Офис техникасын және қызметкерлерге бекітуді Excel-де есепке алу

Кеңседе он-он бес компьютер болғанда да, «қай ноутбук кімде?» деген сұраққа жауап беру ұзаққа созылады. Қызметкер басқа бөлімге ауысады, монитор қоймаға түседі, ал кепілдік мерзімі ешкімнің назарынан тыс бітіп қалады. Ірі бағдарламаның қажеті жоқ: екі кесте мен бірнеше формула жеткілікті.

Бұл мақалада офис техникасын есепке алудың жұмыс схемасын береміз: нені жазу керек, ағымдағы ұстаушыны қалай автоматты анықтайды және кепілдікті қалай бақылайды.

Екі кесте: тізілім және беру журналы

Ең көп таралған қате: бір кестеге техниканы да, оның иесін де жазып, иесі өзгерген сайын жолды қайта жазу. Сонда тарих жоғалады. Дұрыс схема екі бөлек тізімнен тұрады.

Тізілім — техниканың өзі туралы мәлімет, ол сирек өзгереді:

Беру журналы — әр қозғалыс бір жол: күні, инвентарлық нөмір, операция түрі («Беру», «Тапсыру», «Қоймаға қайтару») және қызметкер. Тапсырған кезде ескі жазбаны өшірмейсіз, жаңа жол қосасыз.

Ағымдағы ұстаушыны қалай анықтау керек

Қазір техника кімде екенін журналдағы осы инвентарлық нөмір бойынша соңғы жазба көрсетеді. Excel 365-те бұл үшін:

=XLOOKUP(A2;Журнал!B:B;Журнал!D:D;"Қоймада";0;-1)

Соңғы аргумент -1 ізденісті төменнен жоғары бастайды, яғни соңғы жазба табылады. Ескі нұсқаларда LOOKUP қолданады:

=IFERROR(LOOKUP(2;1/(Журнал!B$2:B$1000=A2);Журнал!D$2:D$1000);"Қоймада")

Егер соңғы операция «Қоймаға қайтару» болса, ұстаушы жоқ деп санайсыз. Ол үшін қосымша IF тексеруі жеткілікті.

Қызметкер бойынша не бекітілгенін және оның жиынтық құнын SUMIF және COUNTIF шығарады:

=SUMIF(Тізілім!H:H;"Айгерім Н.";Тізілім!F:F)

Мұндағы H — ағымдағы ұстаушы бағаны. Қызметкер жұмыстан кеткенде қолындағы техниканы бір сүзгімен көресіз.

Кепілдік мерзімін бақылау

Кепілдік аяқталатын күн = сатып алу күні + кепілдік айлары:

=EDATE(E2;G2)

Одан кейін қалған күнді санайсыз: =I2-TODAY(). Шартты пішімдеу үш күйді береді:

• 60 күннен көп қалды: түссіз;
• 60 күн немесе одан аз: сары («аяқталуда»);
• мерзім өтті: қызыл.

Кепілдігі бітетін ноутбукті алдын ала байқау жөндеу немесе ауыстыру бюджетін жоспарлауға көмектеседі. 60 күн шегі тек мысал, оны ұяшыққа шығарып, өзіңізге бапталаңыз.

Қызметкер ауысқанда

Қызметкер жұмыстан кеткенде немесе басқа бөлімге ауысқанда, оның карточкасын ашып, қолындағы техниканың тізімін шығарасыз. Әр бірлікке «Тапсыру» немесе «Қоймаға қайтару» жолын қосасыз. Осылайша ештеңе «жоғалмайды», ал кім қандай жабдықты қашан алғаны журналда қалады. Мұны тұрақты түрде жасасаңыз, жылдық түгендеу бір күннің ісіне айналады.

Не істемеу керек

• Инвентарлық нөмірді қайталап беру. Нөмір бірегей болуы тиіс.
• Модельді еркін мәтінмен жазып, «Lenovo», «леново», «Lenovo T14» деп араластыру. Түр мен бөлімшені тізімнен таңдатыңыз.
• Қызметкер аты-жөнін әр жерде басқаша жазу.
• Кестені акт орнына қолдану. Бұл түгендеу құралы, ал қабылдау-тапсыру актілері бөлек рәсімделеді.

Түгендеу кезінде не істейді

Жылына бір рет тізілімді басып шығарып, техниканың нақты орнымен салыстырасыз. Сәйкес келмеген жолдарды белгілеп, журналға түзету жазасыз. Егер журнал тиянақты жүргізілсе, түгендеу бір күннен аспайды.

Қызметкерге карточка

Қызметкер бойынша қысқа есеп жиі қажет болады: жұмыстан кеткенде, жаңа лауазымға ауысқанда немесе жыл соңындағы түгендеуде. Карточка қарапайым: аты-жөні, бекітілген техника тізімі, олардың жалпы құны және соңғы операциялар. Мысалы, қызметкерде ноутбук 420 000 ₸ және монитор 95 000 ₸ болса, жалпы құны 515 000 ₸. Мұндай бет қол қоюға немесе салыстыруға ыңғайлы.

Дайын үлгі: офис техникасын есепке алу

Схеманы өзіңіз құрғыңыз келмесе, дайын кестені алыңыз. Үлгі ақылы және бес парақтан тұрады.

• «Анықтамалықтар»: техника түрлері, бөлімшелер, қызметкерлер (аты-жөні, бөлімше, лауазым) және параметрлер.
• «Тізілім»: 300 бірлікке дейін; инвентарлық және сериялық нөмір, модель, сатып алу күні, құны, кепілдік мерзімі, жай-күйі. Бекіту мен кепілдік бағдаршамы өздігінен есептеледі.
• «Беру»: 1000 операцияға дейін; беру, басқа қызметкерге тапсыру және қоймаға қайтару, жазбаларды тексерумен.
• «Жиынтық»: түрлер, бөлімшелер және қызметкерлер бойынша саны мен құны, график.
• «Қызметкер карточкасы»: аты-жөнін таңдағанда не бекітілгені, құны және операциялар тарихы көрінеді, парақ басып шығаруға ыңғайлы.

Кепілдік туралы ескерту күні сандық параметр, әдепкі бойынша 60 күн: «Аяқталуда» сарымен, «Аяқталды» қызылмен бөлектеледі. Файл қазақ тілінде, Excel 2007 және жаңарақ нұсқаларда және LibreOffice-те макростарсыз жұмыс істейді. Кеңсе менеджерлеріне, шағын ұйымдардың әкімшілері мен жүйелік әкімшілеріне, мектептерге, емханаларға және дүкендерге жарайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Инвентарлық нөмірді қалай беру керек?

Қарапайым реттік нөмір жеткілікті (000145, 000146). Басты талап: нөмір қайталанбауы және техникаға жапсырма ретінде жабысуы.

Техниканы басқа қызметкерге қалай тапсыруға болады?

Журналға «Тапсыру» операциясы, инвентарлық нөмір және жаңа қызметкер көрсетілген жаңа жол қосыңыз. Ескі жазба тарихта қалады.

Кесте актілердің орнын басады ма?

Жоқ. Бұл есепке алу мен түгендеу құралы, алғашқы құжаттар бөлек рәсімделеді.

Қанша техниканы жүргізуге болады?

Үлгіде тізілімге 300 бірлікке дейін және журналға 1000 операцияға дейін сияды.