Келушілерді, кілттерді және рұқсатнамаларды есепке алу журналын Excel-де жүргізу

Күзет постында әдетте үш журнал жүреді: келушілер, кабинет кілттері және рұқсатнамалар. Қағазда олар бөлек дәптерлерде тұрады, сондықтан «қазір ғимаратта кім бар», «204-кабинеттің кілті кімде», «қай рұқсатнаманың мерзімі бітіп барады» деген сұрақтарға жауап беру үшін дәптерді парақтап шығуға тура келеді.

Excel-де үш тізімді бір файлда ұстап, жауаптарды формуламен алуға болады. Мақалада әр журналды қалай құруды, қандай формулалар керектігін және жеке деректерге байланысты нені ескеру қажеттігін көрсетеміз.

Келушілер журналы

Бір келу — бір жол. Бағандар:

• күні;
• кіру уақыты;
• келушінің аты-жөні;
• құжат (түрі мен нөмірі);
• кімге және қай бөлімшеге келді;
• келу мақсаты;
• рұқсатнама нөмірі;
• шығу уақыты.

Бөлімшелер мен келу мақсаттарын анықтамалықтан ашылмалы тізіммен таңдатыңыз (Data → Data Validation → List). Сонда сүзгі мен жиынтық дұрыс жұмыс істейді.

Келу ұзақтығы (кіру — B, шығу — H):

=IF(H2="";"";H2-B2)

Ұяшықты [ч]:мм немесе h:mm уақыт пішіміне келтіріңіз. Енді күйді шығарамыз:

=IF(H2="";IF(A2=TODAY();"Ғимаратта";"Шықпады!");"Шықты")

Бүгін кіріп, әлі шықпағандар «Ғимаратта» болады, ал өткен күндері шықпағандар «Шықпады!» деп қызылға боялады: бұл не белгісіз шығу, не толтырылмаған жол. Қазір ғимараттағылар саны: =COUNTIFS(A:A;TODAY();H:H;"").

Рұқсат етілген болу уақытын (мысалы, 120 минут) бір параметр ұяшығына шығарып, ұзақтығы одан асқан жолды сары түске бояңыз: Conditional Formatting → =AND($H2<>"";($H2-$B2)*1440>$K$1). Мәнді өтуді реттеу ережелеріңізбен салыстырыңыз.

Кілттер журналы

Кілттер журналы келушілер журналына ұқсас, бірақ мақсаты басқа: кілттің қайда екенін білу. Бағандар: күні, кабинет немесе бөлме, кімге берілді, берілген уақыты, қайтарылған уақыты, кезекші.

Кілттің қолда екенін көрсететін күй:

=IF(F2="";"Қолда";"Қайтарылды")

Мұндағы F — қайтарылған уақыты. Қайтарылмаған кілтті бөлектеңіз: егер жұмыс күнінің соңына дейін (параметр ұяшығында) қайтарылмаса немесе белгіленген сағаттан ұзақ ұсталса, жол қызарады. Екі жағдай да AND және NOW() арқылы жазылады.

Екінші қолайсыз жағдай: бір кабинеттің кілті қайтарылмай қайта берілді. Оны табу үшін:

=IF(AND(F2="";COUNTIFS(B:B;B2;F:F;"";A:A;"<="&A2)>1);"Қайта берілді";"")

Мұнда бір кабинет бойынша қайтарылмаған бірнеше жол болса, соңғысы белгіленеді. Қазір қолдағы кілттер саны — =COUNTIF(G:G;"Қолда").

Рұқсатнамалар тізілімі

Рұқсатнама — жеке тізілім: нөмірі, түрі (бір реттік, уақытша, тұрақты), кімге берілгені, берілген күні, жарамдылық мерзімі, мәртебесі. Қанша күн қалғанын көрсетіңіз:

=IF(F2="";"";F2-TODAY())

Мәртебе мен ескерту (ескерту мерзімі — $K$1 күн):

=IF(F2<TODAY();"Мерзімі өтті";IF(F2-TODAY()<=$K$1;"Жақында аяқталады";"Жарамды"))

Мысал:

Қалған күндерді жолдың түсіне байлаңыз: қызыл, сары және жасыл. Сонда аптасына бір рет мерзімі аяқталатындарды көру үшін тізімді сүзудің өзі жеткілікті.

