciones y reglas de cada uno dependen de tu país y de tu convenio. Consulta la legislación laboral y tus normas internas antes de fijarlas; la hoja solo hace los cálculos con lo que tú escribas.

Ejemplo con fechas

Una persona ingresa el 3 de febrero y tiene un período de prueba de 3 meses.

Fin de la prueba = fecha de ingreso + 3 meses − 1 día = 3 de mayo − 1 día = 2 de mayo.

Si hoy es 10 de abril, quedan 22 días. Con un aviso de 30 días, el estado sería «Pronto» (amarillo). El 3 de mayo dejaría de ser un plazo pendiente y ya no genera alertas.

Las fórmulas

Fin del período de prueba:

=SI(Meses_prueba=0;"";FECHA.MES(Ingreso;Meses_prueba)-1)

Días hasta un plazo:

=SI(Fecha_plazo="";"";Fecha_plazo-HOY())

Estado de un plazo:

=SI(Días="";"";SI(Días<0;"Vencido";SI(Días<=Aviso;"Pronto";"En regla")))

Plazo más próximo de la fila:

=SI(CONTAR(F2:H2)=0;"";MIN(F2:H2))

Si la prueba ya terminó, no la incluyas como plazo pendiente para no generar avisos innecesarios: =SI(Fin_prueba<HOY();"";Fin_prueba).

Contar vencidos por departamento:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Reg[Departamento];A2;Reg[Estado];"Vencido")

Con formato condicional, pinta las celdas de rojo (vencido) o amarillo (pronto). Al introducir la nueva fecha tras una renovación, los colores desaparecen solos.

La lista «qué hacer»

El valor real está en una hoja que, sin que la ordenes a mano, muestre solo a las personas con algo vencido o próximo, con las más urgentes arriba. En Excel se puede hacer con una columna auxiliar que combine la fecha y el número de fila, y las funciones K.ESIMO.MENOR, COINCIDIR e INDICE para extraer las filas en orden. Es más laborioso, pero se monta una vez y funciona siempre.

Cuántos días de aviso

Treinta días es un buen punto de partida para la mayoría de plazos. Para un reconocimiento médico, que exige agendar cita, quizá necesites más. Para una decisión sobre un contrato temporal, tal vez el mismo plazo legal de preaviso. Ajusta según el plazo de reacción de tu organización.

Errores frecuentes

• Calcular la prueba sin restar un día y quedarte un día corto o largo.
• Dejar fechas escritas como texto: Excel no las puede restar.
• No quitar los plazos ya cerrados y llenar la hoja de alertas.
• Compartir el archivo sin control: incluye datos personales y de salud.
• No revisar la hoja con una periodicidad fija; programa una revisión semanal.

Plantilla lista: control de plazos de personal

La plantilla de Excel reúne estas fechas en un único registro. Es útil para personal de recursos humanos, jefes de área, administradores de oficina y dueños de pequeñas empresas.

• «Parámetros»: organización, fecha del informe (se actualiza sola) y días de aviso.
• «Registro»: hasta 60 empleados con ingreso, período de prueba, contrato a plazo fijo, examen médico y capacitación o certificación; días hasta cada plazo, plazo más próximo y estado.
• «Qué hacer»: lista automática de empleados con estado «Vencido» o «Pronto», los más urgentes arriba.
• «Resumen»: plazos vencidos y por vencer por tipo y departamento, y un gráfico.

El aviso por defecto es de 30 días y se cambia en «Parámetros». La fecha de hoy se actualiza cada vez que abres el archivo; en el ejemplo está fija para que veas un caso concreto. Funciona con Excel 2007 o posterior y LibreOffice, sin macros. Los plazos y umbrales son valores de referencia: compáralos con la legislación laboral aplicable. El cálculo es orientativo. Es una plantilla de pago.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura el período de prueba?

Lo fija la normativa de tu país y, a veces, el convenio o el contrato. No existe una cifra universal: consulta las reglas locales.

¿Qué hago si un contrato temporal vence?

Antes de la fecha, decide si se prorroga, se convierte o termina, siguiendo la normativa local. La lista de pendientes sirve para que esa decisión no llegue tarde.

¿Puedo añadir otros plazos?

Sí, siempre que tengan una fecha: por ejemplo, la renovación de un permiso o una evaluación. Si no hay columna, añade una y extiende las fórmulas.

¿Quién debe revisar la hoja?

Una persona responsable, con una rutina fija (por ejemplo, cada lunes). Un registro que nadie mira no evita ningún vencimiento.