KHIZHNYAKOVFoglio di viaggio e controllo del carburante in Excel
Fogli di viaggio e controllo carburante in Excel: consumo secondo norma — Vedi il modello →
Quando una piccola flotta, per esempio quella di un ente, di una scuola o di una piccola impresa, fa rifornimento «a occhio», il carburante diventa una voce di spesa senza controllo. Chi guida di più, chi consuma più del normale e quale mezzo ha l'assicurazione in scadenza: tre domande che richiedono dati ordinati.
Questa guida mostra come impostare in Excel un registro dei fogli di viaggio che calcoli i chilometri, il consumo di riferimento (la «norma»), quello effettivo e la differenza in litri e in euro. Le regole interne e le norme locali sui fogli di viaggio vanno verificate: qui costruiamo lo strumento di calcolo.
I dati di ogni viaggio
Per ogni foglio servono: data, veicolo, autista, contachilometri alla partenza e al rientro, carburante nel serbatoio alla partenza e al rientro, litri riforniti. Con questi dati calcoli:
- chilometri percorsi = contachilometri rientro − contachilometri partenza;
- consumo effettivo = carburante in partenza + rifornimenti − carburante al rientro.
Controlla subito le incongruenze: un rientro inferiore alla partenza o una rimanenza negativa sono errori di compilazione, non dati veri. Una formula come =SE(rientro<partenza; "Controlla"; "") li fa emergere.
Il consumo secondo norma
Ogni veicolo ha un consumo di riferimento in litri ogni 100 km, ricavato dalla scheda tecnica o dall'esperienza dell'organizzazione. Il consumo secondo norma del viaggio è:
=km * norma / 100 * (1 + maggiorazione)
La maggiorazione è la somma di tre componenti: la stagione (più alta nei mesi freddi), il ciclo urbano e il carico. Si può costruire con una tabella dei mesi e una formula CERCA.VERT:
=CERCA.VERT(MESE(data); Stagioni; 2; FALSO) + SE(città; 0,1; 0) + SE(carico; 0,05; 0)
I valori delle maggiorazioni qui sono esempi: ognuno stabilisce i propri in base al regolamento dell'organizzazione e alle norme vigenti.
Sovraconsumo e risparmio
La differenza tra effettivo e norma indica come è andato il viaggio:
=consumo_effettivo - consumo_norma
Positivo significa sovraconsumo, negativo risparmio. Per non segnalare ogni piccola oscillazione, fissa una soglia accettabile, per esempio 5% oltre la norma. Il costo del sovraconsumo è semplicemente litri * prezzo_carburante.
Esempio
Furgone con norma 9,0 l/100 km. Viaggio di 240 km a gennaio, maggiorazione stagionale 10%, ciclo urbano 5%.
| Voce | Calcolo | Valore |
|---|---|---|
| Coefficiente | 1 + 0,10 + 0,05 | 1,15 |
| Consumo secondo norma | 240 × 9 / 100 × 1,15 | 24,84 l |
| Consumo effettivo | 20 + 15 − 7 | 28,00 l |
| Sovraconsumo | 28,00 − 24,84 | +3,16 l (12,7%) |
| Costo (a 1,80 € al litro) | 3,16 × 1,80 | circa 5,69 € |
Un sovraconsumo del 12,7% supera la soglia del 5%: vale la pena controllare se il serbatoio è stato riempito in modo regolare o se ci sono problemi al mezzo.
Le scadenze dei mezzi e degli autisti
Il registro del carburante diventa molto più utile se aggiungi le scadenze: revisione o manutenzione, assicurazione, patente e visita medica dell'autista. Con la data del viaggio puoi persino verificare che nessuna fosse già scaduta quel giorno. Un semaforo con =SE(scadenza<OGGI(); "Scaduto"; SE(scadenza-OGGI()<=30; "In scadenza"; "OK")) basta. Durata della visita medica, requisiti della patente e obblighi assicurativi dipendono dalle norme del tuo paese: controllale.
Errori da evitare
- Contachilometri non aggiornato dopo la riparazione: crea salti nei chilometri.
- Rifornimenti senza viaggio: se il litro rifornito non è collegato a un viaggio, il consumo effettivo risulta falsato.
- Norma unica per tutta la flotta: ogni mezzo ha il suo consumo.
- Fogli numerati due volte: controlla i duplicati con
CONTA.SE. - Riepilogo solo annuale: un riepilogo per mese e per veicolo mostra le anomalie quando sono ancora recenti.
Modello Excel già pronto
Il modello «Fogli di viaggio e controllo carburante» contiene questa logica. In «Parametri» imposti organizzazione, soglia di sovraconsumo ammesso, preavviso sulle scadenze, maggiorazioni stagionali per mese e prezzi del carburante. «Veicoli» gestisce fino a 60 mezzi con norma l/100 km, maggiorazioni per città e carico, scadenze di manutenzione e assicurazione e contachilometri attuale; «Autisti» fino a 80 persone con patente e visita medica.
Il «Registro fogli di viaggio» accoglie fino a 800 registrazioni con chilometri, consumo secondo norma ed effettivo, sovraconsumo e risparmio, stato e controlli (rientro inferiore alla partenza, rimanenza negativa, sovraconsumo oltre la soglia, scadenze superate alla data del viaggio). «Controllo scadenze» è il semaforo; «Riepilogo» dà chilometri, carburante, sovraconsumo, consumo medio e costo per mese e per veicolo. «Stampa foglio di viaggio» produce un modulo semplificato con le caselle per le firme.
Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice, senza macro, ed è a pagamento. Il modulo di stampa è di lavoro, non ufficiale; norme e maggiorazioni predefinite sono indicative.
FAQ
Che differenza c'è tra consumo secondo norma e consumo effettivo?
La norma è quanto dovrebbe consumare il mezzo in condizioni definite; l'effettivo è quanto carburante è davvero sparito dal serbatoio. La differenza è il segnale da analizzare.
Un sovraconsumo significa che qualcuno sottrae carburante?
Non necessariamente. Traffico, carichi, freddo, un filtro intasato o pneumatici sgonfi spiegano molti scostamenti. Il registro serve a indicare dove guardare, non a dare colpe.
Ogni quanto controllare il riepilogo?
Una volta al mese è sufficiente per una piccola flotta, così da intervenire su un mezzo anomalo prima che lo scostamento si accumuli.
Posso usare il file con mezzi diversi dalle auto?
Sì, purché tu conosca una norma di consumo in litri ogni 100 km o una misura equivalente per quel mezzo.
