KHIZHNYAKOVRiconciliazione dei saldi con clienti e fornitori in Excel
Riconciliazione saldi con la controparte in Excel: calcolo del saldo e modulo di stampa — modello Excel — Vedi il modello →
Una volta all'anno, o a fine trimestre, arriva la richiesta: «Ci confermate il saldo?». Si apre l'estratto conto del fornitore, si apre il proprio mastro e si comincia a spuntare riga per riga, a occhio, cercando dove manca una fattura o dove un importo è diverso di pochi euro.
In Excel questo lavoro si può ridurre molto. Basta mettere i documenti di entrambe le parti nella stessa tabella e lasciare alle formule il confronto. Vediamo come impostarla, quali formule servono, un esempio con numeri in euro e gli errori più frequenti. Alla fine trovi un modello pronto con il verbale da stampare.
Come impostare la riconciliazione
1. Una tabella sola, due lati
Una riga per documento. A sinistra le colonne dei vostri dati: numero documento, data, importo addebitato (fatture emesse o ricevute) e importo pagato. A destra le stesse colonne secondo la controparte. Se un documento esiste solo da una parte, l'altra resta vuota: è proprio un'informazione.
2. La differenza per documento
Con i vostri importi in D e quelli della controparte in H:
=D2-H2
Per tenere conto di piccoli arrotondamenti, imposta una tolleranza (per esempio 0,05 €) in una cella:
=SE(ASS(D2-H2)>Parametri!$B$1;"Differenza";"OK")
3. Documento assente da una parte
=SE(E(D2<>"";H2="");"Assente presso la controparte";SE(E(D2="";H2<>"");"Assente presso di noi";...))
È l'errore più comune: una fattura registrata in un mese da una parte e nel mese successivo dall'altra.
4. Il saldo progressivo
Il saldo parte dal saldo iniziale e a ogni riga aumenta con gli addebiti e diminuisce con i pagamenti:
=F1+D2-E2
Fallo separatamente per voi e per la controparte: a fine tabella i due saldi devono coincidere. Se non coincidono, la differenza è la somma degli importi delle righe con anomalie.
Un esempio con i numeri
Saldo iniziale 0 per entrambe le parti.
| Documento | Nostro importo | Loro importo | Stato |
|---|---|---|---|
| Fattura 101 | 1.200,00 € | 1.200,00 € | OK |
| Fattura 102 | 850,00 € | 805,00 € | Differenza (45 €) |
| Pagamento 15/03 | -1.200,00 € | Assente presso la controparte |
Il saldo secondo noi è 1.200 + 850 - 1.200 = 850 €. Secondo la controparte è 1.200 + 805 = 2.005 €. La differenza di 1.155 € si spiega con due voci: il pagamento di 1.200 € che la controparte non ha registrato, meno i 45 € in meno sulla fattura 102 (probabile errore di battitura: 850 contro 805).
Il verbale di riconciliazione
Un buon verbale riporta periodo, contratto, saldo finale, la frase «debito a favore di…», le firme e l'elenco delle operazioni. Prepara un foglio di stampa A4 con queste voci richiamate dalle celle, in modo che cambiando i dati il documento si aggiorna.
Errori comuni
- Confrontare solo i totali e non i singoli documenti.
- Dimenticare le note di credito, che hanno segno opposto.
- Non indicare la valuta quando si lavora con più valute.
- Usare date diverse per lo stesso documento (data fattura contro data registrazione).
Modello Excel pronto: riconciliazione con la controparte
Il modello ha cinque fogli. In «Dati anagrafici» inserisci la tua organizzazione, la controparte, il contratto, il periodo, il saldo iniziale di entrambe le parti, chi è il fornitore, la tolleranza di confronto e i firmatari. In «Operazioni» registri fino a 500 documenti con i vostri importi e quelli della controparte: differenze, esito e saldo progressivo si calcolano da soli. «Differenze» elenca i documenti con scostamento e un suggerimento su cosa verificare. Il «Verbale» è un modulo A4 con saldo finale, formulazione del debito, righe per le firme e le prime 100 operazioni. Il «Riepilogo» mostra movimenti e saldi, numero di differenze, movimenti per mese e due grafici.
Se sei il cliente e non il fornitore, scegli semplicemente il ruolo nei dati anagrafici: cambia solo la formulazione nel verbale. Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro, in italiano. È un modello a pagamento. Il calcolo è indicativo.
Domande frequenti
Ogni quanto conviene riconciliare i saldi?
Con le controparti importanti, ogni trimestre; con le altre, almeno una volta l'anno. Più è lungo l'intervallo, più è difficile ritrovare un errore.
Che valore ha il verbale firmato?
Dipende dalle regole del tuo paese e dal contratto. Verifica con il tuo consulente cosa comporta.
Come gestisco le differenze di cambio?
Aggiungi una riga di rettifica separata, con la stessa data e l'indicazione del motivo.
Posso riconciliare più contratti con la stessa controparte?
Sì, ma conviene una tabella per contratto, oppure una colonna «Contratto» con un filtro, per non mescolare i saldi.
