KHIZHNYAKOVTableau de suivi freelance sur Excel : temps, forfaits, revenus et impayés
Suivi des commandes et du temps d'un freelance — modèle Excel — Voir le modèle →
Les revenus d'un freelance ont rarement la forme d'un salaire. Une partie du travail est facturée à l'heure, une autre au forfait ; certains clients paient à réception, d'autres à 45 jours ; et il y a toujours une petite mission oubliée au moment de facturer. Au bout de l'année, il est difficile de répondre à des questions simples : combien ai-je gagné chaque mois, quel client me rapporte le plus, et combien je gagne vraiment de l'heure ?
Ce guide montre comment construire un tableau de suivi freelance dans Excel qui réunit le temps passé, les commandes au forfait, les revenus et les impayés, avec une estimation du revenu net après prélèvements.
Étape 1 : la fiche clients
Pour chaque client, notez son nom et son taux horaire habituel. Le taux sera repris automatiquement dans le journal du temps, ce qui évite les erreurs de saisie. Ajoutez une cellule « aujourd'hui » (=AUJOURDHUI()) qui servira aux calculs d'échéance, et un taux de prélèvements estimé (cotisations et impôt), que vous vérifierez selon votre statut.
Étape 2 : le journal du temps
Une ligne par session de travail : date, client, tâche, heure de début, heure de fin. Les heures se calculent ainsi :
=SI(E2<>"";MOD(E2-D2;1)*24;F2)
MOD gère les sessions qui passent minuit, et la colonne F permet de saisir des heures à la main quand vous n'avez pas chronométré.
Montant : =G2*SI(H2<>"";H2;RECHERCHEV(B2;Clients!$A:$B;2;FAUX))
La colonne H accueille un taux spécifique pour une ligne donnée, par exemple un travail urgent facturé plus cher. Une dernière colonne « Payé » indique si la ligne a été réglée.
Étape 3 : les commandes au forfait
Les forfaits (un logo, un site, une traduction de 20 pages) se suivent à part, car leur temps n'est pas facturé : montant convenu, date de livraison prévue, statut (en cours, livrée), montant payé. Le reste dû = montant − payé.
Un code couleur sur le délai aide à ne rien laisser glisser : orange quand la livraison approche (par exemple à moins de 3 jours), rouge quand elle est dépassée.
Étape 4 : la synthèse mensuelle
Revenus d'un mois = montants horaires du mois + forfaits livrés dans le mois.
=SOMME.SI.ENS(Temps!$I:$I;Temps!$A:$A;">="&B$1;Temps!$A:$A;"<"&MOIS.DECALER(B$1;1))
et la même formule pour les forfaits, avec en plus la condition sur le statut « Livrée ».
Exemple pour novembre.
| Source | Détail | Montant |
|---|---|---|
| Client A | 32 h × 55 € | 1 760 € |
| Client B | 18 h × 70 € | 1 260 € |
| Client B, urgence | 2 h × 90 € | 180 € |
| Forfait logo | livré le 20/11 | 800 € |
| Total | 4 000 € |
Étape 5 : le taux horaire réel et le net estimé
Taux horaire réel = montants horaires / heures travaillées. Ici : (1 760 + 1 260 + 180) / 52 h ≈ 61,50 €. Il ne tient pas compte des forfaits, dont les heures ne sont pas suivies. Si vous voulez connaître la rentabilité d'un forfait, chronométrez-le aussi.
Net estimé = revenu × (1 − taux de prélèvements). Avec un taux de 25 % choisi pour l'exemple : 4 000 × 0,75 = 3 000 €. Ce n'est qu'une estimation : les taux dépendent de votre statut, de votre pays et changent régulièrement.
Impayés = lignes horaires non marquées « Payé » + reste dû des forfaits livrés. C'est le chiffre à surveiller chaque semaine.
Les erreurs fréquentes
- Confondre facturé et encaissé. Pour la trésorerie, seul l'argent reçu compte.
- Oublier de noter les petites interventions. Un appel de 20 minutes ou une correction rapide, répétés, représentent des heures entières à la fin du mois.
- Calculer le taux horaire sur les seules heures facturées en ignorant les échanges, devis et allers-retours.
- Dépenser le brut. Mettez de côté chaque mois la part estimée des prélèvements.
Le modèle prêt à l'emploi
Le modèle Suivi des commandes et du temps d'un freelance (payant) réunit ces tableaux dans un seul classeur.
- « Clients » : liste des clients avec leur taux horaire, paramètre « aujourd'hui », taux de prélèvements en % (indicatif), premier mois du rapport et délai « urgent ».
- « Temps » : jusqu'à 1000 saisies avec date, client, tâche, début et fin ou heures manuelles, taux spécifique pour les urgences, montant et mention « Payé ».
- « Commandes » : jusqu'à 500 forfaits avec montant, date de livraison, statut, payé, reste dû et code couleur du délai.
- « Synthèse » : revenus par mois et par client, heures de la semaine et du mois, taux horaire moyen, impayés, « net de prélèvements » et deux graphiques.
Un forfait est compté en revenu au statut « Livrée », à sa date de livraison. Le fichier fonctionne sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, sans macros, avec un tableau vierge et un exemple fictif.
Questions fréquentes
Faut-il enregistrer les revenus à la date de la prestation ou du paiement ?
Le suivi d'activité se fait à la date de la prestation : il montre ce que vous avez produit. Les obligations fiscales et sociales, elles, peuvent dépendre des encaissements selon votre statut. Gardez les deux informations.
Comment fixer son taux horaire de départ ?
Partez du revenu net souhaité, ajoutez les prélèvements et vos frais professionnels, puis divisez par un nombre réaliste d'heures facturables par an. Le tableau vous dira ensuite si ce taux tient dans la réalité.
Que faire quand un client paie en retard ?
Relancez dès l'échéance passée, poliment mais clairement. Avoir la liste exacte des montants dus et leur ancienneté rend la conversation beaucoup plus simple.
Le tableau remplace-t-il un logiciel de facturation ?
Non. Il sert à suivre l'activité, les revenus et les impayés. Les factures elles-mêmes doivent respecter les mentions obligatoires de votre pays et se font avec l'outil de votre choix.
