Ewidencja napraw w serwisie w Excelu: zlecenia, części, terminy i gwarancja

Zlecenia w zeszycie, część informacji w komunikatorze, a reszta w głowie serwisanta. Klient dzwoni z pytaniem „czy mój telefon jest gotowy?”, a Ty przekopujesz notatki. Po miesiącu nie wiesz, ile zarobiłeś na częściach, a gwarancję sprawdzasz po pamięci.

Mały serwis nie potrzebuje drogiego CRM. Wystarczy tabela z dobrze dobranymi kolumnami i kilkoma formułami. Poniżej opisuję, jak ją ułożyć, żeby pokazywała terminy, kwoty i opóźnienia bez ręcznego liczenia.

Zlecenie: jeden wiersz, jeden numer

Każde przyjęcie sprzętu dostaje numer (1, 2, 3...) i wiersz z danymi:

Statusy wybieraj z listy rozwijanej. Dzięki temu możesz je liczyć i filtrować.

Planowy termin według typu sprzętu

Naprawa laptopa trwa zwykle dłużej niż wymiana szybki w telefonie. Zrób słownik: typ sprzętu i typowy czas naprawy w dniach, a następnie:

=A2+WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Typy!A:B;2;FAŁSZ)

Dla laptopa z czasem 5 dni przyjętego 4 maja wychodzi termin 9 maja. Jeśli typu nie ma w słowniku, przyjmij termin domyślny, np. 7 dni: =JEŻELI.BŁĄD(...;7). Kolumna „Opóźnienie” może porównywać termin z dniem dzisiejszym: =JEŻELI(ORAZ(I2<>"Wydane";J2<DZIŚ());"Po terminie";"").

Części w osobnej tabeli

Gdy części wpisujesz w jednej komórce zlecenia, nie policzysz zysku. Lepiej zrobić drugą tabelę: numer zlecenia, nazwa części, ilość, cena zakupu, cena dla klienta. Zysk na części: =ilość*(cena_klienta-zakup). W zleceniu suma części pochodzi z =SUMA.JEŻELI(Części!A:A;A2;Części!F:F).

Przykład: wymiana wyświetlacza. Zakup 180 zł, cena dla klienta 290 zł, robocizna 80 zł. Razem 370 zł, z czego zaliczka 100 zł, do dopłaty 270 zł. Zysk na części to 110 zł, a z robocizną 190 zł (przed uwzględnieniem własnych kosztów).

Gwarancja na naprawę

Po wydaniu sprzętu wpisz datę wydania. Gwarancja kończy się po okresie ustalonym w Twoim cenniku lub umowie, np. 3 miesiące: =DATA.MIESIĄCA(K2;3). Dzięki temu gdy klient wraca z reklamacją, od razu widzisz, czy mieści się w terminie. Okres gwarancji ustalaj według własnych zasad i przepisów, nie według przykładu z poradnika.

Przegląd w liczbach

Kilka liczb, które warto znać na koniec miesiąca:

• liczba zleceń według statusów (=LICZ.JEŻELI),
• przychód z napraw i z części,
• zysk na częściach,
• średni czas naprawy: data wydania minus data przyjęcia, uśredniona funkcją ŚREDNIA,
• obciążenie serwisantów, czyli ile zleceń ma każdy.

Te dane mówią, czy serwis nie tonie w zaległościach i który typ sprzętu przynosi najwięcej.

Typowe błędy

• Brak numeru zlecenia. Przy dwóch klientach o tym samym nazwisku powstaje chaos.
• Części w opisie usterki. Nie da się ich zsumować.
• Brak telefonu. Nie zawiadomisz o naprawie.
• Statusy wpisywane ręcznie. Raz „gotowe”, raz „Gotowa”.
• Brak daty wydania. Bez niej nie liczy się gwarancja ani czas naprawy.

Gotowy szablon: ewidencja przyjęć i napraw sprzętu

Jeśli chcesz ruszyć od razu, jest płatny szablon Excel. W „Słowniki” znajdziesz typy sprzętu z czasem naprawy, serwisantów, cennik usług, okres gwarancji i parametr „termin się kończy”. „Zgłoszenia” mieszczą do 1000 zamówień: klient, telefon, sprzęt, usterka, serwisant, status, usługa z cennika, razem, zaliczka, planowy termin, data wydania, sygnalizacja i gwarancja. W „Części” zapiszesz do 2000 wierszy: numer zamówienia, część, ilość, zakup, cenę dla klienta i zysk.

„Podsumowanie” pokazuje zamówienia według statusów, serwisantów i typów sprzętu, przychód, zysk na częściach, średni czas naprawy i dwa wykresy. Jest pusta tabela i przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr. Poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

To rozwiązanie dla właścicieli i kierowników serwisów, warsztatów naprawiających telefony, laptopy, komputery, sprzęt AGD i pojazdy elektryczne oraz dla indywidualnych serwisantów.

FAQ

Jak ustalić czas naprawy dla typu sprzętu?

Weź średnią z ostatnich zleceń danego typu i dodaj niewielki zapas. Z czasem poprawiaj wartości na podstawie rzeczywistych danych z tabeli.

Czy cenę części ustalać z narzutem?

Tak, to częste podejście: cena zakupu plus narzut. Ważne, żeby narzut pokrywał koszt obsługi i ryzyko zwrotu, a nie tylko zakup.

Co z częściami zamówionymi, ale jeszcze niedostarczonymi?

Wpisz je w tabeli części od razu i dodaj status zlecenia typu „Czeka na część”. Wtedy widzisz, które zlecenia stoją i dlaczego.

Jak zabezpieczyć dane klientów?

Ogranicz dostęp do pliku, ustaw hasło i rób regularne kopie. Zasady ochrony danych osobowych sprawdź w obowiązujących przepisach.