Жиынтық

Басшыға көрсету үшін аптасына бір рет мына көрсеткіштер жеткілікті: күндер бойынша келушілер саны (COUNTIFS), ең жиі баратын бөлімшелер, қазір қолдағы кілттер, мерзімі аяқталатын рұқсатнамалар. Күндер бойынша бағанды диаграмма жасасаңыз, ағымның қай күндері көп екені көрінеді.

Жеке деректер және жиі қателер

Келушілер журналында аты-жөні мен құжат деректері бар, олар жеке деректер. Файлды ашық қалдырмаңыз, қолжетімділікті шектеңіз, ескі жазбаларды сақтау мерзімін жергілікті талаптарға сай белгілеңіз.

Қателер:

• уақытты мәтін ретінде жазу («9.30»): шығу уақытынан ұзақтықты шығару мүмкін емес;
• шыққан келушінің уақытын жазбау, сөйтіп ғимаратта кім барын білмеу;
• рұқсатнама мерзімінің ескертуін ұмыту;
• кабинет атауын әртүрлі жазу («204», «204-каб.»).

Дайын үлгі: келушілер, кілттер және рұқсатнамалар журналы

Формулаларды өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алуға болады. Үлгі ақылы және жеті парақтан тұрады.

«Нұсқаулық» парағында 5 минутта жұмысты бастау, түстердің мағынасы және жеке деректер туралы ескерту бар. «Параметрлер» парағында ұйым, пост, келушінің рұқсат етілген болу уақыты, жұмыс күнінің соңы, кілттің қолда болу уақыты және рұқсатнама ескертуінің мерзімі беріледі, сондай-ақ бөлмелер, бөлімшелер, кезекшілер, рұқсатнама түрлері, құжаттар мен мақсаттар анықтамалықтары тұрады. «Келушілер» парағы 1000 жазбаға дейін сыяды, ал ұзақтығы, «ғимаратта / шықты» мәртебесі және тексерулер автоматты шығады. «Кілттер» парағы 600 жазбаға дейін, «қолда / қайтарылды» мәртебесімен, қайтарылмаған және қайта берілген кілттерді бөлектеумен жүреді. «Рұқсатнамалар» парағы 300 рұқсатнамаға дейін, жарамдылық мерзімімен және аяқталуына N күн қалғанда ескертумен. «Жиынтық» парағында келушілер, жиі баратын бөлімшелер, қолдағы кілттер, аяқталатын рұқсатнамалар және диаграмма бар. «Журналды басып шығару» парағы таңдалған күнгі келушілер журналын кезекшінің қолына арналған бағандармен басып шығаруға ыңғайлы етіп береді.

Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және одан жаңа нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз және сыртқы байланыстарсыз жұмыс істейді. Үлгідегі рұқсат етілген уақыт, жұмыс күнінің соңы, кілттің қолда болу мерзімі және ескерту мерзімі — әдепкі мәндер: оларды жергілікті талаптармен және өтуді реттеу ережелеріңізбен салыстырыңыз. Бұл журналдың құрылымы бойынша жұмыс нысаны, ресми бланк емес.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қазір ғимаратта кім бар екенін қалай білуге болады?

Бүгінгі күннің жолдарынан шығу уақыты жоқтарын сүзіңіз. Дайын үлгіде мұндай жолдар «Ғимаратта» мәртебесімен белгіленеді, ал олардың саны жоғарыда көрсетіледі.

Журналды қағазға да басып шығару керек пе?

Бұл жергілікті талаптар мен ұйымыңыздың ережесіне байланысты. Кейбір постта электрондық журналмен қатар қағаз көшірме де сақталады. Басып шығару парағы бар болса, оны күн соңында шығаруға болады.

Бір кабинеттің бірнеше кілті болса не істеу керек?

Кілтке нөмір беріңіз («204-1», «204-2») және журналда сол нөмірді жазыңыз. Сонда кім қайсысын алғаны анық болады.

Файлды кім көре алуы керек?

Тек кезекшілер мен жауапты адам. Журналда жеке деректер бар, сондықтан файлды құпиясөзбен қорғап, жалпы қолжетімді қалтада қалдырмаңыз.