KHIZHNYAKOVRegistro contratti in Excel: scadenze, pagamenti e debiti sotto controllo
Registro contratti con controllo di scadenze e pagamenti — modello Excel — Vedi il modello →
Contratti di fornitura, affitto, manutenzione, abbonamenti, collaborazioni: dopo un anno sono decine e le scadenze si dimenticano. Il risultato è familiare: un rinnovo automatico che nessuno voleva, una disdetta fuori termine, un pagamento che non risulta da nessuna parte.
Un registro in Excel, tenuto con disciplina, risolve la maggior parte di questi problemi. Basta decidere quali informazioni annotare e lasciare che le formule facciano i conti. Ecco come impostarlo.
Quali dati inserire nel registro
Una riga per contratto, con queste colonne:
| Colonna | Esempio |
|---|---|
| N. contratto | 2025/014 |
| Tipo | Manutenzione |
| Controparte | Rossi Impianti Srl |
| Responsabile interno | Laura B. |
| Data di inizio | 01/02/2025 |
| Scadenza | 31/01/2026 (oppure "indeterminato") |
| Importo | 12.000 € |
| IVA | in più |
| Rinnovo | tacito |
Per i contratti senza scadenza scrivi la parola "indeterminato" invece di lasciare la cella vuota: la formula potrà distinguerli dagli errori di compilazione.
Controllare le scadenze con un semaforo
Decidi con quanti giorni di preavviso vuoi essere avvisato (per esempio 60) e scrivilo in una cella dei parametri. Poi calcola i giorni mancanti:
=SE(F2="indeterminato"; ""; F2-OGGI())
e uno stato con la logica del semaforo:
=SE(F2="indeterminato"; "Senza scadenza"; SE(F2<OGGI(); "Scaduto"; SE(F2-OGGI()<=$K$1; "In scadenza"; "Attivo")))
Aggiungi una formattazione condizionale (rosso, giallo, verde) e hai a colpo d'occhio la situazione. Per l'elenco dei contratti da gestire per primi, ordina per giorni mancanti.
Importo con IVA e pagamenti
Se alcuni importi sono "IVA inclusa" e altri "IVA in più", serve una colonna che porti tutto allo stesso criterio. Con aliquota in una cella dei parametri ($K$2):
=SE(H2="in più"; G2*(1+$K$2); G2)
L'aliquota IVA va verificata con la normativa in vigore: tienila in un parametro e non dentro le formule.
I pagamenti vanno su un foglio separato, con numero di contratto, data e importo. Il pagato si somma con:
=SOMMA.SE(Pagamenti!$A:$A; A2; Pagamenti!$C:$C)
Il residuo è importo con IVA meno pagato. Il debito è il residuo di un contratto già scaduto: è la parte non pagata di qualcosa che avrebbe dovuto essere chiuso, e va messa in evidenza.
Esempio numerico
Contratto di manutenzione: 12.000 € più IVA al 22% = 14.640 €. Pagamenti registrati: 3 rate da 3.660 € = 10.980 €. Residuo: 3.660 €. Se il contratto è scaduto il 31 gennaio e l'ultima rata non c'è, il residuo diventa debito.
Con SOMMA.SE per controparte sul registro, vedi anche quanto devi complessivamente a ciascun fornitore, e con CONTA.SE quanti contratti hai per tipo.
Errori da evitare
- Date scritte come testo: se Excel non le riconosce, i calcoli sulle scadenze danno errore. Controlla che siano allineate a destra.
- Un contratto, più versioni: gli addendum vanno annotati nel campo note o con una riga collegata, non sovrascritti.
- Rinnovi taciti ignorati: segna sempre se il contratto si rinnova da solo e la data entro cui disdire.
- Pagamenti sul registro principale: tienili in un foglio a parte, altrimenti non regge più il conto.
- Nessun responsabile: ogni contratto deve avere una persona che risponde della scadenza.
Il modello Excel già pronto
Il modello "Registro contratti" è a pagamento e contiene già le formule descritte sopra. Usa formule normali, senza macro né collegamenti esterni.
- Parametri: aliquota IVA, regime IVA, giorni di preavviso, elenchi di tipi di contratto, controparti e responsabili.
- Registro: fino a 300 contratti con durata (data o «indeterminato»), importo, IVA «inclusa» o «in più», rinnovo, responsabile, pagato, residuo, debito, avvisi e semaforo.
- Pagamenti: fino a 1500 pagamenti collegati al numero del contratto.
- In scadenza: l'elenco dei contratti prossimi alla scadenza, ordinato per urgenza, senza macro.
- Riepilogo: per tipo e per controparte, i primi 10 per residuo e un grafico delle scadenze per mese.
Funziona con Excel 2007 e successivi e con LibreOffice. L'aliquota IVA è un parametro modificabile: verifica il valore in vigore.
Domande frequenti
Con quanto anticipo conviene essere avvisati di una scadenza?
Dipende dal preavviso di disdetta previsto dal contratto. Se è di 60 giorni, imposta l'avviso a 90, così hai tempo di decidere.
Posso registrare anche contratti senza importo fisso?
Sì: inserisci un importo stimato o lascia zero e usa la riga per tenere sotto controllo almeno la scadenza e il responsabile.
Il registro ha valore legale?
No: è uno strumento di controllo interno. Per il contenuto dei contratti fa fede il documento firmato.
Come archivio i contratti stessi?
Salva i file in una cartella con lo stesso numero del registro. Nel foglio basta annotare il numero: così trovi tutto in pochi secondi.
