Ewidencja wypożyczalni sprzętu w Excelu: wydania, kaucje i przetrzymanie

Młot udarowy wyszedł w piątek, miał wrócić w poniedziałek, jest czwartek, a klient nie odbiera telefonu. Brzmi znajomo? W wypożyczalni najtrudniej jest utrzymać w głowie, kto ma co, na jak długo i za jaką kaucję. Zeszyt szybko przestaje wystarczać, a duży program do wypożyczalni bywa przesadą dla małej firmy.

Wystarczy dobrze zaprojektowana tabela w Excelu. Poniżej pokazuję jej budowę: katalog sprzętu, rejestr wypożyczeń oraz formuły do czynszu, kaucji i dopłaty za przetrzymanie.

Katalog: baza wszystkich pozycji

Najpierw lista tego, co wypożyczasz. Dla każdej pozycji zapisz:

• nazwę i kategorię (elektronarzędzia, ogród, rowery, sprzęt eventowy),
• stawkę za dobę,
• kaucję za sztukę,
• liczbę sztuk w parku.

Dzięki katalogowi przy wydaniu wystarczy wybrać sprzęt z listy, a stawka i kaucja pojawią się same (WYSZUKAJ.PIONOWO).

Rejestr wypożyczeń: jedno wydanie, jeden wiersz

Kolumny: klient, telefon, sprzęt, ilość, data wydania, liczba dób, planowy zwrot, faktyczny zwrot. Planowy zwrot to data wydania plus liczba dób: =E2+F2.

Czynsz to stawka × ilość × doby. Przykład: wiertarka udarowa za 60 zł na dobę, 2 sztuki, 3 doby: 60 × 2 × 3 = 360 zł. Kaucja za sztukę 200 zł daje 400 zł zabezpieczenia, które nie jest przychodem i wraca po zwrocie sprzętu w dobrym stanie.

Przetrzymanie i dopłata

Największe pieniądze uciekają przy opóźnionych zwrotach. Policz opóźnienie w dobach, a dopóki sprzęt nie wrócił, porównuj z dzisiejszą datą:

=MAX(0;JEŻELI(H2="";DZIŚ();H2)-G2)

Dopłata za każdą dodatkową dobę może być wyższa niż zwykła stawka. Przyjmij mnożnik, np. 1,5. Jeśli klient przetrzymał dwie sztuki o jedną dobę, dopłata to 1 × 60 × 2 × 1,5 = 180 zł. Mnożnik trzymaj w osobnej komórce, żeby zmienić go jednym ruchem, a zasady dopłat zapisz w regulaminie wypożyczalni i w umowie, żeby klient znał je przed wydaniem.

Łączna kwota do zapłaty: =czynsz+dopłata.

Statusy z kolorami

Dodaj kolumnę statusu:

=JEŻELI(H2<>"";"Zwrócono";JEŻELI(G2<DZIŚ();"Po terminie";JEŻELI(G2-DZIŚ()<=1;"Zwrot wkrótce";"U klienta")))

Formatowanie warunkowe zrobi z niej kolorową listę: czerwony „Po terminie”, żółty „Zwrot wkrótce”. Dziennie wystarczy rzut oka, kogo trzeba przywołać.

Dostępność sprzętu

Ile sztuk młota jest teraz u klientów? =SUMA.JEŻELI(C:C;A2;D:D) z dodatkowym warunkiem, że faktyczny zwrot jest pusty (SUMA.WARUNKÓW). Dostępne = liczba w parku minus „u klienta”. Przed przyjęciem rezerwacji wiesz, czy masz co wydać.

Najczęstsze błędy

• Wpisywanie przychodu razem z kaucją. Kaucja to zabezpieczenie, nie dochód.
• Brak telefonu klienta. Bez niego nie odzyskasz sprzętu.
• Brak planowego terminu. Nie ma od czego liczyć opóźnienia.
• Ręczne liczenie dób. Pomyłka w jednej dobie to realne pieniądze.
• Brak stanu sprzętu przy zwrocie. Zapisuj uwagi o uszkodzeniach, zanim zwrócisz kaucję.

Gotowy szablon: ewidencja wypożyczalni sprzętu

Jeśli chcesz zacząć od razu, jest płatny szablon Excel. W „Słowniki” ustawiasz mnożnik dopłaty, próg „zwrot wkrótce”, pierwszy miesiąc raportu i kategorie. „Katalog” mieści do 40 pozycji ze stawką za dobę, kaucją i liczbą sztuk; kolumny „u klienta”, „dostępne”, wykorzystanie, liczba wydań i przychód z pozycji liczą się same. W „Wypożyczenia” zapisujesz do 1000 wydań: klient, telefon, sprzęt z listy, czas, planowy i faktyczny zwrot, kaucja, czynsz, przetrzymanie, dopłata, razem i kolorowy status.

„Podsumowanie” pokazuje, co jest u klientów, kaucje, opóźnienia, przychód według miesięcy i kategorii, średnią wartość wypożyczenia i dwa wykresy. Do 8 kategorii. W pakiecie jest pusta tabela i wypełniony przykład z fikcyjnymi danymi. Działa w Excelu 2007 i nowszym oraz w LibreOffice, bez makr, a poprawki i nowe wersje są bezpłatne.

To rozwiązanie dla wypożyczalni narzędzi, sprzętu budowlanego i ogrodniczego, maszyn, rowerów i sprzętu eventowego oraz małych warsztatów i magazynów wydających sprzęt za kaucją.

FAQ

Czy kaucja wchodzi do przychodu?

Nie w tej logice. Kaucja jest zabezpieczeniem i wraca do klienta. W podsumowaniu pokazuj ją osobno, jako kwotę przetrzymywaną za sprzęt jeszcze niezwrócony. Kwestie księgowe sprawdź u księgowego.

Jak liczyć dobę wypożyczenia?

Ustal zasadę i zapisz ją w regulaminie, np. doba to 24 godziny od wydania albo do określonej godziny następnego dnia. Arkusz tylko mnoży doby, więc reguła musi być jasna z góry.

Co z rezerwacjami na przyszłość?

Wpisz wydanie z przyszłą datą, a sprzęt zostanie uwzględniony w stanie. Przed potwierdzeniem terminu sprawdź dostępność w katalogu.

Jak ustalić stawkę za dobę?

Policz koszt sprzętu, jego zużycie, serwis i przewidywane wykorzystanie. Porównaj z cenami konkurencji w okolicy i zostaw margines na przestoje.