KHIZHNYAKOVSuivi des créances clients sur Excel : factures, retards de paiement et balance âgée
Suivi des créances clients et des paiements — modèle Excel — Voir le modèle →
Quand vos clients paient à 30 ou 60 jours, l'argent qui vous est dû est éparpillé entre des factures, des virements partiels et des échanges d'e-mails. Un retard passe inaperçu, puis deux, et un jour la trésorerie se tend alors que le chiffre d'affaires est bon. Les créances clients sont pourtant de l'argent déjà gagné : il ne reste qu'à l'encaisser.
Ce guide explique comment tenir un registre des créances dans Excel : la structure des tableaux, le calcul des échéances et des retards, la gestion des paiements partiels, la balance âgée et un système simple de relance.
Le principe : factures et paiements séparés
L'erreur la plus courante est de tenir une seule ligne par facture et de modifier le montant à la main quand un paiement arrive. On perd la trace des règlements, et les paiements partiels deviennent illisibles. Mieux vaut deux tableaux :
- les factures : une ligne par facture (numéro, client, date de livraison ou d'émission, montant TTC) ;
- les paiements : une ligne par règlement reçu (date, numéro de facture, montant).
Le lien entre les deux se fait par le numéro de facture.
Étape 1 : l'échéance
Pour chaque client, définissez son délai de paiement habituel dans une petite liste. L'échéance de la facture vaut :
=SI(F2<>"";F2;C2+RECHERCHEV(B2;Clients!$A:$B;2;FAUX))
où C2 est la date de la facture, B2 le client, et F2 une éventuelle échéance spécifique négociée pour cette facture.
En France, pour les ventes entre professionnels, le délai de paiement est encadré par la loi (en règle générale 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois si c'est convenu). Vérifiez les règles qui s'appliquent à votre pays et à votre secteur.
Étape 2 : le solde et le retard
- Payé :
=SOMME.SI(Paiements!$B:$B;A2;Paiements!$C:$C), qui additionne automatiquement tous les règlements partiels. - Solde dû :
=D2-G2 - Jours de retard :
=SI(ET(H2>0;AUJOURDHUI()>E2);AUJOURDHUI()-E2;0)
Étape 3 : la balance âgée
La balance âgée classe les créances selon l'ancienneté du retard. Plus une créance est ancienne, plus elle risque de ne jamais être payée.
=SI(H2<=0;"Payée";SI(I2=0;"Non échue";SI(I2<=30;"1-30";SI(I2<=60;"31-60";SI(I2<=90;"61-90";"plus de 90")))))
Puis, par tranche : =SOMME.SI(Factures!$J:$J;A2;Factures!$H:$H).
Exemple au 15 novembre.
| Facture | Client | Montant | Payé | Solde | Échéance | Retard | Tranche |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F-101 | Dupont SARL | 2 400 € | 2 400 € | 0 € | 10/10 | – | Payée |
| F-104 | Atelier Morel | 1 800 € | 600 € | 1 200 € | 20/10 | 26 j | 1-30 |
| F-107 | Café du Port | 950 € | 0 € | 950 € | 05/09 | 71 j | 61-90 |
| F-112 | Dupont SARL | 3 100 € | 0 € | 3 100 € | 30/11 | – | Non échue |
Total des créances : 5 250 €, dont 2 150 € échus (41 %). La facture du Café du Port demande une action rapide : plus de deux mois de retard.
Étape 4 : organiser les relances
Ajoutez une colonne « date du prochain contact ». Un rappel automatique indique qui appeler aujourd'hui :
=SI(H2<=0;"";SI(K2="";SI(I2>0;"aucun contact";"");SI(K2<=AUJOURDHUI();"Relancer";"")))
Une créance échue sans contact prévu est signalée, et une créance dont la date de relance est arrivée apparaît en « Relancer ». Après chaque appel ou e-mail, notez la nouvelle date convenue.
Une progression classique : rappel courtois quelques jours après l'échéance, relance ferme à 15 jours, appel téléphonique à 30 jours, mise en demeure ensuite.
Les erreurs fréquentes
- Modifier le montant de la facture à la place de saisir un paiement. L'historique disparaît.
- Ne regarder que le total des créances. 10 000 € non échus et 10 000 € à plus de 90 jours n'ont pas du tout le même risque.
- Relancer trop tard. Un retard de 10 jours se règle souvent avec un simple rappel ; un retard de 90 jours beaucoup moins.
- Oublier les avoirs. Saisissez-les comme des paiements pour que le solde reste juste.
Le modèle prêt à l'emploi
Le modèle Suivi des créances clients et des paiements (payant) met en place ce registre complet.
- « Clients » : liste des clients avec leur délai de paiement en jours et les commerciaux responsables.
- « Factures » : jusqu'à 800 factures avec client, date de livraison, montant, échéance (ou « Échéance spécifique »), solde dû, jours de retard, tranche, code couleur et date du prochain contact.
- « Paiements » : jusqu'à 1500 paiements saisis par numéro de facture ; les paiements partiels s'additionnent automatiquement.
- « Synthèse » : total des créances, part échue, balance âgée (1–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours), créances par client et graphiques.
Le rappel « Relancer » apparaît quand la date du prochain contact est arrivée, et « aucun contact » quand une créance échue n'a pas de relance prévue. Le fichier fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, sans macros, avec un tableau vierge et un exemple fictif.
Questions fréquentes
Faut-il saisir les montants HT ou TTC ?
TTC, puisque c'est le montant que le client doit réellement vous verser. Le suivi des créances porte sur l'argent à encaisser, pas sur le chiffre d'affaires.
Comment calculer le délai moyen de paiement de mes clients ?
Pour les factures payées, calculez l'écart entre la date du dernier paiement et la date de facture, puis faites la moyenne par client avec MOYENNE.SI. Vous saurez qui paie vraiment à 30 jours et qui à 50.
Que faire d'une créance qui ne sera jamais payée ?
Après les relances et éventuellement une procédure, elle devra être traitée en comptabilité comme une créance irrécouvrable. Parlez-en à votre comptable ; dans le tableau, gardez-la visible jusqu'à cette décision.
Peut-on suivre les créances par commercial ?
Oui, si chaque client est rattaché à un commercial. Un total par commercial avec SOMME.SI montre qui doit relancer quoi.
